Сейчас оптимизация бизнеса получает высший приоритет, из еще одного направления развития превращаясь в стратегию выживания. При этом традиционные методы оптимизации — сокращение расходов и кадров — уже не дают желаемого эффекта. Михаил Беляев, руководитель образовательного направления Битрикс24, расскажет, что поможет бизнесу остаться в хорошей форме.

Оптимизация — это не урезание расходов

Бизнес развивается циклично: «сытые» времена, где можно смело начинать новые проекты и считать деньги в формате «баланс положительный» сменяются периодами оптимизации. Сейчас мы как раз находимся в том моменте, когда каждый ресурс должен работать максимально эффективно — время рискованных инвестиций и трат ушло. Однако важно понимать, что оптимизацию нельзя приравнивать к сокращению расходов.

Типичная ошибка «сократить бюджет маркетинга» приведет к тому, что новых клиентов станет меньше и выручка упадет еще больше. Оптимизация рекламного бюджета – это фокус на каналах и кампаниях, приносящих продажи. И отказ от тех рекламных активностей, которые к продажам не приводят. Звучит по-капитански, но знаете ли вы, «какую половину рекламного бюджета вы тратите впустую»?

И если в маркетинге это упражнение сделали многие (часто площадки делают его за нас), то в оценке эффективности людей и процессов многим еще предстоит расставить свои точки.

Теперь перейдем к конкретике — как, собственно, оптимизироваться.

Новая реальность: мониторинг 24/7 вместо ежемесячной отчетности

Нельзя терпеливо ждать конца месяца, чтобы изучить отчетность. Сегодня, чтобы хоть как-то поспевать за лидерами, нужно в любой момент быть в курсе, как у вас дела. Для этого нужно:

• строить планы и прогнозы;
• отслеживать метрики ежедневно или еженедельно;
• оперативно реагировать на отклонения;
• принимать решения на основе актуальных данных.

Чтобы повлиять на выполнение плана продаж марта, вам нужно видеть данные с 1 числа. Если вы видите результат только 31, повлиять на него уже нельзя. Это констатация, а не управление.

Если вы через неделю видите, что выполнили лишь 1% задач на месяц, то успеете усилить, перестроить или мотивировать команду. Так работает с прогрессом компании, отдела или конкретного сотрудника.

Деньги выросли в цене

Ситуация, которую мы наблюдаем на рынке, во многом схожа с той, что была не так давно на рынке инвест-проектов. Тогда инвесторские деньги щедро раздавались стартапам, в рамках стратегии «достаточно, чтобы выстрелил хотя бы один». Когда денег стало меньше, подход изменился — теперь нужно тщательно анализировать юнит-экономику и бизнес-модель проектов и запускать только те, которые с высокой вероятностью принесут прибыль.

Бизнесу, чтобы обезопасить себя, нужно, как бы это банально ни звучало, начать серьезнее относиться к деньгам:

• сворачивать неприбыльные направления;
• ставить в приоритет оптимизацию процессов, а не расширение команд;
• убирать дублирование функций.

Выжить смогут только те компании, которые умеют оценивать эффективность своих направлений и проектов, вовремя перераспределять человеческие ресурсы между ними и знать каждый источник своего дохода.

Время оцифровать бизнес

Все названные выше инструменты могут эффективно работать только при полной оцифровке бизнеса. Даже простая таблица с показателями лучше оценки на глаз. Но табличное управление крадет много времени у сотрудников и практически все у руководителя. Сейчас нужна IT-система, которая может показать всё в режиме реального времени.

Главное преимущество оцифровки — возможность влиять на показатели. Зная показатель конверсии сделок, вы еще в феврале поймете, что для плановых продаж марта и апреля, нужно больше лидов. Вы управляете, а не фиксируете показатели.

Аналитика дает понятные ответы на управленческий вопрос “почему отдел не справляется с нагрузкой”. Из собранных данных легко понять что не так: слишком много задач для текущего штата, у части сотрудников низкая продуктивность, процесс построен не оптимально и т.д. Так начинается управление компанией на основе данных

Оцифровка дает еще одно неоспоримое преимущество — возможность подключить ИИ для выполнения части работ. И это еще одно направление оптимизации.

Тренд на искусственный интеллект

Для большинства рядовых пользователей ИИ — это, в первую очередь, нейросети, которые делают милые картинки или пишут посты в соцсети, но у этой технологии гораздо более серьезный потенциал.

Например, он может помогать руководителю отдела продаж следить за качеством работы сотрудников — расшифровывать звонки менеджеров и подсвечивать нужные нюансы. Или решить проблему неэффективных совещаний (будем откровенны, это бич крупных компаний): нейросеть просто возьмет на себя фасилитацию встречи, и у участников больше не возникнет вопросов, что они здесь делают и когда это закончится.

В медицине уже сейчас есть помощники, которые слушают разговоры врачей с пациентами, анализируют их и подсказывают возможные диагнозы. Они не заменяют врача, но помогают ему не упустить важные детали. В продажах происходит то же самое. ИИ может в реальном времени анализировать разговор и говорить: «Ты забыл спросить о важной детали» или «Посмотри, клиент намекает на это, стоит уточнить».

Помощник, а не конкурент

Бизнес в России довольно осторожно «нанимает» ИИ. Это связано с сопротивлением как со стороны руководства, так и со стороны сотрудников. Это нормально, люди медленно и неохотно привыкают к новому, в этом процессе главное — правильно организовать внедрение.

Важно не ставить команду перед фактом без предупреждения, а сначала показать реальную пользу ИИ. Когда сотрудники видят, что «новый коллега» освобождает их от рутины, делает их жизнь комфортнее и позволяет сосредоточиться на более интересных задачах, они сами начинают предлагать, какие процессы можно автоматизировать.

Когда компания дает понять, что ИИ не заменяет, а освобождает, это открывает перспективы и перед самим бизнесом. Теперь часы освободившихся специалистов можно инвестировать в другие проекты, масштабироваться. Это и называется оптимизацией.

Кто на передовой технологий

Крупные компании видят потенциал в искусственном интеллекте, многие из них уже встроили нейронки в свои процессы: от логистики до прогнозирования. Например, «Газпром Нефть» использует ИИ для совершенствования процесса нефтедобычи, а в Skyeng технологии помогают оценивать уровень обучающихся и «подгонять» под них учебный план.

Однако тезис «мой бизнес еще мал, ИИ пока не для меня» не верен. Уже есть практические кейсы, когда искусственный интеллект начинает работать на тебя в ежедневной рутине по одной кнопке. Без бюджетов на разработку и внедрение системы. Например, расшифровка звонков, речевая аналитика, резюме встреч. Это доступно бизнесу любого масштаба прямо сейчас.

Итог

Отлив всегда показывает, кто ходил купаться без настроенных процессов. В ближайшие годы бизнес не будет расти на росте рынка. На плаву останутся компании, которые:

• хорошо считают финансы
• хорошо считают эффективность сотрудников и процессов
• умеют быстро реагировать
• оптимизируют работу за счет автоматизации и ИИ

А лучше – все пункты вместе. Сложно сказать, сколько времени у вас есть на то, чтобы закрыть все пункты. Но точно ясно, что это напрямую влияет на состояние вашего бизнеса.