Что такое кросс-функциональная команда
Кросс-функциональная команда — это группа специалистов с разными навыками, которые могут запускать проекты под ключ.
Пример кросс-функциональной команды: Агентство X занимается контент-маркетингом: создает и продвигает контент, чтобы увеличивать спрос на продукты клиентов и их продажи. Одна группа работает над проектом, не отвлекаясь на другие задачи.
В команде есть продюсер, маркетолог, главный редактор, редакторы, авторы, дизайнеры и SEO-оптимизатор. Эти специалисты разрабатывают стратегию продвижения и создают контент. Рабочими процессами управляют тимлид и проджект-менеджер, которые следят за сроками, решают проблемы, координируют действия специалистов и презентуют решения заказчику.
Такая команда называется кросс-функциональной, потому что в ней есть люди с разными навыками, достаточными для решения задачи клиента.
Нет четких правил, кто должен быть в кросс-функциональной команде. Состав и количество сотрудников зависят от задач. Если продукт нужно не только разработать, но и вывести на рынок, не обойтись без SEO- и контент-специалистов, маркетологов и SMM-менеджеров. Если продвижением займется сам заказчик, необходимость в таких сотрудниках отпадает.
Обычно в кросс-функциональной команде есть:
- Тимлид — лидер, отвечающий за эффективность команды, контроль этапов и результатов проекта, поддержание атмосферы в коллективе.
- Проектный менеджер — координатор команды, распределяющий задачи, определяющий сроки и собирающий обратную связь.
- Специалисты разных сфер — люди, решающие задачи. Это могут быть дизайнеры, маркетологи, программисты, аналитики, юристы и верстальщики.
В одной команде над общим проектом могут работать как новички, так и опытные специалисты. Например, старший маркетолог исследует аудиторию, разрабатывает стратегию, выбирает рекламные площадки и отслеживает эффективность, а младший отвечает за контент и публикации.
В каких проектах нужны кросс-функциональные команды и в чем их преимущества
Кросс-функциональные команды подходят для краткосрочных и долгосрочных проектов в сферах IT и диджитал. Задачи могут быть разнообразными: выпустить приложение на рынок, создать сайт, обогнать конкурентов и привлечь пользователей.
Преимущества кросс-функциональной команды:
- Высокая скорость и самостоятельность. Не нужно согласовывать каждый шаг с другими отделами, что помогает укладываться в сроки и добиваться лучших результатов.
- Гибкость. Команде проще определить график и подстроиться под задачи друг друга. Они могут исследовать рынок, изучать обратную связь клиента и на основе этого менять план работы.
- Результативность. В команде работают специалисты с разными навыками, взглядами и опытом, что упрощает анализ задач и принятие решений.
- Креативность. Сотрудники с разными качествами, знаниями и умениями активнее предлагают идеи по улучшению продукта. Такие команды обладают творческим подходом и открыты новому.
Пример: Команда программистов разрабатывает приложение для доставки еды. Чтобы учесть мнения пользователей и сделать продукт удобным, нужны UX-дизайнеры и аналитики, но они работают в другом отделе. Проектный менеджер поставил этим специалистам задачу провести исследование, но у них очередь из таких заданий, поэтому ждать придется долго. Чтобы коллеги правильно собрали фокус-группу и опросник, нужно погрузить их в детали проекта, что отнимает время. В кросс-функциональной команде сразу были бы аналитик и UX-дизайнер, которые знают нюансы и могут быстрее провести исследование.
Как собрать кросс-функциональную команду
Шаг 1. Определите необходимость команды
Например, неудобно работать над сайтом, когда все сотрудники из разных отделов: это занимает много времени, этапы согласования слишком сложные. Цель — упростить процесс и сократить время на разработку.
Шаг 2. Определите функции
Для работы над сайтом понадобятся:
- Фронтенд-разработка: Специалист создает внешний интерфейс, который видят пользователи — окна, блоки, кнопки и другие элементы.
- Бэкенд-разработка: Программист работает над серверной частью, обеспечивая выполнение пользовательских запросов.
- Тестирование: QA-инженер проверяет корректность работы сайта, его отображение в разных браузерах и загрузку всех окон.
- UX: Специалист изучает пользовательский опыт и решает, как сделать сайт удобнее.
- Верстка: Верстальщик переводит дизайн-макеты на язык браузера с помощью кода.
- Маркетинг: Специалист изучает целевую аудиторию, выбирает креативы, определяет позиционирование продукта, подбирает фразы и визуалы для привлечения клиентов. Иногда сам пишет тексты и готовит иллюстрации либо ставит задачи копирайтерам и дизайнерам.
- Управление: Руководитель контролирует этапы проекта, общается с заказчиком, организует работу команды и распределяет задачи.
Шаг 3. Определите необходимые навыки
Определите, что должны уметь и знать специалисты для решения задачи — это hard skills. В нашем примере:
Еще определите, какие личностные навыки (soft skills) помогут команде быстрее достичь цели. Например:
- аналитические способности;
- внимательность;
- умение работать в команде;
- стрессоустойчивость;
- самоорганизованность.
Шаг 4. Выберите специалистов
Когда определите необходимые навыки, выясните, у кого из сотрудников они есть. Как это сделать:
- выбрать кандидатов из тех, кто уже справлялся с подобными задачами и умеет работать в команде;
- оценить их результаты — что получалось в прошлых проектах, а что не очень;
- провести интервью с каждым кандидатом, объяснить суть работы и выяснить, готов ли специалист стать частью кросс-функциональной команды;
- проверить компетенции — дать тестовые задания.
На этом этапе в первую очередь выберите управленца, то есть тимлида, чтобы делегировать подбор остальных специалистов. Ему предстоит работать с командой на протяжении проекта. Он в курсе всех ролей и нужных навыков, поэтому и должен решать, кого из исполнителей взять в проект.
Шаг 5. Обозначьте зоны ответственности и критерии оценки
До начала работы над проектом определите, кто из участников команды за что отвечает. Это поможет избежать споров и быстрее исправлять ошибки.
Устройте общее собрание, чтобы познакомить специалистов друг с другом и проектом:
- обозначьте цели и задачи;
- расскажите об этапах и сроках;
- определите, кто кому подчиняется;
- представьте каждого члена команды и выделите его обязанности.
На этом же этапе определите проектные KPI с качественными и количественными показателями — критерии, по которым будете оценивать работу. Например, у UX-дизайнера это количество опрашиваемых, частота ошибок пользователей из фокус-группы, шкала удобства использования системы, индекс удовлетворенности заказчика.
Как управлять кросс-функциональной командой
Недостаточно просто собрать команду. Руководитель должен обеспечить, чтобы все понимали свои задачи, совместно решали проблемы и согласовывали действия. Вот как этого добиться.
Установите правила. Это поможет избежать проблем в общении. Проблемы возникают, когда члены команды используют разные способы коммуникации или беспокоят коллег в нерабочее время. В правилах должно быть указано:
- как часто и где проводить собрания для обсуждения и оценки хода работы и результатов;
- через какие каналы связи передавать данные по проекту, обсуждать задачи и неформально общаться;
- каким должно быть рабочее время каждого, особенно если команда работает удаленно из разных часовых поясов;
- как и в каком виде предоставлять информацию о результатах.
Дайте рекомендации, когда и к кому обращаться, если не работает программа, обнаружена ошибка в коде или не набрана фокус-группа.
Подготовьте инструкции. Создайте документацию проекта. Опишите ТЗ клиента, общие цели и задачи, этапы, сроки, стандарты работы и критерии оценки эффективности команды. Обсудите на общем собрании все пункты из документа, ответьте на вопросы. Дайте доступ команде, чтобы каждый мог с ним сверяться.
Выберите инструменты и методологию. Если у вас проект в IT, определитесь с фреймворками — платформами с готовыми шаблонами для создания приложений и ПО. Примеры популярных: Scaled Agile Framework (SAFe), LeSS.
Определите методологию управления для координации кросс-функциональной команды. Это может быть Scrum. По этой методологии работу делят на этапы — спринты, каждый из которых длится в среднем две недели. Особенность — ежедневные встречи для обсуждения задач и демонстрации результатов. Этот метод применяют для новых проектов.
Другой пример — Kanban. Весь процесс делят на стадии: планирование, разработка, тестирование и внедрение. Задачи размещают на досках — физической или онлайн. Каждый этап отмечают своим цветом, чтобы показать стадию проекта. В колонках указывают статус: «Запланировано», «В работе», «На доработке». На стикерах записывают названия отчетных материалов и помещают их под соответствующими статусами. Когда статус меняется, стикер перемещают. Эта методология больше подходит для повторяющихся или похожих проектов.
В Битрикс24 есть различные системы планирования, включая Scrum и Kanban. Вы можете ставить задачи и отмечать важные, добавлять в них файлы для работы, назначать ответственных и редактировать документы вместе с командой. Создавайте подзадачи и чек-листы, чтобы сделать работу прозрачной.
В задачи можно добавить счетчик для учета времени выполнения. Это поможет лидеру команды проще планировать сроки и видеть, где и у кого из сотрудников возникают проблемы.
Поддерживайте атмосферу. Если в команде всем будет приятно работать, это увеличит шансы на успех проекта.
Чтобы сплотить сотрудников:
- рассказывайте на собраниях о достижениях каждого, чтобы члены команды понимали ценность коллег;
- решайте конфликты — обсуждайте проблемы, выслушивайте обе стороны и ищите выходы;
- собирайте отзывы, чтобы предотвратить разногласия — спрашивайте, как идет работа, с кем из коллег сложнее общаться и почему;
- давайте обратную связь — отмечайте, что получается хорошо, спокойно указывайте на недочеты;
- поощряйте инициативу — избегайте негативных оценок, даже если идеи кажутся нелогичными.
Позволяйте сотрудникам в рабочих чатах общаться не только на тему проекта, а в начале планерки обмениваться личными новостями. Введите небольшие традиции: поздравления с днями рождения, «Тайный Санта», киновечера или лазертаг раз в месяц.
Итог
- Кросс-функциональная команда проекта — это группа специалистов, объединенных для решения проблем клиента. Члены команды обладают разными навыками и опытом, что позволяет обходиться без помощи коллег из других отделов.
- Основное преимущество кросс-функциональных команд — высокая скорость работы. Обычно такие команды встречаются в сферах IT и диджитал.
- Чтобы собрать кросс-функциональную команду, определите задачи и необходимые навыки специалистов. Затем решите, кто из сотрудников справится с задачами, оценив их прошлые результаты, проведя интервью и дав тестовые задания.
- Перед началом работы познакомьте команду, обозначьте зоны ответственности и погрузите их в проект. Это упростит координацию кросс-функциональной команды.
- Создайте документацию с целями, задачами, этапами и правилами проекта. Подготовьте инструкции, выберите методологии и фреймворки. Проверяйте результаты на общих собраниях.
