Мы объясним, какой период используется для расчета отпускных, как правильно применять формулы и что делать в особых случаях.
Что такое отпускные
Отпускные — это выплаты, которые работодатель обязан предоставить сотруднику за ежегодный оплачиваемый отпуск. Это не часть зарплаты и не дополнительные деньги, а компенсация за дни, когда сотрудник находится в отпуске и не работает.
Существует четыре типа оплачиваемого отпуска:
- Ежегодный основной;
- Ежегодный дополнительный, например, за работу во вредных условиях или за ненормированный рабочий день;
- Учебный;
- По беременности, родам и уходу за ребенком.
Также, при увольнении сотрудника, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска.
Отпускные — это часть социальной защиты работников. Их выплаты регулируются статьями 115 ТК РФ, 136 ТК РФ и 5.27 КоАП РФ, а также Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
По закону:
- Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью минимум 28 дней. Это право не зависит от должности и стажа работы в компании.
- Сумма отпускных зависит от количества отпускных дней и средней зарплаты за расчетный период.
- Сотрудник должен получить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.
- В некоторых случаях сотрудники имеют право на дополнительные отпускные дни.
Количество отпускных дней рассчитывает сотрудник кадрового отдела, а сами отпускные — бухгалтер. Однако сотруднику также полезно знать, какую сумму он получит. Это поможет выбрать подходящее время для отдыха, спланировать расходы и убедиться, что бухгалтер рассчитал все правильно.
Пример. Иван работает маркетологом и ежемесячно получает 70 000 рублей без дополнительных выплат и премий. В августе 2024 года он планирует взять отпуск на две недели. Следовательно, не позднее чем за три дня до начала отпуска он получит отпускные в размере 33 504 рубля. В течение месяца он также получит зарплату в размере 36 666 рублей.
Отпускные были рассчитаны по формуле:
Средний дневной заработок × Количество отпускных дней
Таким образом, в августе Иван заработает примерно 70 170 рублей, включая зарплату за отработанный расчетный период.
Приведенный выше пример демонстрирует стандартный расчет отпускных для сотрудника с фиксированной зарплатой, который уходит в отпуск. Однако бывают случаи, когда в отпускном месяце сотрудник берет больничный, уезжает в командировку, получает премию за полгода до этого или ему повышают зарплату. В таких ситуациях расчет отпускных будет отличаться.
Рассмотрим, что входит в расчет отпускных, на конкретных примерах.
Как рассчитываются отпускные
Отпускные выплаты рассчитываются иначе, чем заработная плата. Если зарплата начисляется за фактически отработанные дни, то отпускные — за календарные дни отпуска, умноженные на средний дневной заработок.
Чтобы приблизительно рассчитать сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 — среднее количество дней в месяце, а затем умножить на количество дней отпуска.
Пример. Мария зарабатывает 85 000 рублей и уходит в отпуск на две недели.
Сумма отпускных = 85 000 / 29,3 × 14 = 40 614 рублей
Точный порядок расчета отпускных сложнее. Чтобы узнать сумму отпускных с точностью до копейки, воспользуйтесь общей формулой расчета отпускных:
Сложность заключается в том, что для точного расчета отпускных необходимо получить:
- Расчет количества отпускных дней;
- Расчет среднего заработка для отпускных;
- Данные о количестве отработанных дней;
- Данные об общем доходе за расчетный период.
Ниже представлена пошаговая инструкция, как все это рассчитать.
Шаг 1. Определяем расчетный период
Расчетный период для расчета отпускных составляет 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Он учитывается с 1-го по 30-е или 31-е число (в феврале — 28-е или 29-е).
Пример. Сотрудник работает в компании более трех лет и берет отпуск с 15 ноября 2023 года. Расчетный период — с 1 ноября 2022 года по 31 октября 2023 года.
Если сотрудник работает в компании менее года, его расчетный период охватывает все время, которое он отработал. Он учитывается с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего отпуску.
Пример. Сотрудник работает в компании с 5 марта 2024 года. Через семь месяцев он уходит в отпуск на две недели — с 7 по 21 октября. В этом случае расчетный период — с 5 марта по 30 сентября 2024 года.
Также бывают случаи, когда сотрудник не работал в течение последних 12 месяцев и не получал зарплату, например, находился в декрете или ухаживал за больным родственником. В таких случаях средний заработок рассчитывается за предыдущий расчетный период.
Пример. Светлана уходит в отпуск в августе 2024 года. В расчетном периоде с 1 августа 2023 года по 31 июля 2024 года она находилась в декрете и не работала. Однако за год до этого она работала и получала зарплату. Следовательно, расчетный период для отпускных Светланы — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
Шаг 2. Считаем количество отработанных дней
Расчетный период составляет 12 календарных месяцев перед отпуском. Однако сотрудники не работают все это время без перерывов. Они берут оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска, отдыхают в праздники, и уходят на больничные.
Чтобы правильно рассчитать сумму отпускных, нужно определить количество дней, фактически отработанных сотрудником в расчетном периоде. Для этого используйте формулу:
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью, где 29,3 — это среднее количество дней в месяце.
Отработанными считаются будни, выходные, праздники и отпуска за свой счет до 14 дней. Для расчета берутся календарные дни, а не фактически отработанные. Например, у сотрудника с графиком 5/2 — 7 календарных дней в неделю, а не 5 фактически отработанных.
Исключите дни, когда сотрудник не работал по уважительным причинам и за ним не сохранялась зарплата, полностью или частично. К таким периодам относятся:
- Ежегодные оплачиваемые отпуска;
- Больничные;
- Отпуска за свой счет свыше 14 дней;
- Командировки;
- Периоды простоя по вине работодателя;
- Отпуска по беременности и родам;
- Отпуска по уходу за детьми-инвалидами.
В некоторых месяцах сотрудники отрабатывают не все дни. Чтобы точно узнать, сколько дней они отработали, используйте формулу:
(Общее количество дней в месяце − Количество нерабочих дней) / Общее количество дней в месяце × 29,3
Рассмотрим на примере.
Пример. Сергей уходит в отпуск в сентябре 2024 года. Расчетный период — с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года. За это время Сергей брал отпуск на две недели в июне 2024-го, больничный на пять дней в марте и еще семь дней отпуска в ноябре 2023-го.
Получается, что Сергей полностью отработал девять месяцев. И еще:
В июне: (30 − 14) / 30 × 29,3 = 15,6 дня
В марте: (31 − 5) / 31 × 29,3 = 24,5 дня
В ноябре: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,4 дня
Общее количество отработанных дней за расчетный период = 29,3 × 9 + 15,6 + 24,5 + 22,4 = 326,5
Шаг 3. Считаем доход за расчетный период
Определите общую сумму всех выплат, которые сотрудник получил за расчетный период.
Какие начисления учитываются для расчета отпускных:
- Основная заработная плата;
- Премии и бонусы;
- Компенсации (например, за работу в выходные и праздники);
- Другие выплаты, предусмотренные трудовым договором.
Дополнительные выплаты учитываются только за расчетный период. Если премия в 40 тысяч рублей была получена в январе, а отпуск начался в феврале следующего года, то эта премия не включается в расчет. Также в общий заработок не входят выплаты за больничные, декретные пособия, материальная помощь, командировочные, возмещение обедов, транспорта и связи.
Пример. За 12 месяцев Сергей получил следующие выплаты:
- Основная заработная плата — 600 000 рублей.
- Премия — 50 000 рублей.
- Выплата за работу в праздничные дни — 20 000 рублей.
Общая сумма начислений: 600 000 + 50 000 + 20 000 = 670 000 рублей.
Шаг 4. Считаем средний дневной заработок
Для расчета среднего заработка используйте следующую формулу:
Средний дневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней
Пример. За 12 месяцев Сергей отработал 326,5 дня и заработал 670 тысяч рублей. Средний дневной заработок для расчета отпускных составил 2052 рубля (670 000 / 326,5).
Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных
Теперь, когда вы знаете средний дневной доход, точное количество отработанных дней и общий доход за этот период, можно рассчитать точную сумму отпускных. Формула расчета отпускных:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество отпускных дней
Рассмотрим на примере.
Пример. Средний дневной заработок Сергея составляет 2052 рубля. Он уходит в отпуск на две недели. Следовательно, сумма отпускных будет:
2052 × 14 = 28 728 рублей
Если вы сомневаетесь в правильности расчета отпускных, запросите у бухгалтера расчетный лист. По закону он не обязан выдавать его перед каждым отпуском, но вы можете договориться лично.
Многие компании распечатывают расчетные листы, хотя это необязательно, так как их можно направлять сотрудникам через КЭДО. С помощью Битрикс24 это можно сделать за пару кликов. Автоматизируйте выдачу расчетных листов и работу с другими кадровыми документами: графиком отпускных дней, уведомлениями, приказами. Если вы уже используете Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доступ к КЭДО будет бесплатным.
Расчет отпускных: пример для сотрудника с фиксированным окладом
Марина работает HR-менеджером и получает 85 тысяч рублей в месяц.
1 августа 2024 года она уходит в оплачиваемый отпуск на две недели.
До этого Марина брала отпуск в марте на 7 дней.
В сентябре прошлого года она была на больничном 4 дня.
Также в декабре Марина получила годовую премию в размере 40 тысяч рублей.
Рассмотрим, как производится расчет отпускных в этом случае.
Расчет отпускных: пример при повышении оклада
Андрей устроился в компанию семь месяцев назад. Изначально он получал 60 тысяч рублей в месяц, но через полгода его зарплата была повышена до 65 тысяч. За время работы Андрей не уходил в отпуск и не брал больничные. С 9 сентября 2024 года он уходит в отпуск на 7 дней.
Повышение заработной платы влияет на сумму отпускных. В таких случаях дополнительно рассчитывают коэффициент повышения зарплаты по формуле:
Коэффициент повышения = Новый оклад / Оклад до повышения
А итоговую сумму отпускных считают так:
Сумма отпускных = (Оклад до повышения × Коэффициент повышения × Количество месяцев, отработанных по окладу до повышения + Оклад после повышения × Количество месяцев, отработанных по новому окладу) / Количество месяцев в расчетном периоде / 29,3 × Количество дней отпуска
Рассчитаем, какую сумму отпускных получит Андрей.
Расчет отпускных: пример для сотрудника с ненормированным рабочим графиком
Владимир работал пять дней в неделю и получал 40 тысяч рублей в месяц. Но с 1 июля 2024 года он перешел на четырехдневную рабочую неделю с зарплатой 30 тысяч рублей. Теперь Владимир собирается в отпуск на две недели — с 15 августа 2024 года.
Сотрудники, работающие неполный рабочий день, также имеют право на 28 дней отпуска. Статья 93 ТК РФ запрещает ограничивать их в этом праве.
Отпускные при неполном рабочем дне рассчитываются следующим образом:
Сумма отпускных = Общий доход за расчетный период / Количество месяцев расчетного периода / 29,3 × Количество дней отпуска
Рассчитаем, какую сумму отпускных получит Владимир.
