Для планирования работы и постановки задач команде многие бизнесы используют бэклог — список всех требований к проекту, упорядоченный по приоритетам. В этой статье мы рассмотрим, чем бэклог отличается от обычного списка задач и как его правильно составлять и использовать.
Что такое бэклог
Бэклог (от англ. backlog — невыполненная работа) — это инструмент, который помогает запускать и управлять проектами. Термин и концепция появились в 2001 году вместе с Agile — философией гибкого подхода в управлении проектами. Бэклог представляет собой список всех задач, которые необходимо выполнить, упорядоченных по приоритетам.
Бэклог проекта — это не просто список задач. Чем выше задача в списке, тем выше ее приоритет. В бэклоге также можно указать ответственных за выполнение задач и сроки их выполнения. Команда сама выбирает, какие элементы включить в бэклог.
Бэклог можно вести на бумаге или в Excel-таблице. Но многие команды пользуются специальными программами.
Так выглядит бэклог Журнала в Битрикс24. Одна карточка ― одна задача. Видны ответственные и сроки. Карточки можно перетаскивать из бэклога «Идеи» в нужную колонку.
Пример:
Компания ведет блог для привлечения новых клиентов. Сотрудники редакции разрабатывают стратегии SEO-продвижения, пишут тексты, создают иллюстрации, верстают и публикуют материалы на сайте. Чтобы сосредоточиться на приоритетных задачах и эффективно развивать блог, команда создала бэклог. В него включили следующие пункты, расположенные по убыванию приоритета:
- доработать редакционную политику блога;
- сделать описания разделов;
- подготовить инструкцию для дизайнеров по размерам обложек;
- сверстать страницы с авторами и экспертами блога;
- создать таблицу экспертов и героев статей;
- изменить подписи авторов в вышедших статьях.
Виды бэклогов
Бэклог проекта используется в различных сферах, а вот бэклог продукта и бэклог спринта — преимущественно в IT. Рассмотрим их различия:
- Бэклог проекта: Список всех задач, необходимых для завершения проекта. Используется в любых сферах деятельности.
- Бэклог продуктаСписок функций и улучшений, которые необходимо реализовать для продукта. Используется в IT для разработки программного обеспечения.
- Бэклог спринта: Список задач, которые команда планирует выполнить в течение одного спринта (обычно 1-4 недели). Используется в Agile-методологиях.
|
Бэклог продукта |
Бэклог спринта | |
| Что входит | Перечень всех задач, которые нужно выполнить, чтобы выпустить продукт | Список задач на спринт — короткий период времени, обычно одна — две недели |
| Как создают задачи | Описывают в общем виде | Описывают детально. Количество зависит от сложности и опыта команды. Важно спланировать бэклог так, чтобы уложиться в спринт |
| Кто создает бэклог | Продуктовый бэклог обычно составляет владелец продукта — product owner | Задачи для спринта выбирает менеджер проекта или тимлид вместе с командой |
| Кто согласовывает и вносит изменения в бэклог | Готовый бэклог продукта согласовывают с командами разработчиков, дизайнеров, маркетологов | Вносить изменения в бэклог спринта может только владелец продукта и команда разработчиков |
Как бэклог помогает управлять проектами
Бэклог — это не просто список задач. Чтобы он стал эффективным инструментом управления проектами, задачи нужно разбить на более мелкие, приоритизировать и установить сроки. В таком виде бэклог помогает команде, стейкхолдерам и руководителям:
- Определять приоритеты: Команда понимает, над чем важно работать в первую очередь, а что может подождать.
- Управлять ожиданиями: Заказчик видит, когда и какие работы запланированы. А команда знает, что нужно выполнить, чтобы завершить проект.
- Оценивать трудозатраты: В бэклоге должна быть информация о том, сколько времени требуется на выполнение каждой задачи. Это помогает руководителю планировать проект и распределять нагрузку.
- Оптимизировать процессы: Бэклог — это гибкая система, которую можно адаптировать под новые требования или идеи. Команда может планировать работу на короткие периоды и при необходимости менять бэклог.
Как составить бэклог: методы и инструменты
Для удобства работы с бэклогом его часто визуализируют. Для этого используют физические доски со стикерами или виртуальные доски. Виртуальные доски удобнее, так как доступны всем участникам команды, даже если они работают удаленно.
Для управления бэклогом на виртуальной доске создайте минимум три колонки: «Бэклог», «В работе», «Сделано». В колонку «Бэклог» добавьте карточки с задачами, укажите ответственных, сроки и приоритеты. Перемещайте карточки между колонками по мере изменения статуса задач.
Пример:
Компания запускает блог. Ей нужно:
1. Определить цели и задачи:
Например, если цель — привлекать трафик на сайт, то нужно сосредоточиться на создании SEO-оптимизированных статей и привлечении трафика из социальных сетей.
2. Разработать подробный план:
Разбейте основные задачи на более мелкие и выполнимые. Например, «собрать команду» включает оценку необходимых специалистов, составление описаний вакансий, размещение их на карьерных сайтах, отбор кандидатов и проведение интервью.
3. Назначить сроки и ответственных:
Определите, кто будет отвечать за каждую задачу и в какой срок ее выполнит. Например, маркетолог составляет список требований к специалистам, а рекрутер размещает вакансии и проводит собеседования.
4. Отслеживать прогресс:
Регулярно проверяйте, как продвигаются задачи. Используйте доску для визуализации статуса задач.
Как понять, что бэклог эффективен
Чтобы бэклог был эффективным, он должен соответствовать следующим требованиям:
- Четкие задачи:
Команда должна понимать, что от нее требуется. Например, вместо «Улучшить интерфейс» лучше написать «Добавить функцию перетаскивания задач на доске к 15 мая».
- Приоритеты:
Руководитель проекта должен обозначить важность задач и следить за актуальностью приоритетов.
- Реализуемость:
Бэклог должен содержать только те задачи, которые команда может выполнить в установленные сроки.
- Регулярное обновление:
Бэклог должен регулярно обновляться на основе обратной связи от команды и изменений в проекте.
- Доступность:
Все участники команды должны иметь доступ к бэклогу и видеть статус задач.
- Прогресс:
Если план постепенно реализуется, значит, инструмент работает. Если число задач только растет, нужно пересмотреть планирование.
Итог
- Бэклог — это список задач, упорядоченных по приоритетности, которые команда должна выполнить
- Этот инструмент управления проектами помогает команде видеть приоритеты в работе, оценивать трудозатраты и производительность. Бэклог можно вести в электронной таблице, онлайн-сервисе или на бумаге.
- Чтобы создать бэклог, определите цели проекта, разбейте задачи на мелкие и выполнимые, назначьте сроки и ответственных, и отслеживайте статус задач с помощью специальных инструментов. Эффективный бэклог должен содержать четкие задачи, приоритеты, быть реализуемым, регулярно обновляться, быть доступным для всех участников команды и показывать прогресс в проекте.
