После проведения встреч с коллегами или клиентами полезно фиксировать итоги, сроки и задачи. Это помогает убедиться, что все участники правильно поняли друг друга и не забудут о достигнутых договоренностях.
Чтобы важная информация после переговоров не потерялась, рекомендуется отправлять фоллоу-ап. В этой статье мы расскажем, что это такое и как его составить.
Что такое фоллоу-ап
Фоллоу-ап — это электронное письмо или сообщение, в котором подводятся итоги встречи. В нем менеджер обозначает достигнутые договоренности и описывает следующие шаги по проекту. Такие письма отправляют после:
- Планерок — с задачами и исполнителями;
- Мозговых штурмов — с итогами обсуждений и идеями, которые будут реализованы;
- Переговоров — с результатами встречи;
- Заключения сделок — с напоминанием о сумме договора, сроках оплаты и контактных лицах.
Пример: Команда маркетингового агентства обсуждала подготовку кейса по SEO-продвижению. Обсуждали задачи клиента, предложенные решения, сбор семантики и контент-план, а также результаты по трафику. На созвоне придумали, как оформить кейс, и несколько человек вызвались его написать. Однако руководитель не подвел итоги, не выбрал ответственного и не обозначил сроки. В результате кейс так и не был написан.
Чтобы участники встречи не забыли, кому что нужно сделать, руководителю следовало отправить письмо с указанием сроков, ответственных и задач.
Обычно фоллоу-ап готовит руководитель, проводивший планерку, или модератор встречи, например ассистент. Клиентам фоллоу-ап отправляет менеджер или тот, кто вел переговоры, — тимлид, главный дизайнер или разработчик.
Чем полезен фоллоу-ап
Фоллоу-ап помогает согласовывать работу по проекту как внутри команды, так и с клиентом. Разберем на примерах.
Внутри команды: Представим, что руководитель группы продаж провел ежедневную планерку. На ней обсуждали, сколько сделок не хватает для выполнения плана. Руководитель отправляет в чат итоги встречи.
Итоги 03.04. и план на завтра:
- Алена сделала пять встреч из шести, ей завтра важно позвонить «Авантажу» и назначить встречу по КП, чтобы больше не срывались, а еще сделать десять звонков по лидам.
- Никита закрыл все сделки из плана, завтра сосредоточься на сервисных звонках по текущим клиентам: список пришлю.
- Паша немного отстает — сделал три встречи из шести. Ему завтра нужно обзвонить базу холодных клиентов и назначить встречи.
Такое сообщение не только отражает результаты каждого, но и обозначает, каких действий руководитель ждет от менеджеров.
С клиентом: Менеджер SMM-агентства неделю общался с потенциальным клиентом по телефону и в мессенджерах. В итоге договорились, что проект будет вести команда агентства. Чтобы закрепить договоренности, менеджер отправил письмо на почту.
Пример письма:
Алексей Иванович, добрый день! Дублирую, о чем мы договорились на этой неделе:
- В понедельник отправим договор, в нем будут такие работы в группе «ВКонтакте»: пост и две сторис в день с дизайном и текстом, ответы на все комментарии и сообщения подписчиков, подготовка контент-плана на месяц. Вы обещали посмотреть договор до среды.
- Решили, что допустимо два круга правок, каждый пост согласовываем перед публикацией: сдаем по понедельникам. Отметил это в договоре.
- Цена за услуги в месяц — 90 000 рублей, предоплата (до 1 марта) — 50%, постоплата — 31 марта.
- Запуск рекламы отложили на март.
Буду ждать обратную связь, чтобы я подготовил договор.
В фоллоу-ап включают главное, чтобы ни менеджер, ни клиент не искали подробности по всей переписке. Так клиенту проще исправить то, что не учел менеджер, а сотрудник потратит меньше времени на правки.
Отмечать результаты встреч и звонков можно в CRM Битрикс24. В ней автоматически сохраняются все звонки, письма и чаты с клиентами. А встроенный искусственный интеллект CoPilot может прослушать запись разговора, заполнить карточку в CRM и собрать фоллоу-ап. Договоры, сроки и сделки также будут в системе.
Всю эту информацию видит руководитель отдела продаж. С помощью Битрикс24 он может распределять задачи, назначать ответственных и контролировать выполнение задач.
Как написать фоллоу-ап: советы
Фоллоу-ап может запутать, если непонятно, какую встречу описывает автор, или если информации слишком много. Вот несколько советов, как его составить.
1. Напоминайте о теме разговора. Чтобы было проще сориентироваться, указывайте в фоллоу-апе, почему его пишете. Например, отметьте, что это письмо о результатах планерки. Указывайте, когда была личная встреча, даже если прошла пара минут, ведь получатель может прочитать фоллоу-ап позже.
Посмотрим пример:
2. Фиксируйте главное. Фоллоу-ап встречи — это выжимка информации. В резюме встречи перескажите не ход обсуждений, а решения. А если часть команды пропустила встречу, но участвует в проекте, приложите запись.
3. Разбивайте на пункты. Несмотря на то, что фоллоу-ап — это короткое письмо, в нем обычно много дат, цен и задач. Поэтому делите информацию на блоки: один пункт = одна мысль.
Фоллоу-ап — это важный инструмент для поддержания ясности и согласованности в работе. Он помогает фиксировать достигнутые договоренности и обеспечивает выполнение задач в срок.
Что в итоге
- Фоллоу ап встречи — это письмо с резюме встреч или долгих переписок с сотрудниками или клиентами. Оно помогает убедиться, что все участники встречи правильно поняли друг друга. Например, менеджер услышал свои задачи на следующую неделю, а клиент согласовал смету.
- Чтобы получатель видел, о чем будет письмо, и мог найти его, указывайте тему: клиента, дату, суть встречи.
- Делите информацию на блоки, где в одном пункте пишете один факт, например задачи исполнителя.
- Отмечайте только самую важную информацию, не пересказывайте все переговоры. Пропишите план действий и ответственных, а также цены и сроки.
- Отправляйте фоллоуапы только после важных встреч, где приняли новые решения.
