В статье мы расскажем о плюсах и минусах перехода на кадровый электронный документооборот.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, в которой предприниматели создают, подписывают и хранят кадровые документы, такие как коллективные договоры, штатное расписание, график отпусков и заявления на компенсацию расходов в командировке.
Преимущество КЭДО в том, что программой можно пользоваться с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета. Это удобно, если руководитель или сотрудник находится в командировке или на рабочей встрече: можно быстро подписать нужный документ.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании и обладают такой же правовой силой, как и подписанные вручную.
Пример: Сотрудник подает онлайн-заявление на отпуск через КЭДО. Руководитель ставит визу согласования, отдел кадров готовит приказ и направляет его на подпись. Затем документ отправляется в бухгалтерию, и сотруднику начисляют отпускные.
По статистике, КЭДО чаще всего используют для оформления отпусков, командировок, расчетных листков, а также для подписания внутренних документов, таких как устав или положение о премировании.
Зачем компаниям переходить на КЭДО
Прежде чем начать работать с кадровым электронным документооборотом (КЭДО), работодателю нужно оценить его плюсы и минусы для себя и сотрудников. Переход на КЭДО имеет следующие преимущества:
Ускорение работы. Даже если руководитель и HR-отдел находятся в разных местах, они могут в пару кликов согласовать график отпусков или принять на работу нового сотрудника. Компания также экономит время на закупку бумаги, канцелярии и картриджей. Не нужно создавать архив, распечатывать бумажные документы, пересылать их заказным письмом или курьером — все это ускоряет работу.
Простая работа с документами. Если нужно сделать копию, отчитаться по запросу налоговой или трудовой инспекции, кадровый специалист быстро находит файлы в системе КЭДО. Он может отправить электронный документ сразу нескольким сотрудникам — например, приказ на отпуск или коллективный трудовой договор.
Прозрачные бизнес-процессы. С помощью КЭДО можно подписывать большинство кадровых документов. Компания составляет маршрут для каждого из них — движение от отдела кадров до руководителя. Когда сотрудник получает уведомление о новом документе, он ставит электронную подпись через КЭДО или приложение «Госключ». Затем система сама передает файл дальше по заданному алгоритму. Это позволяет понять, на какой стадии находится документ, и если сотрудник задерживает работу, его можно поторопить.
Привлекательность работодателя. Для сотрудников на фрилансе использование КЭДО в компании — весомое преимущество. Это значит, что можно работать на удаленке или гибридно. Не нужно отправлять бумаги по почте или приезжать в офис, чтобы подписать документы. Работодатель же может находить лучших специалистов, не привязываясь к городу и даже стране.
Однако стоит учитывать и недостатки перехода на новую программу. Основной минус КЭДО в том, что система подходит для подписания не всех кадровых документов. Некоторые все равно придется оформлять в бумажном виде, например:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- трудовую книжку, если сотрудник не хочет вести ее электронно;
- документ об инструктаже по охране труда.
Еще один минус КЭДО для работодателя — программа платная. Ее нужно правильно интегрировать с уже используемыми сервисами и настроить работу. Возможно, для этого придется нанять IT-специалиста.
КЭДО vs Бумажный документооборот
Если в компании работает менее десяти человек и текучка кадров минимальна, кадровый документооборот можно вести на бумаге. Архив не займет много места, а расходы на канцтовары будут минимальными. Однако для крупной компании КЭДО становится практически необходимостью, так как через отдел кадров проходит большое количество документов.
Отличия между электронным и бумажным кадровым документооборотом представлены в таблице.
Как перейти на КЭДО
У 56% компаний переход на КЭДО занял менее года, у 36% — один-три года, у 8% — более трех лет. Если вы взвесили все плюсы и минусы КЭДО и решили внедрить систему в своей компании, следуйте этой инструкции:
Шаг 1. Определите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
Распишите маршрут для каждого кадрового документа. Например, сотрудник отправляет заявление на материальную помощь, руководитель отдела его согласовывает. Отдел кадров издает приказ и направляет его на подпись директору. На последнем этапе документ отправляется в бухгалтерию, которая начисляет выплату.
Шаг 2. Создайте группу для тестового запуска
Соберите не менее трех представителей разных отделов — например, HR-специалиста, бухгалтера и юриста. Объясните сотрудникам переход на кадровый ЭДО, его плюсы и минусы для них.
Шаг 3. Протестируйте КЭДО на рабочей группе
Соберите обратную связь: что было удобно, а что нет. Улучшите маршруты для кадровых документов и разработайте положение об использовании КЭДО. В нем пропишите, с какой даты он вводится, кто получит доступ к системе, какие документы можно подписывать, как сотрудники будут получать уведомления и в какой срок нужно поставить подпись. Утвердите положение приказом руководителя.
Шаг 4. Интегрируйте КЭДО с другими рабочими программами
Например, с «1С», CRM, онлайн-бухгалтерией и сервисом для проверки контрагентов. Это необходимо для быстрого обмена информацией и документами между отделами.
Шаг 5. Получите от каждого работника письменное согласие или отказ
Переход на КЭДО для сотрудников является добровольным. Если сотрудник предпочитает продолжать подписывать кадровые документы на бумаге, вы не можете ему отказать. Поэтому важно четко объяснить все плюсы и минусы КЭДО для работника. Обязателен ли переход компании на КЭДО, читайте в статье.
Шаг 6. Выпустите электронные подписи для сотрудников
Для этого можно использовать бесплатное приложение «Госключ» от Минцифры.
Шаг 7. Обучите сотрудников работе в новой системе
Создайте инструкции и памятки — например, «Что делать, если несколько раз ввел неверный пароль и заблокировал личный кабинет». Назначьте ответственного сотрудника, который разберется в тонкостях КЭДО и на первом этапе будет помогать другим.
Выбирайте сервисы КЭДО, опираясь на потребности бизнеса. Например, в Битрикс24 подключен «Госключ» и автоматизированы кадровые процессы. Если сотрудник подписал документ, программа переводит задачу в новый статус и отправляет уведомление следующему в цепочке работнику.
Если вы уже используете Битрикс24, заново регистрировать сотрудников в программе кадрового документооборота не нужно. Работникам нужно только получить электронную подпись через «Госключ» и ввести логин и пароль для входа в систему. После этого можно работать с кадровыми документами там же, где и над другими задачами.
