CRM-система — это мощный инструмент, который помогает упорядочить процессы, автоматизировать рутинные задачи и улучшить взаимодействие с клиентами. Она позволяет вести историю обращений, автоматизировать повторяющиеся действия, управлять продажами и анализировать ключевые показатели, такие как сделки, лиды, звонки, потраченное время и прибыль. Это делает CRM незаменимым помощником для любого бизнеса, стремящегося к росту и развитию.
Для event-агентств CRM-система становится важным инструментом для ведения клиентской базы, учета истории взаимодействий, подготовки коммерческих предложений и планирования мероприятий. Она помогает систематизировать работу, автоматизировать бизнес-процессы и следить за показателями эффективности. Благодаря CRM, агентства могут не только увеличить клиентскую базу, но и удерживать существующих клиентов, предлагая им персонализированные предложения и акции.
CRM-системы интегрируются с различными каналами коммуникации, такими как формы на сайте, мессенджеры, электронная почта и телефония, что позволяет обрабатывать все обращения в одном окне. Это снижает вероятность пропуска заявок и ускоряет их обработку, обеспечивая более высокий уровень обслуживания клиентов.
Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу:
- вести историю обращения — для этого есть карточки с описаниями, когда и с каким запросом обратился клиент;
- автоматизировать повторяющиеся действия — отправку писем, уведомлений, коммерческих предложений;
- управлять продажами — определять, на каком этапе воронки находится покупатель, видеть, какие товары чаще всего берут;
- анализировать показатели — сделки, лиды, звонки, потраченное время, прибыль.
Битрикс24 можно связывать с коммуникативными каналами компании. Например, формой на сайте, мессенджерами, почтой, телефонией. Так все обращения будут в одном окне, и сотрудники будут реже пропускать и быстрее обрабатывать заявки. CRM синхронизируют и с другими инструментами: с бухгалтерскими программами, складским учетом, каталогами товаров и услуг, сквозной аналитикой.
Зачем event-компаниям CRM
CRM для event нужна, чтобы вести клиентскую базу, учитывать историю обращений, готовить коммерческие предложения и планировать события.
| Без CRM | С CRM |
| Заявки задваиваются. Бывает, что к работе с компанией подключается новый менеджер через Telegram, а другой в то же время продолжает вести сделку по телефону. В итоге клиент получает разные предложения, менеджеры конфликтуют, когда «делят» заказ. | Все заявки в одном месте.Менеджеры знают, когда обращался клиент и кто с ним уже работал. Сообщения из разных каналов не теряются. |
| Менеджеры путаются в деталях мероприятия. Из-за того, что нет протоколов предыдущих встреч, клиенту задают вопросы, на которые он уже отвечал. Это раздражает заказчика. | Все мероприятие как на ладони. На созвонах и встречах специалисты в карточках пишут количество человек, оборудование, место. Переспрашивать не приходится. |
| Менеджеры тратят время на однообразные задачи, из-за чего упускают клиентов. Для каждого заказчика с нуля готовят коммерческое предложение. На сообщения в почте и мессенджере отвечают долго. Из-за этого клиенты уходят к конкурентам, потому что те быстрее обрабатывают запрос. | Система сама выполняет рутинные действия. Например, отправлять письма, готовить коммерческие предложения можно автоматически. Менеджеру достаточно заранее заполнить шаблоны и настроить время, когда отправить сообщение клиенту. |
| Сотрудники не взаимодействуют между собой. Ведущие и артисты не всегда понимают, когда у них мероприятие и по какому сценарию оно будет идти. Менеджер забывает предупредить о том, что количество гостей изменилось или программу обновили. | Сотрудники понимают, кто и что делает на мероприятии. В карточках задач менеджеры дают ссылки на сценарии, назначают ответственных. За неделю и день до мероприятия сотрудник получает напоминание. |
Какие задачи решит CRM в сфере event
Система помогает менеджерам из сферы услуг систематизировать работу и автоматизировать бизнес-процессы, а руководителям — следить за показателями. Разберем подробнее, для чего нужна CRM.
Увеличить клиентскую базу.
В CRM попадают заявки из разных каналов продаж: с сайта, из соцсетей, по телефону. Так вся информация хранится в одном месте. Агентство не теряет потенциальных заказчиков, потому что руководителю приходит уведомление, если заявку не обработали.
Еще благодаря CRM для праздничного агентства предприниматель видит, на каком шаге клиенты передумывают. Он может попытаться разобраться, почему так получается, обсудить проблему с командой и принять управленческое решение. Например, большая часть заказчиков не хотят сотрудничать, после того как получат расчет по электронной почте. Значит, менеджерам стоит показывать смету лично и объяснять, из чего складывается цена.
Удерживать клиентов.
В карточках — вся история взаимодействия с заказчиком. Так, менеджер увидит, что в прошлом году компания-клиент проводила корпоратив в честь дня рождения. И за месяц до памятной даты предложит снова организовать мероприятие. Еще можно настроить автоматическую отправку писем с акциями, например скидок для постоянных заказчиков.
Улучшить сервис.
В CRM ведут документооборот: сметы, счета, договоры можно заполнять по готовым шаблонам и отправлять в пару кликов. Программа посчитает стоимость мероприятия, если сотрудник укажет количество человек, место, услуги. Благодаря этому клиент быстрее получит расчет и документы.
Менеджеру не придется писать сообщение с нуля, можно составить его по шаблону. Например, заранее подготовить письмо с вариантами программ для детского праздника и не заставлять заказчика ждать.
Анализировать показатели и принимать решения. CRM соберет в единый отчет информацию по выручке, среднему чеку, выигранным и проваленным сделкам. Так проще построить систему управления в компании: понять, кто из менеджеров справляется с планом, а кому нужно дополнительное обучение или совет наставника. Или отказаться от мероприятий и развлекательных программ, которые приносят мало денег, и продавать более востребованные и дорогие.
Еще CRM-аналитика показывает результаты рекламных кампаний: это помогает определить эффективные каналы и лучше планировать маркетинговый бюджет.
Как выбрать CRM для event-сферы
Учитывайте особенности компании. Например, если у агентства уже есть сервисы для работы, нужно убедиться, что CRM можно синхронизировать с ними.
Стартовый набор любой CRM-системы для праздничного агентства:
- планировщик задач — в нем готовятся к мероприятию, прописывают все, от количества стульев до плейлиста;
- клиентская база — в карточки заказчиков добавляют реквизиты, даты обращения, события;
- шаблоны — их составляют для договоров, коммерческих предложений, писем;
- воронки продаж — в системе сохраняется путь клиента от знакомства с компанией до проведения мероприятия;
- аналитика — она позволяет изучать отчеты по прибыли, числу клиентов и другим показателям.
Сертифицированные партнеры Битрикс24 досконально знают систему и помогают клиентам запускать и использовать CRM. Оставьте заявку на сайте Битрикс24 и получите до четырех вариантов от разных партнеров, чтобы сравнить цены и условия. К расчету прилагаются кейсы компаний из вашей отрасли и инструкции, как использовать CRM.
Как внедрить CRM-систему в event-компанию
CRM можно разработать и внедрить с помощью IT-специалистов. Но если в компании их нет, выгоднее воспользоваться услугами интеграторов.
После того, как определитесь с подрядчиком, оставьте заявку или свяжитесь с представителем по телефону. Как будет строиться диалог — зависит от компании. Но вот что поможет сделать выбор:
- уточните, какие задачи должна решать система — поделитесь с интегратором, что не ладится в бизнес-процессах;
- расскажите, что вам нужно в первую очередь — например, корпоративный чат, воронки продаж, аналитика;
- проверьте, удобен ли интерфейс — понятно ли, на какую кнопку жать, чтобы попасть в клиентскую базу или заполнить заявку;
- обратите внимание на цену — если в агентстве работают пять-десять человек, нет смысла переплачивать за тариф на компанию в 100 сотрудников.
Что в итоге
- CRM помогает компаниям по организации мероприятий сохранять заявки клиентов и меньше времени тратить на ответы, коммерческие предложения и письма.
- В CRM для event-агентства добавляют все детали по мероприятию: информацию о клиенте, дату, количество человек, пожелания. Так все участники видят, кто за что отвечает, и не упускают важное.
- Прежде чем подключить CRM, определитесь, что в ней должно быть. Например, карточки задач, оцифрованные клиентские пути до сделки, аналитика, шаблоны договоров. Воспользуйтесь тестовым бесплатным тарифом, чтобы оценить удобство интерфейса.
