Облачными хранилищами пользуются 2,3 миллиарда человек по всему миру. Пользователи обычно загружают туда фотографии и видео, а компании размещают конфиденциальные данные о клиентах и сотрудниках. В этой статье мы расскажем, зачем бизнесу облачное хранилище и как безопасно с ним работать.
Что такое хранилище данных
Хранилище данных — это место на сервере, где хранятся документы компании. Это можно сравнить с огромной библиотекой, где каждый том — это досье о клиентах, сотрудниках и проектах.
Пример: Оптово-розничный магазин косметики и бытовой химии ежедневно обрабатывает большие объемы данных. Информация разбросана по разным местам: компьютерам руководителя и сотрудников, платежным системам, письмам и мессенджерам. Это затрудняет поиск нужных сведений, и часть информации может теряться. Общее хранилище, где собраны все данные из разных источников, решает эту проблему.
Виды корпоративных файловых хранилищ
Корпоративные файловые хранилища можно классифицировать по способу организации данных:
- Блочное хранилище: Информация организована в виде блоков фиксированного размера. Каждый блок имеет уникальный идентификатор, что позволяет пользователям запрашивать данные или записывать новые. Такие хранилища часто используют онлайн-магазины для обновления данных о товарах на складе.
- Файловое хранилище для офиса: Данные представлены в виде отдельных файлов: документов, презентаций, фотографий, видео. Найти информацию можно с помощью поисковой строки. Сотрудники создают и хранят файлы на сервере, что позволяет коллегам из других офисов или городов получить к ним доступ. Примеры: Google Drive, Яндекс Диск.
- Объектное корпоративное хранилище: Обычно используется для хранения больших данных, таких как видео или изображения. У каждого файла есть метаданные, которые помогают быстро находить нужный объект. Например, компания, продающая товары через социальные сети, может хранить фотографии и описания товаров в таком хранилище.
Локальные и облачные хранилища
Хранилища данных могут быть локальными и облачными. Локальные хранилища размещаются на собственных серверах компании, а облачные — на сетевых дисках, доступных через интернет. По статистике, около 60% корпоративных файлов хранятся в облаке. Локальные хранилища безопаснее, но облачные сервисы удобнее и требуют меньше затрат на техническую поддержку.
Примеры облачных хранилищ
Популярные облачные хранилища включают Яндекс Диск, Google Drive, Облако Mail.ru, iCloud, Сбердиск, МТС Вторая память, Облако Билайн и TeraBox. Они доступны как на компьютере, так и через мобильные приложения на Android и iOS.
Зачем компании хранилище файлов
Корпоративные облачные хранилища помогают бизнесу:
- Безопасно хранить данные: Компании хранят в облаке персональные данные сотрудников и клиентов, договоры и другие документы. Облачные провайдеры защищают данные с помощью шифрования и двойной аутентификации.
- Создавать резервные копии: Облачные хранилища позволяют создавать копии данных, которые можно восстановить в случае хакерской атаки или сбоя.
- Совместно работать над проектами: Сотрудники могут редактировать, просматривать и комментировать документы онлайн.
- Работать удаленно: Доступ к данным возможен из любого места с интернетом, что особенно важно для компаний с удаленными сотрудниками.
- Контролировать доступ: Компания может распределять права доступа к данным, например, руководитель может удалять файлы, а менеджеры — только скачивать.
- Интегрировать с другими системами: Облачные хранилища совместимы с CRM, сервисами платежей, управления проектами и аналитическими программами.
Как работает облачное хранилище документов
На примере CRM Битрикс24 рассмотрим, как работает облачное хранилище:
- Единая база данных: Все контакты клиентов, заявки, звонки, письма и сообщения сохраняются в системе.
- История каждой сделки: Менеджер видит всю информацию о клиенте, включая записи телефонных разговоров.
- Документы по клиенту и сделке: В карточке клиента хранятся договоры, счета и другие документы.
- Совместная работа: Сотрудники могут обмениваться файлами и редактировать их в онлайн-редакторе.
- База знаний: В облачном хранилище можно разместить инструкции и обучающие материалы.
- Синхронизация: Загруженные документы доступны всем, у кого есть права на просмотр или редактирование.
Как внедрить облачное хранилище
Для перехода на облачное хранение данных:
1. Определите, для чего будете использовать хранилище, какие типы файлов загружать и какой объем памяти необходим.
2. Перенесите информацию в облако вручную или с помощью инструментов для синхронизации данных.
3. Протестируйте хранилище на небольшом количестве файлов и оплатите платную версию, если все устроило.
4. Обучите персонал работать с облачным хранилищем и настройте доступы.
5. Подключите двойную аутентификацию для повышения безопасности.
6. Регулярно делайте резервные копии данных.
Итог
- Хранилище данных — это место на сервере, где компания хранит информацию в электронном виде: договоры, счета, персональные данные клиентов и сотрудников.
- Хранилища данных бывают блочными, файловыми и объектными, а по месту хранения — локальными и облачными.
- Облачные хранилища удобнее и чаще используются бизнесом. Они помогают безопасно хранить данные, создавать резервные копии, работать с документами совместно и удаленно, контролировать доступ и интегрировать разные бизнес-инструменты.
- Чтобы внедрить облачное хранилище, определите необходимый объем, выберите подходящий сервис, протестируйте его и настройте права доступа для сотрудников.
