Почему важно автоматизировать закупки?
Процесс закупок присутствует практически в любом бизнесе, независимо от масштаба — будь то мелкая розничная торговля или крупная строительная корпорация. Регулярные покупки необходимы для поддержания функционирования операционной деятельности, начиная от пополнения полок магазинов товарами и заканчивая приобретением оборудования и лицензий в сфере IT-технологий. Частота покупок варьируется от ежемесячной до ежедневной, однако ключевое значение имеет бесперебойность поступления необходимых ресурсов.
Автоматизация закупок предполагает отказ от традиционных методов обработки заявок вручную в пользу цифровых платформ, работающих по стандартизированным правилам. Каждая покупка оформляется единообразно, проходит согласование в установленной последовательности и регистрируется в центральной базе данных, заменяя собой хаотичные письма, таблицы и устные договоренности.
Автоматизированная система позволяет эффективно решать ряд стандартных проблем, возникающих в компаниях, которые приводят к потере времени и финансовых потерь. Давайте подробно разберемся с этими проблемами.
Потеря заявок
Распространенная ситуация: сотрудник направляет заявку на покупку товара через мессенджеры, но менеджер пропускает сообщение или откладывает реакцию на неопределенный срок. Несколько дней спустя выясняется, что необходимые товары не были заказаны вовремя, проект задерживается, клиент вынужден ожидать. Другая проблема возникает, когда даже принятая заявка не была занесена в таблицу учета, что ведет к отсутствию мониторинга исполнения заказа.
Решение: Автоматизированная система обеспечивает регистрацию всех поступающих заявок. После заполнения формы сотрудником каждая заявка автоматически присваивается уникальный номер, фиксируется в журнале и направляется на этап согласования. Менеджер мгновенно получает доступ ко всей необходимой информации: кто инициировал заявку, какой товар запрашивается и для какого подразделения. Такая прозрачность минимизирует риск пропуска важных сообщений.
Дублирование заявок
Часто разные сотрудники одновременно делают заказы на одни и те же товары, поскольку не осведомлены о наличии аналогичных текущих заявок. Результатом становятся избыточные запасы и дополнительные финансовые издержки.
Решение: В рамках автоматизированной системы проводится проверка каждой вновь создаваемой заявки на предмет наличия активных заказов аналогичного товара. При обнаружении совпадений ответственный менеджер уведомляется системой и может объединить несколько заявок в одну общую, исключив необходимость многократных закупок.
Задержки согласования заявок
Даже правильно заполненную заявку иногда приходится долго ждать утверждения. Работники вынуждены многократно обращаться к коллегам, пытаясь определить, кто конкретно ответственен за утверждение заявки. Процесс затягивается на неделю и больше, что вызывает сбои в поставках, нарушение проектов и убытки для компании.
Решение: Автоматизированная система организует движение заявок по заранее установленному маршруту, сопровождая каждый этап отправки уведомлений заинтересованным лицам. Статус заявки легко контролировать в режиме реального времени, позволяя руководителям видеть, где находится документ и сколько времени прошло с момента последнего этапа. Такие меры помогают своевременно привлекать нужных участников процесса, ускоряя процедуру согласования.
Нехватка упорядоченности сведений о поставщиках
Каждый сотрудник ведет собственную базу данных о поставщиках, часто забывая передавать важную информацию другим сотрудникам относительно нарушений условий договора или положительных сторон сотрудничества. Из-за этого возможны ситуации, когда работники выбирают ненадёжных партнеров, переплачивают или игнорируют выгодные коммерческие предложения.
Решение: Вся информация о поставщиках собирается в едином хранилище системы. Доступны исторические данные обо всех сделках с каждым поставщиком, включая возможные нарушения сроков поставок или наличие претензий. Для каждого контрагента также хранятся важные документы и условия платежей. Такой порядок значительно облегчает выбор надежного поставщика и способствует снижению рисков при заключении сделок.
Недостаточный контроль остатков
Отсутствие постоянного учета складских запасов приводит к двум основным проблемам: излишкам продукции или дефициту товаров. Перезаказы создают ненужные затраты, а нехватка необходимого сырья замедляет производство и исполнение обязательств перед клиентами.
Когда вашему бизнесу необходима автоматизация закупок
Автоматизация закупок принесет ощутимую выгоду вашей компании в ряде ситуаций. Ниже приведены основные сигналы, свидетельствующие о необходимости внедрения новых технологий в ваш закупочный процесс:
Обработка большого количества заявок ежедневно
При активном развитии бизнеса количество заявок растет вместе с ним. Особенно остро эта проблема проявляется в крупных организациях, где каждое подразделение самостоятельно формирует заявки на приобретение товаров, оборудования или оказание услуг. Возникают сложности с управлением потоком заказов: заявки теряются, дублируются, требуют длительного согласования. Использование специализированной программы позволит наладить эффективный контроль и обработку входящих запросов.
Постоянное взаимодействие с поставщиками
Компании, работающие в сферах розничной торговли, производства, строительства, логистики и предоставления услуг, нуждаются в регулярных закупках материалов, комплектующих и расходных материалов. Важно иметь возможность отслеживать динамику цен, соблюдение сроков поставок, качество предоставляемых товаров и заключаемые договоры. Программное обеспечение способно облегчить этот процесс, сохраняя историю заказов и давая объективную оценку надежности партнёров.
Наличие склада
Для предприятий, использующих склады хранения готовой продукции или сырья, крайне важна грамотная организация учёта товаров. Необходимо точно знать остаток продукции, её передвижение внутри компании и моменты, когда необходимо пополнить запас. Ошибки в управлении запасами приводят к возникновению избытков или дефицита товаров. Современные технологии позволяют вести учёт в удобном цифровом формате, что существенно улучшает управление складскими ресурсами.
Необходимость соблюдения бюджетных ограничений
Проблема выхода за рамки установленных бюджетов характерна для многих организаций, особенно если заявки поступают от множества отделов. Контроль распределения бюджета осложнен отсутствием единого централизованного решения. Автоматизация закупок даёт точное представление о структуре расходов, помогает ограничить чрезмерные траты и исключить необоснованные заказы.
Желание повысить эффективность рабочего процесса
Эффективность работы сотрудников напрямую связана с качеством используемого инструментария. Рутинные операции занимают значительное количество времени, которое могло бы использоваться продуктивно. С внедрением специализированных инструментов сотрудники экономят своё рабочее время, сокращая время проверки заявок и формирования отчетов. Вся необходимая информация доступна в удобной форме, что повышает скорость принятия решений и точность обработки данных.
Выбор оптимальной программы для автоматизации закупок
Сегодня существует множество программных продуктов, предназначенных для оптимизации закупочных процессов в бизнесе. Каждый инструмент обладает своими уникальными возможностями и направленностью, что позволяет компаниям подобрать решение, соответствующее своим потребностям. Выделяют несколько основных типов программного обеспечения для автоматизации закупок:
Специализированные платформы
Эти инструменты предназначены для автоматизации отдельных этапов закупочного цикла. Среди возможных функций — проведение тендеров, контроль бюджетных лимитов, обработка заявок от подразделений. Подобные сервисы внедряются поэтапно и решают конкретные задачи компании. К примеру, специализированные решения позволяют собрать коммерческие предложения и автоматически выбрать наилучшего поставщика согласно установленным параметрам.
Товароучетные системы
Данный класс ПО ориентирован на ведение точного учета поступлений, списаний, остатков товаров на складе и перемещения продукции между филиалами компании. Основная цель таких систем — предотвращение дефицита товаров и точный расчет потребности в покупках. Наиболее востребованы такие системы среди розничных сетей и производственных предприятий.
ERP-системы (Enterprise Resource Planning)
Комплексные решения для планирования корпоративных ресурсов охватывают широкий спектр внутренних процессов компании, включая финансы, складской учет, логистику, производство и закупки. Благодаря интеграции всех ключевых элементов бизнеса ERP-система позволяет детально управлять бюджетом, создавать заказы, мониторить остатки на складе и сопоставлять объемы закупок с планами продаж. Примером успешного применения подобной системы служит 1C:ERP, позволяющая организовать полный цикл закупки — от оформления заявки до бухучета и списания со склада.
СЭД (системы электронного документооборота)
Основное назначение таких сервисов — автоматизация работы с корпоративными документами, такими как заявки, договоры, акты выполненных работ и спецификации. Документ передвигается по заранее определенной цепи согласований, благодаря чему видно его текущее положение в процессе. Подписание осуществляется электронно, что снимает необходимость печати бумажных копий и сканирования документов.
SRM-системы (Supplier Relationship Management)
Эти платформы предназначены для эффективного управления отношениями с поставщиками. Здесь ведутся карточки контрагентов, сохраняется история заключенных договоров и условий сотрудничества. Подобная интеграция позволяет анализировать надёжность поставщиков, проводить сравнительный анализ цен и формировать аналитические отчёты. Эти системы полезны организациям, имеющим дело с большим количеством поставщиков или периодически меняющими условия контрактов.
Комплексные системы
Это интегрированные платформы, объединяющие возможности ERP, СЭД и SRM. Их главная особенность заключается в способности обеспечить полную автоматизацию всех стадий закупочной деятельности — от начальной стадии взаимодействия с поставщиками до завершающего этапа финансового учета. Одним из примеров комплексной системы является Bitrix24, которая объединяет функциональность CRM, электронного документооборота и оперативного анализа складских остатков.
Выбор подходящего инструмента зависит от масштабов вашего бизнеса, особенностей внутренней структуры и уровня потребностей в контроле закупочных процедур.
Основные рекомендации по выбору системы автоматизации закупок
Перед тем как приступить к внедрению нового программного продукта, рекомендуется провести тестирование выбранного решения. Многие разработчики предоставляют бесплатные пробные версии или временные демо-доступы, позволяющие убедиться в пригодности платформы для ваших нужд. При оценке возможностей программы обратите особое внимание на следующие ключевые факторы:
Возможность интеграции с существующими системами
Проверьте совместимость предлагаемого решения с вашим текущим бухгалтерским, складским и финансовым программным обеспечением. Удобство и простота интеграции уменьшат риски технических осложнений и снизят стоимость перехода на новую систему.
Адаптируемость и гибкость настроек
Оцените, насколько легко программа адаптируется к изменениям в структуре компании. Возможности добавления новых полей, настройки маршрутов согласования заявок и подключения внешних сервисов являются важными показателями качества продукта.
Интуитивность интерфейса
Простой и понятный интерфейс уменьшает нагрузку на сотрудников и ускоряет освоение системы. Продуктивные инструменты с простым управлением пользуются большей популярностью среди пользователей, чем сложные решения, требующие длительных курсов обучения.
Открытость и прозрачность
Платформа должна обеспечивать четкое отображение текущего статуса каждой заявки, стоимости, сроков и ответственного лица. Эта информация позволяет избежать путаницы и гарантирует своевременное получение актуальной информации без дополнительных запросов и звонков.
Уровень защиты данных
Обратите внимание на безопасность обрабатываемых данных. Надежная система должна предусматривать разные уровни доступа, протоколировать изменения и обеспечивать регулярное резервное копирование информации.
Качество технической поддержки
Проверяйте наличие квалифицированной службы техподдержки и доступной документации. Узнайте, как быстро решаются возникающие проблемы, как часто выпускаются обновления и возможно ли дальнейшее развитие и кастомизация системы под индивидуальные нужды компании.
Подходящее программное решение обеспечит эффективное управление закупочным циклом, повысит производительность труда сотрудников и сократит финансовые риски компании.
Организация эффективной системы закупок с использованием Битрикс24
Рассмотрим успешный опыт организации закупочной деятельности на примере уфимского предприятия «Ювекс», ведущего оптовые поставки промышленной химии и реагентов. Компания реализовала последовательную схему автоматизации закупок, используя возможности платформы Битрикс24.
Шаг 1. Анализ существующего процесса
До начала внедрения команды провели тщательный аудит действующей схемы закупок. Ранее заявки формировались вручную, процедура занимала около двух часов, возникали постоянные потери данных, а сам процесс согласования мог затянуться на два-три дня. Проанализировав ситуацию, команда выявила слабые звенья, сформировала техническое задание и подготовила платформу к дальнейшей автоматизации.
Зачем нужен аудит
Цель аудита состоит не в простом переводе старого процесса в цифру, а в создании прозрачного и чёткого алгоритма действий. Выявление ролей участников процесса, определение способов передачи данных и выявление точек неэффективности позволяет лучше понять структуру закупок и принять обоснованное решение о степени требуемой автоматизации.
Шаг 2. Настройка этапов процесса
«Ювекс» решила построить следующий алгоритм работы:
Сотрудник создаёт заявку в системе.
Данные автоматически отправляются в отдел снабжения.
Информация о товаре, количестве и сроках моментально появляется в карточке заявки.
Согласование заявки выполняется менее чем за полчаса против прежних нескольких часов.
Утверждённая заявка автоматически создаётся в «1С».
Почему важен новый порядок
Благодаря чётко прописанным этапам передвижения заявки по процессу исключается риск утраты данных. В любое время можно просмотреть статус заявки и ответственных лиц. В Битрикс24 предусмотрена настройка автоматической последовательности шагов, внесение дополнительной информации о сумме, составе закупки и сроках выполнения.
Шаг 3. Интеграция с внутренними системами
Компания успешно интегрировала свою систему с программой «1С»: данные по 3000 контрагентам и 5000 товарам обновлялись в реальном времени. Все заявки, поступающие с сайта, автоматически попадали в CRM-систему и распределялись по соответствующим категориям («Прямые продажи», «Тендеры», «Контроль поставки»). Таким образом, вся информация по каждому клиенту и сделке оказалась сосредоточенной в одном месте.
Что дает интеграция
Заявки автоматически вносятся в CRM, информация о балансах и документах загружается из учётных систем, а сведения о клиентах, товарах и поставках остаются актуальными. Теперь все отделы используют единую платформу, что предотвращает потерю данных и дублирование усилий. Помимо связи с «1С», Битрикс24 поддерживает интеграцию со складом и веб-сайтом компании.
Шаг 4. Обучение персонала и запуск системы
Обучение сотрудников проходило постепенно: сперва ознакомились с функционалом ведущие специалисты, затем была произведена настройка прав доступа и подключение остальных членов коллектива. Постепенность позволила работникам комфортно привыкнуть к нововведениям.
Необходимость обучения
После завершения настройки системы важным этапом становится подробный инструктаж сотрудников. Им важно объяснить правила подачи заявок, роли ответственных лиц на каждом этапе и принципы взаимодействия между отделами. Рекомендуется начать использование системы в тестовом режиме, устранить шероховатости, собрать отзывы и лишь затем развернуть её на весь коллектив.
Итоговый результат
До внедрения Битрикс24 в «Ювекс» не существовало единой системы управления закупками. CRM-система не взаимодействовала ни с сайтом, ни с «1С», и до 20% заказов приходилось вводить вручную. До 15% потенциальных клиентов оставались незамеченными, процесс обработки заявок длился 2–3 дня, а задачи, связанные с поставками и претензиями, выполнялись вручную.
После перевода на Битрикс24 ситуация изменилась кардинально:
Весь процесс сбора заявок стал автоматизированным.
Время обработки заявок сократилось на 40%.
Среднее время прохождения закупки сократилось с трёх дней до одного.
Менеджеры освободили дополнительное время (до 30%) для коммуникации с клиентами.
Руководители получили полное представление о ходе всех сделок, поставках и расчётах в единой информационной среде.
Такой эффект наглядно демонстрирует, как грамотно подобранная система способна заметно упростить рабочий процесс.
Хотите попробовать подобные улучшения в своей компании? Оставляйте заявку
