Рассказываем, что такое дорожная карта, пошагово объясняем, как ее создать и каких ошибок следует избегать.
Что такое дорожная карта
Дорожная карта, или roadmap, — это общая стратегия по проекту. Обычно в документе указывают основные цели и задачи, этапы, примерные сроки исполнения, ответственных. Руководителю проекта дорожная карта помогает видеть весь фронт работ, а сотрудникам — понимать, кто за какие этапы отвечает и на какие сроки ориентироваться.
Роадмап используют в бизнесе, образовании, государственном управлении. Например, в IT, маркетинге, строительной сфере дорожные карты помогают планировать работу над большими проектами. В образовании с помощью роадмапа готовят научные и профориентационные программы. В государственном управлении разрабатывают федеральные и региональные мероприятия. Дорожную карту можно сделать и для личных целей, например, чтобы запланировать карьерное развитие или ремонт квартиры.
Роадмап можно оформить текстом или сделать наглядную схему. Вот пример оформления дорожной карты для проекта Минпросвещения:
В компаниях роадмап делают более наглядным. В этом примере дорожной карты проекта по разработке мобильного приложения сразу видны все этапы и задачи:
Иногда дорожную карту путают с планом, но между ними есть важное отличие. Дорожная карта — это стратегия развития, а план — тактика действий. В roadmap указывают, кто, что и когда делает, а в плане — еще и как это будет выполняться.
Зачем проекту нужна дорожная карта
Дорожную карту создают еще перед началом проекта. Она помогает решить сразу несколько бизнес-задач.
Определить и описать цели проекта. С дорожной картой вы сможете четко обозначить конечную цель и разбить ее на частные. Например, если компания планирует выпустить на рынок новый продукт, дорожная карта поможет разделить процесс на этапы: исследовать рынок, создать MVP, разработать и протестировать продукт на фокус-группе, выпустить его на рынок и начать маркетинговые активности.
Сделать работу команды слаженной. С дорожной картой заказчики и исполнители владеют одной и той же информацией. Все видят, как продвигается работа, кто за что отвечает, на каких этапах или в каких отделах сдвигаются сроки и как это влияет на проект в целом.
Управлять бюджетом. Из дорожной карты понятно, какой объем работ предстоит выполнить по проекту. Это позволяет руководителю проще распределить финансы по этапам, снижая риски необходимости урезания бюджета или поиска дополнительных средств на каком-то из них.
Оптимизировать ресурсы. В дорожной карте обычно прописывают, какие отделы или исполнители участвуют в проекте. Например, маркетологи могут подключаться в начале проекта — на этапе исследования рынка — и ближе к концу, когда запускают рекламные кампании. Это позволяет руководителю планировать их занятость на других проектах в промежуточные периоды.
Разработать план. Дорожная карта — стартовая линия проекта. Когда создадите роадмап, разбейте каждый этап на мелкие задачи, укажите ответственных и точные сроки. Так вы получите план, который можно использовать в дальнейшей работе.
Что входит в дорожную карту проекта
Чтобы дорожная карта проекта была полезной для всех участников и не просто формальностью, включите в нее следующие разделы:
Цели проекта. Подробное описание глобальной цели и промежуточных целей. Например, если студии мобильной разработки нужно создать приложение для оплаты парковок в городе, это будет главная цель проекта. Далее ее разбивают на более мелкие цели: разработать прототип, написать код, создать дизайн и тексты для интерфейса, протестировать и исправить ошибки, запустить продукт.
Этапы. Промежуточные цели можно разбить на еще более мелкие этапы работ. Например, для промежуточной цели «создать дизайн и тексты для интерфейса» более мелкими этапами будут: разработать дизайн главного экрана, отрисовать иконки для меню, написать тексты для знакомства с пользователем.
Сроки. Установите дедлайны для каждой цели и этапа. Например, сделать прототип нужно в июне 2024 года, разработать дизайн — с 1 по 15 июля, а запустить приложение к началу 2025 года. Чем мельче цель, тем точнее будут сроки.
Ожидаемые результаты. Опишите, что команда должна представить в конце каждого этапа и всего проекта. Это поможет всем участникам понимать, что они должны получить или к каким показателям стремиться.
Исполнители. Укажите отделы, должности и фамилии сотрудников, ответственных за каждый этап.
Возможные риски. Опишите предположения о том, что может пойти не так и на каких этапах. Например, если есть риск, что три штатных дизайнера могут не справиться с работой, руководитель проекта заранее подыскивает надежных специалистов-фрилансеров, чтобы обратиться к ним в случае необходимости.
Как разработать дорожную карту
Перед тем как составлять роадмап, ответьте на вопросы: что нужно сделать? кто будет это делать? когда нужно получить результат? Затем следуйте этим шагам:
Шаг 1. Определите целевую аудиторию дорожной карты
Оформление карты и данных в ней зависит от того, кому она предназначена. Например, на предприятии, которое запускает новый продукт, всем отделам важно понимать, как идут дела у коллег. Поэтому в дорожной карте указывают цели, сроки и ответственных по каждому этапу. А для инвесторов важны только основные задачи, сроки и возможные риски. В этом случае делаем более общий роадмап.
Шаг 2. Сформулируйте цель проекта
Пропишите, чего именно вы планируете достичь и за какой срок. Например, производитель товаров для фитнеса решил создать блог и поставил цель: привлечь внимание к компании и за год увеличить продажи магазина на 20%. Это основа дорожной карты и конечный результат, к которому будет стремиться команда.
Шаг 3. Разбейте цель на более мелкие задачи
Создайте список этапов и задач, которые нужно решить. Например, чтобы выпустить на рынок новый товар, компании нужно:
- определить целевую аудиторию;
- проанализировать рынок и конкурентов;
- сформулировать конкурентные преимущества продукта;
- разработать маркетинговую стратегию;
- выпустить пробную версию;
- собрать обратную связь и доработать продукт;
- выпустить первую партию.
Позже, когда будете составлять план работы, разбейте эти задачи на еще более мелкие.
Шаг 4. Обозначьте сроки
Если не указать хотя бы примерные дедлайны, велик риск, что задачи будут постоянно сдвигаться и работа не закончится никогда. Планируйте сроки в зависимости от методологии управления проектами, по которой работаете. При waterfall-подходе этапы следуют друг за другом. Например, сначала создают прототип сайта, потом разрабатывают дизайн, затем пишут тексты, а после тестируют блог. А если используете agile-методологию, то некоторые работы можно вести одновременно. Например, дизайнеры готовят иллюстрации и копирайтеры пишут тексты параллельно.
Сроки, которые будете указывать, зависят от детализации дорожной карты. Если это документ для нескольких отделов компании, пропишите месяц или неделю, когда нужно получить результат. А вот в дорожной карте для конкретной команды можно указывать сроки вплоть до дня.
Шаг 5. Назначьте ответственных
Если разрабатываете дорожную карту для отдела или команды, можно вписать должности сотрудников. Например, за тексты для блога отвечают два копирайтера и редактор, за иллюстрации — дизайнер, а за ключевые слова и выдачу в поисковике — SEO-специалист. Фамилии можно внести позже, когда будете создавать детальный план работ.
В дорожных картах, которые создают для внешних заказчиков, можно указать только отделы. Бывает, что в ходе работ понадобится непосредственное участие клиента. Допустим, в компании уже есть сайт и его нужно полностью обновить. Добавьте в дорожную карту ответственного со стороны заказчика на этапе верстки — когда вам потребуются права администратора для доступа к странице. Так вы не потеряете время на ожидание, а клиент сможет планировать время своей команды.
Шаг 6. Проверьте, что составили дорожную карту правильно
Готовый документ должен соответствовать трем критериям:
- Прозрачность — каждый участник понимает общую цель проекта и видит, каких результатов нужно добиться на каждом этапе.
- Гибкость — в течение проекта дорожная карта может меняться, и это нормально. Чтобы избежать авралов во время работы, заложите в роадмап дополнительное время, исполнителей или бюджет на сложные этапы.
- Риски — все предусмотреть невозможно, но наиболее вероятные проблемы зафиксируйте в дорожной карте. Здесь же пропишите возможные варианты их решения.
В каких сервисах можно создать дорожную карту
Нет строгих требований к созданию дорожной карты проекта. Главное, чтобы она была удобна для всех участников: руководителя или проджект-менеджера, исполнителей, заказчика. Роадмап можно даже нарисовать на бумаге, но обычно в компаниях используют онлайн-сервисы.
Электронные таблицы. Это самый доступный инструмент. В Excel и Google-таблицах можно создать свой роадмап или использовать встроенные шаблоны. Например, этот образец дорожной карты проекта подойдет для описания стратегии по разработке мобильного приложения.
Электронные таблицы подходят для небольших команд или как пробная версия — чтобы понять, стоит ли вообще команде внедрять дорожные карты. Однако у этого инструмента есть и минусы: таблицы могут съезжать, и их неудобно просматривать на смартфоне.
Презентации. Этот вариант подходит, если нужно представить дорожную карту, например, инвестору. Обычно в презентации прописывают общую информацию по будущему проекту: его цель, результаты анализа рынка и целевой аудитории, предполагаемые результаты, состав команды, которая будет работать. Один-два слайда уделяют дорожной карте. Однако презентации не самый удобный способ делать роадмап, так как сложно сделать его подробным и быстро внести изменения.
Онлайн-сервисы специально для создания дорожных карт. В таких сервисах дорожные карты получаются наглядными и их легко изменять. У большинства сервисов есть бесплатный тестовый период на 14-30 дней. Некоторые предлагают свободный доступ, но с ограничениями по количеству шаблонов, которые можно использовать.
Битрикс24. Попробуйте создать дорожную карту в разделе «Задачи и Проекты» в Битрикс24. Там можно создать любые задачи, установить сроки исполнения и ответственных, а затем представить их в удобном виде. Например, в блоке «Мой план» получится роадмап в виде канбан-доски. А если в управлении проектами используете каскадную методологию, выбирайте блок «Гант» — карта будет в виде диаграммы Ганта.
Что может пойти не так
Можно создать наглядную и удобную дорожную карту, но она может оказаться бесполезной или даже мешать работе, если допустить ошибки при ее разработке. Вот самые частые ошибки, которых следует избегать:
Нет четкой цели и конкретных результатов. В этом случае команда может потеряться в количестве задач, выполнить лишнюю работу, но так и не достичь нужного результата. В итоге сроки проекта постоянно переносятся, а компания теряет деньги и время.
Слишком общие формулировки. Размытые задачи пугают, и участники не понимают, что конкретно нужно делать. Детализируйте описания этапов, например, вместо «доработать сайт» используйте четкие формулировки: «добавить форму обратной связи», «оптимизировать время загрузки страницы».
Не определены связи между этапами. Например, задача «разработать дизайн» напрямую зависит от задачи «утвердить концепцию». Если не отобразить эту связь в дорожной карте, могут сдвинуться сроки выполнения каждой задачи и всего проекта.
Дорожная карта вышла негибкой. Иногда сроки решения задач прописывают слишком плотно. Это создает риск, что проект застопорится или затянется, если возникнут непредвиденные обстоятельства.
Дорожная карта не обновляется. В этом случае участники проекта не понимают, на каком этапе находится каждая команда или отдел. В результате сдвигаются сроки и возникают разногласия между сотрудниками.
