Когда файлы разбросаны по разным дискам и папкам, важное может потеряться. Работать так с коллегами и клиентами неудобно. Решить проблему помогают сервисы для совместной работы с документами. В статье разбираемся, что умеют такие платформы и зачем они бизнесу.
Что дает бизнесу совместная работа над документами
Совместная работа с документацией и задачами необходима как крупным корпорациям, так и небольшим предприятиям. Это способствует эффективному взаимодействию сотрудников между собой и с клиентами. Вот как еще могут помочь бизнесу инструменты для совместной работы над документами и проектами:
- Вся информация в одном месте. В сервисах есть рабочее пространство, где сотрудники компании хранят файлы: шаблоны договоров и коммерческих предложений, отчеты, презентации, иллюстрации, образцы писем или заявлений на отпуск. Здесь же ставят, обсуждают и завершают задачи. Быстро найти и согласовать документ можно в пару кликов.
- Всегда свежие данные. Если менеджер по продажам отправит клиенту устаревшую версию договора, компания рискует потерять деньги и время. В сервисах для совместной работы об изменениях можно узнать тут же — в чате или в описании задачи. Например, юрист компании во встроенном текстовом редакторе исправил шаблон договора с физлицами и в чате сразу отправил ссылку на документ менеджерам.
- Проще вести дела. Задача руководителя — закончить проект в срок и уложиться в бюджет. В системах для совместной работы с документами и проектами видно, чем сейчас занята команда, есть ли трудности. В задаче есть все необходимое — так можно быстро найти ответ на вопрос или того, кто поделится информацией.
- Процессы прозрачны. Если компания ведет задачи в одном сервисе, у руководителей всех уровней есть полная информация о делах. Им проще решить, нужно ли поменять процессы, расширить команду или подключить другое подразделение.
Как организовать совместную работу над документами
Рассмотрим основные способы организации совместной работы и разберем их плюсы и минусы.
Для каждого процесса — свой сервис
Сотрудники работают в разных программах. Например, менеджеры по продажам ведут сделки в Excel, готовят коммерческие предложения в сервисах Google, созваниваются через Skype, а рабочие задачи обсуждают в мессенджере. Использовать несколько сервисов можно, если бизнес запустили недавно: сотрудников мало, а денег на серьезное ПО пока нет.
В компании с несколькими отделами работа в разных сервисах может создавать путаницу.
Одна платформа для всех процессов
Например, в сервисе есть облачное хранилище, редактор документов, CRM, чат, планировщик задач и видеозвонки. Сотрудникам не приходится переключаться между приложениями. А значит, меньше вероятность, что менеджер пропустит задачу или РОП не увидит обновленный договор от юриста.
Пример. Агентство контент-маркетинга использует одну платформу. Менеджер по продажам вносит в базу новых клиентов и передает их главному редактору. Тот распределяет задачи между членами своей команды. Здесь же дизайнеры получают ТЗ на иллюстрации для статей, а бухгалтер напоминает, когда сотрудникам нужно подготовить акты выполненных работ.
Благодаря единому рабочему пространству команда выполняет проекты в срок и клиенты возвращаются.
Такой вариант подходит компаниям, в которых много подразделений и совместных проектов.
Какие возможности есть у платформ
На рынке много программ для совместной работы с документами онлайн. На примере Битрикс24 разберемся, что можно делать внутри одной платформы и почему так удобнее.
Хранить файлы
В Битрикс24 есть «Общий диск» и «Мой диск» — они позволяют сохранять любые файлы и организовывать совместную работу с документами в облаке. На «Общем диске» администратор настраивает права доступа для каждого сотрудника или отдела. Например, руководитель отдела продаж может создавать и редактировать папки и файлы, а менеджеры — только читать документы или делиться ими. При этом скачивать файлы могут любые сотрудники.
«Мой диск» — это личное облачное хранилище для файлов каждого сотрудника. Документы, отчеты, таблицы, презентации, изображения можно перемещать, редактировать, скачивать и удалять. Если нужно поделиться файлами с коллегами, можно настроить доступ к отдельным документам, папкам или всему диску.
Создавать и редактировать документы
В Битрикс24 можно создавать текстовые документы, электронные таблицы, презентации и редактировать их одновременно с командой. Допустим, вы с коллегами готовите смету для нового клиента. Пересылать файл по почте и редактировать его по очереди неудобно — процесс затягивается. Пообщаться вживую, чтобы обсудить предложения и правки, тоже не всегда получается. С функцией совместного редактирования документов вы будете сразу видеть, кто и какие правки вносит. Все изменения сохраняются автоматически, любую версию можно восстановить.
Согласовывать документы
В некоторых компаниях утверждать документы могут неделями: то главбух в отпуске, то юрист в командировке. В сервисах для совместной работы все можно сделать быстрее, даже если сотрудников нет в офисе.
Пример. В Битрикс24 есть приложение, с помощью которого можно согласовывать внутренние и внешние документы. Допустим, у руководителя отдела продаж есть счет, который генеральный директор должен подписать и передать бухгалтеру. РОП открывает счет на «Моем диске», выбирает «Бизнес-процессы» и затем — «Внутреннее согласование документа». У генерального директора появляется задание — согласовать документ. Он пишет комментарий, нажимает «Утвердить» и направляет счет дальше по цепочке. Бухгалтер оплачивает счет и завершает задачу. По такому же алгоритму можно согласовывать документы и с клиентами — через бизнес-процесс «Внешнее согласование».
Планировать задачи
Функция таск-трекера помогает сотрудникам все помнить, а руководителям — отслеживать, на каком этапе проект. Для каждой задачи можно выбрать сроки, исполнителей и наблюдателей, приоритет.
В Битрикс24 можно планировать задачи по разным методикам: канбану, диаграмме Ганта, скраму. Или подобрать приложение в Битрикс24 Маркете.
Общаться в чатах
Чаты в Битрикс24 похожи на привычные мессенджеры, но без спама и личных переписок — только общение с коллегами по делу. Прямо в чате можно позвонить, создать задачу или запланировать встречу.
Вести базу клиентов в CRM
Битрикс24 CRM — это программа, которая упорядочивает бизнес-процессы и работу с клиентами. В сервисе можно вести базу, отслеживать сделки, составлять договоры, анализировать продажи и рекламные кампании.
Дополнительно можно автоматизировать рутинные процессы, например роботы могут создать шаблоны счетов, отправить ссылку на оплаты, запустить рассылку.
Что в итоге
- Сервисы для совместной работы с документами онлайн помогают бизнесу безопасно хранить информацию, управлять задачами и проектами, оценивать вклад каждого сотрудника.
- Есть разные варианты организации совместной работы с документами, проектами и задачами. Можно использовать несколько сервисов. Но тогда сотрудникам придется постоянно переключаться между программами. Есть риск, что информация потеряется. Второй способ — вести все дела на одной платформе. Так сотрудники смогут вместе работать с файлами и быстро переключаться между задачами.
- Один из вариантов такого сервиса — Битрикс24. На платформе можно вести базу клиентов, создавать, редактировать и согласовывать документы, общаться с коллегами и клиентами, анализировать продажи и эффективность рекламы.
