Кадровики и руководители обязаны понимать, как правильно рассчитывать отпускные дни. Это поможет избежать штрафов, если сотрудник отгуляет меньше дней, чем положено по закону. Расчет количества дней отпуска также необходим при увольнении сотрудников, так как от оставшихся дней зависит сумма выплат при увольнении. В данной статье рассмотрим, сколько дней отпуска положено персоналу и как их правильно посчитать в различных ситуациях.
Что такое график отпускных дней
Ежегодный оплачиваемый отпуск является обязательной частью рабочего процесса. Все сотрудники имеют на него право. Чтобы избежать ситуации, когда все сотрудники уходят в отпуск одновременно, необходимо составить график отпускных дней.
График отпусков — это документ, в котором указано, кто из сотрудников и в какие даты идет в отпуск в течение года. График отпусков обязателен для каждой организации, за исключением микропредприятий и некоммерческих организаций, которые могут закрепить условия отпуска в договоре.
Обычно подсчетом отпускных дней занимается специалист по кадрам. Для составления графика отпусков кадровик может воспользоваться единой формой Т-7 или адаптировать ее под нужды организации. После этого руководитель утверждает график отпусков, что должно быть сделано за две недели до 1 января следующего года. Например, график отпусков на 2025 год должен быть составлен до 15 декабря 2024 года.
Сотрудники должны ознакомиться с графиком и подписать его. Закон не регулирует этот процесс, поэтому работодатель может выбрать удобный формат.
Согласно статье 123 ТК РФ, руководители обязаны письменно уведомить работника о начале его отпуска не позднее чем за две недели. Если в штате немного сотрудников и все находятся в офисе, получить подпись несложно. Однако в условиях дистанционной работы, особенно если сотрудники находятся в других городах, это может быть проблематично.
Для упрощения оформления кадровых документов можно перейти на кадровый электронный документооборот. Сервис для совместной работы Битрикс24 позволяет сотрудникам подписывать документы онлайн: график отпускных дней, уведомления об отпуске и другие документы. Если вы уже используете Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доплачивать за доступ к КЭДО не нужно.
Кого включать в график отпусков
В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми подписан трудовой договор на момент утверждения документа. Однако бывают ситуации, когда неясно, нужно ли включать человека в график. В таблице рассмотрены частые случаи.
Также есть категория сотрудников, работающих сразу в двух местах, называемых внешними совместителями. В рабочее время они трудятся на основного работодателя, а в свободное время сотрудничают с другим. Трудовой кодекс не дает четких указаний по ним, но статья 286 ТК РФ позволяет совместителям взять отпуск одновременно на двух работах.
Когда можно уйти в отпуск
Отпуск начисляется за каждый рабочий год, который начинается с момента приема работника в организацию.
Пример: Иванов работает в компании с 15 октября 2024 года. Первый рабочий год начинается 15 октября 2024 года и заканчивается 15 октября 2025 года. Так же будут считаться и последующие годы.
Если сотрудник работает в компании год и более, он может договориться с начальством об отпуске в любое время.
Если человек недавно устроился, он может уйти в отпуск только через полгода непрерывной работы. Если сотрудник еще не отработал полгода и хочет в отпуск, он должен договориться с руководителем. Начальник может дать отпускные дни авансом, но может и отказать.
Есть несколько категорий сотрудников, которых руководитель обязан отпустить в отпуск раньше шести месяцев:
- работники, не достигшие 18 лет;
- женщины до или после отпуска по беременности и родам;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.
Некоторые категории сотрудников могут взять отпуск в удобное для себя время, несмотря на график:
- работники до 18 лет;
- внешние совместители;
- женщины до начала отпуска по беременности и родам или после отпуска по уходу за ребенком;
- мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
- работники, усыновившие ребенка до трех месяцев;
- один из родителей, опекунов или попечителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет;
- работники, воспитывающие трех и более детей до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет;
- работники, которых работодатель вызвал из отпуска;
- люди с лучевой болезнью или инвалидностью из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Как рассчитать отпускные дни
Каждому работающему человеку положено 28 календарных дней отпуска. Однако бывают случаи, когда человеку положен более длительный отдых. Рассмотрим, как посчитать количество дней отпуска в каждом случае.
Общие правила
Чтобы компания не ошиблась в подсчетах и не получила штраф за нарушение ТК РФ или не выплачивала большую сумму за неотгулянный отпуск, расчет дней можно провести в несколько шагов.
Шаг 1. Рассчитать рабочий стаж
Рабочий стаж — это время, когда человек находится в штате компании и выполняет свои обязанности. Стаж дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Некоторые категории работников могут претендовать на дополнительный отпуск за работу в вредных и опасных условиях труда. В этом случае в стаж включается фактически отработанное в опасной атмосфере время.
Пример: Сидорова устроилась на работу 15 сентября 2022 года, а в декабре 2022 года заболела и взяла больничный с 5 по 19 декабря.
До января 2024 года она работала без отдыха, а с 16 января 2024 года написала заявление на отпуск.
Считаем стаж:
- В 2022-2023 годах — 12 месяцев, так как больничный включается в стаж.
- В 2023-2024 годах сотрудница отработала четыре месяца — с 15 сентября 2023 года по 15 января 2024 года.
Итого стаж составляет 16 месяцев.
Шаг 2. Определить продолжительность отпуска
Чтобы рассчитать количество дней отпуска, нужно знать, какой отпуск положен каждому сотруднику. Трудовой кодекс выделяет основной и удлиненный отпуска.
Основной отпуск с сохранением заработной платы полагается всем сотрудникам и длится 28 календарных дней.
На удлиненный отпуск могут претендовать:
- преподаватели вузов, учителя и воспитатели — 42 или 56 календарных дней (статья 334 ТК РФ);
- несовершеннолетние — 31 календарный день;
- люди с инвалидностью — 30 календарных дней.
Шаг 3. Посчитать отпускные дни по формуле
Некоторые кадровики вычисляют количество отпускных дней за месяц работы. Рассчитать, сколько дней отпуска полагается каждому сотруднику, можно с помощью формулы:
общая продолжительность отпуска / 12 месяцев × число месяцев рабочего стажа = количество отпускных дней
Пример: Сидоровой положено 28 дней отдыха. Как рассчитывается ее отпуск по дням:
1. Делим 28 дней на 12 месяцев — так узнаем, сколько в месяц копится дней отпуска. В итоге 2,33, округляем и получаем два дня.
2. Умножаем на стаж работы. Итого: 16 месяцев.
28 / 12 * 16 = 37 дней.
Эти три шага помогут узнать, сколько дней отпуска положено и как их посчитать за все отработанное время. Далее рассмотрим особые ситуации.
Если отпуск попадает на праздничные дни
Праздничные нерабочие дни не входят в период отпуска. Официально они закреплены в статье 112 ТК РФ.
Пример: Петров взял отпуск с 1 января 2024 года на 7 дней. Поскольку 1-8 января праздничные дни, начало отпуска придется на 9 января. Значит, на работу он должен вернуться 16 января.
Есть два варианта, как рассчитать количество дней отпуска и день выхода на работу, когда отпуск выпадает на праздники:
1. Сдвинуть дату выхода на работу. В графике обозначить дату начала отпуска и количество календарных дней. Больше праздничных дней — человек позднее вернется к трудовым обязанностям.
Пример: Работник берет отпуск с 6 июня 2024 года на 14 календарных дней. 12 июня — официальный праздник, поэтому вернуться на работу он должен не 20, а 21 июня.
2. Вычесть из отпуска официальные праздники. В графике указать дату начала и конца отпуска.
Пример: Работник берет отпуск с 6 по 20 июня 2024 года. По календарю выходит 14 дней. Но на этот период выпадает 12 июня, значит, сотрудник потратил не 14, а 13 дней отдыха.
Если остались отпускные дни с прошлого года
Бывает, что работник не успевает использовать весь отпуск за год. Тогда неотгулянные дни переходят на следующий год. В новом графике их необходимо прибавлять к периоду отпуска за расчетный год.
Пример: Петров устроился на предприятие 10 августа 2023 года. За первый рабочий год он отгулял 20 дней.
В декабре 2024 года кадровик составляет график отпусков на 2025 год. В нем нужно учесть:
- 8 неотгулянных дней отпуска за первый рабочий год.
- 28 стандартных дней за второй год, с 10 августа 2024 года по 9 августа 2025 года.
Всего на 2025 год у сотрудника 36 дней оплачиваемого отпуска.
Сотрудник может взять сразу весь отпуск или брать по несколько дней в течение года. В этом случае одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Если сотруднику полагается дополнительный отпуск
Дополнительный отпуск могут взять сотрудники, которые:
- взаимодействуют с вредными и опасными условиями труда;
- работают не с 9 до 18, а по ненормированному графику;
- находятся по работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
- занимаются профессиональным спортом и тренируют;
- перенесли лучевую болезнь или получили инвалидность из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Продолжительность отпуска и порядок расчета определяет работодатель, но для некоторых работников установлен обязательный минимум. Общее минимальное количество дней дополнительного отпуска — семь, для спортсменов и тренеров — четыре, а для пострадавших из-за аварии на Чернобыльской АЭС — 14 дней.
Согласно статье 120 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительный отпуск суммируются. Максимальная продолжительность отпуска в законе не зафиксирована.
Если сотрудник работает сезонно или по срочному договору
Сезонным работникам и сотрудникам, с которыми заключили договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется в рабочих днях. Всего два рабочих дня за месяц работы (статьи 291, 295 ТК РФ). Тогда расчет количества дней отпуска выглядит так:
2 рабочих дня × количество месяцев работы = положенные дни отпуска
Пример: Красноухов устроился собирать урожай на три месяца. Как рассчитывается количество дней отпуска:
2 рабочих дня × 3 месяца = 6 рабочих дней отпуска.
Отпуск в рабочих днях нужно переводить в календарные. Обычно за основу берут шестидневную рабочую неделю и не включают воскресенье.
Если рабочие дни сезонных и срочных сотрудников совпадают с общепринятыми, то считать проще. Главное — знать, какие дни считаются рабочими по трудовому договору.
Пример: Красноухову взяли на сезонные работы с 1 июня по 30 ноября 2024 года. Она трудится пять дней в неделю. В выходные отдыхает.
За шесть месяцев у нее есть 12 рабочих дней для отдыха. Она берет отпуск с 1 ноября. Но 4 ноября — День народного единства, нерабочий праздник.
Получается, что последний день отпуска выпадает на 18 ноября. Фактическая продолжительность отдыха — 18 календарных дней.
Если сотрудник увольняется и не отгулял все отпуска
Работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Как рассчитать сумму:
1. Рассчитываем стаж работы.
2. Вычисляем накопленные дни отпуска за весь период работы.
3. Определяем количество использованных отпускных дней.
4. Считаем неиспользованные дни по формуле:
общее количество дней отпуска — количество использованных дней отпуска = число дней неиспользованного отпуска
Пример: Иванова работает с 15 мая 2022 года, увольняется 20 мая 2024 года. У нее нет ни дополнительного отпуска, ни периодов, которые не входят в отпускной стаж.
Она отгуляла 17 календарных дней за 2022 год и 28 календарных дней за 2023 год.
Как посчитать количество дней отпуска для компенсации:
1. Вычислить стаж работы — два года и пять дней. Пять дней по закону можно исключить из расчета и округлить стаж до двух лет.
2. Рассчитать общее количество дней отпуска с первого дня работы — 56 дней (28 дней х 2 года).
3. Определить, сколько дней отпуска Иванова использовала, — 45 дней (17 + 28).
4. Количество дней, которые нужно компенсировать, — 11 дней (56 дней – 45 дней).
Можно ли не ходить в отпуск
Нельзя. Работники обязаны отгулять основной ежегодный оплачиваемый отпуск.
Важно: если человек больше двух лет непрерывно трудился и ни разу не ходил в отпуск, работодатель должен будет заплатить штраф. Это нарушение трудового законодательства.
Есть несколько случаев, когда отпуск можно перенести или получить за неотгулянные дни деньги, даже если есть утвержденный график отпусков.
Сотрудник может отказаться идти в отпуск в двух случаях:
- Если за три дня до начала отдыха он не получил отпускные.
- Если за две недели он не получил письменное уведомление о начале отпуска.
Тогда работодатель должен перенести даты отпуска по заявлению подчиненного.
Сотрудник может получить денежную компенсацию за дополнительный отпуск. Если он не хочет отдыхать долго, может попросить компенсировать деньгами часть отпуска больше 28 дней.
Пример: По договору у работника есть десять дней дополнительного отпуска. Всего за рабочий год у него набегает 28 дней основного отпуска + 10 дней дополнительного = 38 дней. Выбрать денежную компенсацию можно только за десять дней: за все разом или меньшее количество дней.
Заменить денежной компенсацией по закону нельзя:
- Основной отпуск в 28 календарных дней.
- Любой ежегодный отпуск беременным женщинам.
- Любой ежегодный отпуск работникам до 18 лет.
- Дополнительный отпуск за вредность продолжительностью до семи календарных дней. За остальные дни можно получить деньги.
Частые вопросы
За месяц работы сколько дней накопится?
Как посчитать отпускные дни?
Что в итоге
- У каждого сотрудника есть 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Некоторые работники имеют право на удлиненный и дополнительный отпуска.
- График отпускных дней — это документ, который должны соблюдать как работник, так и работодатель.
- Даты отпуска можно менять по договоренности с начальством. Некоторые категории граждан имеют право взять отпуск в удобное для них время, несмотря на составленный и утвержденный график.
- Организация получит штраф за нарушение трудового законодательства, если персонал не отдыхал дольше двух лет подряд или получил меньше положенных дней ежегодного отпуска из-за неправильного расчета.
- За неиспользованные дни можно получить денежную компенсацию. Например, за дополнительный отпуск.
- Получить деньги нельзя в двух случаях: за основной отпуск в 28 дней или дополнительный отпуск за вредность до семи календарных дней.
