В современных компаниях ежедневно подписывается множество документов: договоры, счета-фактуры, акты, приказы, графики отпусков. Каждый из этих документов требует ручной подписи, что отнимает много времени. В связи с этим многие компании переходят на электронный документооборот. Одним из наиболее популярных инструментов для этого является приложение от Минцифры «Госключ». С его помощью можно избежать необходимости распечатывать и передавать документы из кабинета в кабинет. В этой статье мы расскажем, как работает «Госключ» и как им пользоваться для подписания документов.
Что такое «Госключ»
«Госключ» — это мобильное приложение, предназначенное для подписания документов в электронном виде. Приложение является бесплатным и доступным для всех категорий пользователей: физических лиц, самозанятых, индивидуальных предпринимателей и организаций.
Для получения секретного ключа на электронную цифровую подпись (ЭЦП) требуется только интернет и подтвержденный профиль на «Госуслугах». Ранее ключи хранились на внешних носителях, таких как USB-токены, но теперь они находятся непосредственно в приложении. Для подписания документов достаточно иметь смартфон.
Приложение было запущено Минцифры в 2021 году и сертифицировано ФСБ, что гарантирует его безопасность. За три года пользователи оформили около 9,2 млн сертификатов и подписали более 8,3 млн документов, что значительно сократило потребление бумаги.
Как начать пользоваться «Госключом»
1. Скачайте приложение: Приложение доступно в Google Play, App Store, AppGallery и RuStore. Ссылку можно найти на «Госуслугах».
2. Авторизуйтесь: Войдите в приложение через учетную запись «Госуслуг».
3. Ознакомьтесь с условиями: Прочитайте руководство и лицензионное соглашение, затем нажмите «Продолжить».
4. Создайте пароль: Придумайте надежный пароль, который вы не забудете.
5. Получите сертификат: После авторизации получите сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Для этого нажмите «Продолжить».
6. Получите квалифицированную подпись: Для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) нажмите «Получить сертификат УКЭП» и подтвердите личность по биометрии или загранпаспорту нового образца, в МФЦ или через партнерские банки.
Зачем нужен «Госключ»
С помощью «Госключа» можно подписывать документы, отправленные через «Госуслуги» или другие системы электронного документооборота (ЭДО). Это значительно ускоряет процесс подписания документов и делает его более удобным.
Подписание документов через «Госключ» юридически равноценно ручной подписи на бумаге. Приложение часто используется для работы с кадровыми документами, такими как трудовые договоры.
Возможности для физических лиц
Возможности использования «Госключа» зависят от вида электронной подписи:
- НЭП: Заключение договоров купли-продажи автомобиля, получение ИНН, отправка декларации 3-НДФЛ, подача заявлений о регистрации ИП или ООО с одним учредителем, настройка налоговых уведомлений.
- КЭП: Подача заявлений о постановке на кадастровый учет, регистрация права собственности на недвижимость, запрет операций с недвижимостью, исправление ошибок в ЕГРН, подача заявлений на развод, получение выписок из реестра налогоплательщиков.
Возможности для юридических лиц
Юридическим лицам перед использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через «Госключ» необходимо назначить ответственного сотрудника. Возможны два способа работы:
1. Представитель компании получает КЭП: Для этого нужна доверенность от работодателя. Сотрудник сможет отправлять и принимать файлы от лица фирмы.
2. Интеграция с системой ЭДО: Ответственный сотрудник продолжает работать в привычной программе, а файлы отправляются на подпись пользователям «Госключа».
Как использовать «Госключ» в кадровом документообороте
С 1 июня 2023 года начался пилотный проект по использованию «Госключа» в госкомпаниях, к которому присоединилось более 150 организаций. Приложение планируется использовать во всех сферах, поэтому компаниям и госструктурам лучше подготовиться заранее.
Как использовать «Госключ» в КЭДО
1 июня 2023 года практикуется пилотный проект по использованию «Госключа» в госкомпаниях — в нем уже больше 150 организаций. Сейчас оно необязательно, но приложение планируют использовать во всех сферах, поэтому компаниям и госструктурам лучше подготовиться.
«Госключ» часто используют кадровые специалисты. Допустим, если работник в отпуске, на больничном или в командировке. Обычно, чтобы получить его подпись в документах, приходится ждать, когда он вернется на работу. Но если работодатель использует кадровый ЭДО, а сотрудник — «Госключ», на все уйдет не больше пары минут. После подписания документы хранятся в электронном архиве.
Если у работодателя уже есть система электронного документооборота, «Госключ» можно встроить в нее. Как объединить КЭДО и «Госключ», читайте в инструкциях на портале «Госуслуги».
Какие кадровые документы можно подписывать «Госключом»:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- коллективный трудовой договор;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры;
- заявления и приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, отпуске.
В «Госключе» легко понять, где найти документы для подписания. Файл автоматически исчезнет из системы, если его не подписать в течение суток.
- Юридическая значимость: Документы, подписанные в приложении, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
- Снижение нагрузки на отдел кадров: Процесс подписания документов становится быстрее и проще.
- Уменьшение риска штрафов: Все документы всегда в наличии и в порядке.
- Удобство для сотрудников: Возможность подписывать документы из любой точки мира.
- Экономия: Нет необходимости тратить деньги на выпуск ЭЦП и бумагу.
Заключение
«Госключ» — это удобное и безопасное мобильное приложение для подписания электронных документов и подачи заявлений на государственные услуги. Оно доступно как для физических лиц, так и для организаций, и значительно упрощает процесс документооборота.
