Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это комбинация символов, которая обладает такой же юридической силой, как и рукописная подпись, и полностью ее заменяет. Владельцу ЭП выдается сертификат — официальное свидетельство, подтверждающее подлинность подписи.
ЭП избавляет от бумажной рутины, позволяя подписывать и отправлять документы в электронном виде. Рассмотрим, чем еще она удобна.
Соответствует требованиям законодательства. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» от 6.04.2011 регламентирует, какие виды ЭП и когда можно использовать, а также основные термины. Например, ключ электронной подписи — это уникальная последовательность символов. Все подписи, соответствующие требованиям ФЗ, приравниваются к рукописной подписи.
Снижает риск подделки документов. Если в документ с некоторыми видами ЭП внесут изменения, подпись станет недействительной. То есть после подписания документа подделать его будет сложно.
Упрощает документооборот. С помощью ЭП сокращаются расходы на канцтовары, печать документов и доставку. Также электронная подпись экономит время: договоры, заявления и приказы можно подписывать онлайн, не дожидаясь их доставки.
Дает доступ к государственным системам. ЭП позволяет предпринимателю вести документооборот в бизнесе онлайн. Например, с ЭП можно:
- участвовать в государственных закупках;
- маркировать товары;
- регистрировать онлайн-кассу;
- отправлять отчеты в налоговую и другие государственные службы;
- оформлять трудовые отношения, если компания использует кадровый электронный документооборот.
Электронную подпись используют и обычные люди — физические лица. Например, чтобы подтвердить личность и оформить налоговый вычет, ипотеку и кредит, направить иск в суд, подать декларацию 3‑НДФЛ онлайн. Кроме того, физическое лицо сможет подать заявление на загранпаспорт, развод, перевод пенсии на банковскую карту.
Какие существуют виды электронных подписей
Федеральный закон «Об электронной подписи» описывает три типа ЭП, каждый из которых имеет свою степень безопасности — защиту от подделок и взлома. Рассмотрим, для каких документов подходят разные типы ЭП.
Простая электронная подпись (ПЭП). Представлена в виде кода или пароля и используется для подтверждения личности на сайте или в сервисе. Например, это может быть смс от банка с кодом доступа, который нужно ввести в личном кабинете для подтверждения операции. Также с помощью ПЭП подписывают акты, счета и накладные с клиентами и поставщиками. Такая подпись не защищает документ от изменений — в договор могут внести правки даже после его подписания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Это две уникальные последовательности символов — открытый и закрытый ключ. По открытому ключу проверяют подлинность подписи, а закрытый ключ есть только у владельца. Документ шифруется с помощью закрытого ключа и предоставляется получателю с открытым ключом. Это минимизирует риск нежелательного доступа или подделки. Для использования УНЭП необходимо составить соглашение или нормативный акт с другой стороной.
УНЭП подходит для подписания договоров купли-продажи, получения ИНН, документов с банком на открытие/закрытие расчетного счета, а также документов в личном кабинете налогоплательщика.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это самый надежный вид электронной подписи. Создать ее можно только в центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Для создания УКЭП используются средства криптозащиты, одобренные ФСБ РФ. Подпись подтверждается сертификатом, составленным в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.
УКЭП необходима для документооборота с контролирующими органами, такими как налоговая, пенсионный фонд или фонд социального страхования. Также УКЭП требуется для участия в государственных тендерах и обмена электронными счетами-фактурами. В отличие от УНЭП, соглашение или нормативный акт с другой стороной не требуется.
Пример. Для авторизации на корпоративном портале сотруднику понадобится простая подпись — ПЭП. Если нужно подписать договор с клиентом или работодателем, потребуется УНЭП. УКЭП рядовому сотруднику не нужна, но без нее не обойтись директору, который подает заявки на гостендеры и отправляет документы в ФНС.
Какие электронные подписи необходимы для КЭДО
В кадровом электронном документообороте применяются все три вида подписей. Выбор зависит от должности сотрудника и важности документов.
Электронная подпись сотрудников. Работники могут подписывать документы простой электронной подписью, но это должно быть отражено в нормативном акте. Это работает следующим образом: сотрудник получает логин и пароль для доступа в личный кабинет и вводит эти данные, чтобы подписать, например, график отпусков, расчетный лист и другие обычные документы. Это те документы, которые по закону необязательно подписывать квалифицированной подписью.
Недостаток простой подписи в том, что ПЭП в КЭДО не подходит для особо важных документов, таких как трудовой договор. Для них нужна УНЭП сотрудника. Что еще сотрудник может утвердить только усиленной неквалифицированной подписью:
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- договор о материальной ответственности;
- приказ о дисциплинарном взыскании и ознакомление с ним;
- договор на получение образования.
Полный список можно найти в статье 22.3 Трудового кодекса РФ.
Для электронной подписи кадровых документов дистанционными сотрудниками действуют те же правила.
Электронная подпись специалиста отдела кадров или бухгалтера. Работникам таких должностей понадобится УКЭП, если они подписывают документы от лица компании. Также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее оформляют на портале ФНС России или через сервисы, предоставляющие услуги электронного документооборота. Для оформления доверенности нужна УКЭП руководителя юрлица или ИП. Если сотрудник получит УКЭП и МЧД, он сможет от имени компании заключать трудовые договоры и передавать данные в Социальный фонд России.
Электронная подпись руководителя. Руководитель может подписывать кадровые документы УНЭП, если они не входят в список тех, для которых обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если же он подписывает трудовые договоры, заявления об увольнении и прочие документы, для которых нужна УНЭП сотрудника, то ему понадобится УКЭП.
Как оформить ЭП сотрудникам для КЭДО
Летом 2023 года внесли поправки в Федеральный закон «Об электронной подписи»: теперь нельзя получать сертификат сотрудника на ЭП с данными организации, ИНН и ОГРН. Если работнику нужно подавать документы от лица организации, он может выпустить сертификат на УКЭП физлица и использовать его с машиночитаемой доверенностью компании.
Сертификат электронной подписи не содержит сведений о работодателе, поэтому сотрудник оформляет его самостоятельно. Есть два способа сделать ЭП: бесплатно через «Госключ» и платно через сервис КЭДО.
Приложение от Минцифры «Госключ». Этот способ подходит, если кадровый электронный документооборот интегрирован с «Госключом». Сотрудникам нужно зарегистрироваться в нем через «Госуслуги» и подать заявку на выпуск электронной подписи. Для УНЭП понадобится подтвержденная учетная запись на «Госуслугах» и данные СНИЛС и ИНН в личном кабинете. Если работник оформляет УКЭП, ему нужно подтвердить личность одним из следующих способов:
- действующим загранпаспортом нового образца и телефоном или планшетом с NFC;
- подтвержденной биометрией — если зарегистрированы в Единой биометрической системе (ЕБС);
- в МФЦ или банке паспортом.
Битрикс24 подключен к «Госключу», в нем автоматизированы кадровые процессы. Работник может получить подпись бесплатно. Для этого:
1. Подайте заявку в Битрикс24.
2. Получите одобрение.
3. Создайте доверенность на «Госуслугах» сотруднику компании, который будет получать API-ключ.
4. Получите API-ключ на «Госуслугах» для организаций.
5. Добавьте API-ключ в ваш Битрикс24.
После этого можно создать документ в системе и отправить сотруднику, который подпишет его своей подписью из «Госключа».
Сервис КЭДО. Если кадровый электронный документооборот не интегрирован с «Госключом», необходимо заказать платную подпись в специальном сервисе КЭДО. Для этого у сотрудника должна быть учетная запись на портале «Госуслуг». Чтобы получить УНЭП, нужно:
1. Подать заявление на сайте сервиса, оплатить счет и подписать договор с центром, который выдает ЭП — это может сделать работодатель.
2. Заполнить ФИО, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН — информация должна совпадать с профилем на «Госуслугах».
3. Подтвердить выпуск на «Госуслугах» — сотруднику придет уведомление, когда все будет готово.
Если сотрудник получает УКЭП, то нужно не просто подать данные онлайн, а загрузить сканы паспорта, СНИЛС и ИНН в личный кабинет аккредитованного сервиса. После одобрения заявки работник приносит оригиналы в офис сервисного центра.
Пример.
Срок действия сертификата ключа электронной подписи — один год. После этого его нужно продлить, иначе подпись станет недействительной. Для этого обратитесь в удостоверяющий центр, в котором получали сертификат. Продлить подпись можно даже удаленно.
Если сертификат выпускали в «Госключе», за две недели до истечения срока вам придет уведомление на «Госуслугах», а за неделю — в «Госключе». Следуйте подсказкам на экране, чтобы перевыпустить сертификат.
