Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет работать с HR-документами в цифровом формате. В этой статье мы рассмотрим его преимущества и выясним, каким компаниям стоит внедрить КЭДО в 2024 году.
Что такое КЭДО?
КЭДО — это информационная система, которую можно установить на компьютер, смартфон или планшет. Она позволяет оформлять и подписывать документы дистанционно. Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные, если подписаны с помощью электронной подписи. В электронном формате можно хранить любые документы, за исключением приказов об увольнении для удаленных сотрудников, актов о несчастных случаях и инструктажей по охране труда для всех остальных. Порядок КЭДО регулируется статьями 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового законодательства.
История и перспективы КЭДО
Понятие КЭДО существует в России с 2013 года, когда в Трудовом Кодексе РФ появилась глава 49.1, посвященная дистанционным работникам. Однако фактически компании начали переходить на КЭДО в 2020 году, когда пандемия вынудила многие организации работать удаленно. С 1 июня 2023 года некоторые госучреждения в России перешли на КЭДО в рамках эксперимента, который завершится летом 2024 года. Тогда и будет решено, станет ли обязательный переход на КЭДО для госструктур. Для бизнеса переход пока не обязателен, но возможен.
Как подписать электронный документ?
Для того чтобы электронный документ был действительным, нужна электронная подпись (ЭП). Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Простая ЭП позволяет распознать человека с помощью уникальной комбинации букв и цифр, но не гарантирует, что документ не редактировался после подписания. Неквалифицированная ЭП более надежна и создается с помощью шифрования. Квалифицированная ЭП — самая надежная, она требует установки дополнительной программы и защищает документ от дальнейшего редактирования.
Зачем компании вводить КЭДО?
Есть несколько причин, почему бизнесы переходят на КЭДО в 2024 году:
1. Экономия времени: Электронные документы можно подписать и согласовать быстрее, чем бумажные.
2. Экономия денег: Снижаются расходы на бумагу, картриджи и доставку.
3. Снижение нагрузки на кадровый отдел: Автоматические напоминания и маршруты согласования документов упрощают работу.
4. Улучшение HR-бренда: Использование КЭДО может привлечь потенциальных сотрудников.
5. Защита документов: Электронные документы надежнее хранятся и защищены от потерь.
6. Сохранение природы: Снижается потребление бумаги.
Сколько компаний перешли на КЭДО в 2024 году?
По оценке компании «Тензор», уже три-четыре тысячи российских компаний перешли на кадровый электронный документооборот. Всего в России около 65 тысяч компаний с численностью от 50 сотрудников, которым наиболее выгодно переходить на новую систему.
КЭДО: когда будет обязательным?
Пока бизнесам необязательно переходить на КЭДО в 2024 году. Однако такая система упростит работу компаниям, которые работают с фрилансерами или удаленными сотрудниками, а также тем, у кого несколько филиалов в разных регионах или странах.
Как внедрить КЭДО?
1. Выбрать систему: Можно воспользоваться бесплатным государственным сервисом «Работа в России», готовым решением или написать собственное.
Шаг 1. Выбрать систему
1. Анализ потребностей:
- Определите, что для вас приоритетно: экономия денег, функциональность или индивидуальные настройки.
- Рассмотрите бесплатные государственные сервисы, готовые коробочные решения или разработку собственного ПО.
2. Оценка функций:
- Подумайте, какие функции вам нужны: интуитивный интерфейс, возможность подписывать документы со смартфона, поддержка разных видов электронных подписей.
- Сравните различные системы по этим параметрам.
3. Анализ стоимости:
- Изучите, как формируется цена: разовая оплата или абонентская плата.
- Оцените затраты на выпуск подписей для сотрудников, интеграцию и обслуживание системы на 3-5 лет.
2. Составить план действий: Определите, кто будет отвечать за новую систему, в какие сроки нужно перейти на КЭДО и что именно автоматизировать.
Шаг 2. Составить план действий
1. Назначение ответственных:
- Определите, кто будет отвечать за внедрение КЭДО.
- Установите сроки перехода и этапы автоматизации.
2. Проведение аудита:
- Проведите аудит кадровых процессов, чтобы понять, как создаются и подписываются документы.
- Определите, какие процессы можно упростить и автоматизировать.
3. Оптимизация процессов:
- Упростите сложные схемы согласования документов.
- Пересмотрите текущие процессы и устраните недочеты.
3. Выделить команду: Создайте команду из HR-специалиста, IT-специалиста и юриста.
Шаг 3. Выделить команду
1. Формирование команды:
- Включите в команду HR-специалиста, IT-специалиста и юриста.
- Определите роли и обязанности каждого участника команды.
2. Подготовка документов:
- Юрист должен подготовить положения о переходе на КЭДО и согласие на обработку данных.
- HR-специалист должен определить приоритетные документы для перевода в электронный формат.
4. Согласовать план: Утвердите сроки перехода на КЭДО и инструкции для сотрудников.
Шаг 4. Согласовать план
1. Утверждение плана:
- Согласуйте план перехода на КЭДО с руководителями компании и отделов.
- Убедитесь, что все участники процесса понимают свои задачи и сроки.
2. Разработка инструкций:
- Подготовьте инструкции и правила для сотрудников по работе с новой системой.
- Обеспечьте доступность этих материалов для всех сотрудников.
5. Интегрировать систему: Настройте систему так, чтобы она могла взаимодействовать с другими системами компании.
Шаг 5. Интегрировать систему
1. Настройка системы:
- Настройте систему так, чтобы она могла взаимодействовать с другими системами компании (бухгалтерские программы, CRM и т.д.).
- Проведите тестирование интеграции и устраните возможные проблемы.
2. Обучение сотрудников:
- Проведите обучение сотрудников по работе с новой системой.
- Объясните преимущества КЭДО и как это упростит их работу.
6. Сообщить сотрудникам: Подготовьте сотрудников к работе в КЭДО и объясните преимущества.
Шаг 6. Сообщить сотрудникам
1. Информирование сотрудников:
- Сообщите сотрудникам о переходе на КЭДО и объясните, чем он будет отличаться от привычных процессов.
- Подготовьте материалы для обучения и ответов на часто задаваемые вопросы.
2. Согласие на обработку данных:
- Сотрудники должны подписать согласие на обработку своих персональных данных.
- Обеспечьте юридическую поддержку этого процесса.
7. Выдать электронные подписи: Определите, какая подпись подходит для вашей компании, и создайте ее для каждого сотрудника.
Шаг 7. Выдать электронные подписи
1. Определение типа подписи:
- Определите, какая электронная подпись (простая, неквалифицированная или квалифицированная) подходит для вашей компании.
- Обратитесь в МФЦ или ФНС для получения квалифицированной ЭП.
2. Выдача подписей сотрудникам:
- Оформите электронные подписи для каждого сотрудника за счет компании.
- Объясните сотрудникам, как пользоваться электронной подписью и системой КЭДО.
Что в итоге?
КЭДО позволяет вести кадровую документацию в электронном виде, создавая, согласовывая и подписывая бумаги без личного присутствия сотрудников. Государство поддерживает переход на КЭДО, но не требует этого от каждой компании. Кадровый электронный документооборот освобождает сотрудников от бюрократии, но требует времени на адаптацию.
Внедрение КЭДО может стать важным шагом для вашей компании, особенно если вы стремитесь к оптимизации процессов и улучшению условий работы для сотрудников.
