В статье мы расскажем, когда и как составить график отпусков, кого включать в него и можно ли переносить отпуск в течение года.
Что такое график отпусков
График отпусков — это расписание в таблице или текстовом формате, содержащее информацию о том, кто, когда и на сколько дней уходит в отпуск.
Основные моменты:
- Документ составляется только для штатных сотрудников и только для оплачиваемых отпусков.
- Не учитываются сотрудники, работающие не по трудовому договору.
- Не включаются отпуска за свой счет, больничные, праздничные дни и отгулы.
График отпусков обязателен для каждого бизнеса, за исключением небольших некоммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей без локальных нормативных актов. Они могут заменить график отпусков на письменное соглашение (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ).
Ведение графика отпусков обязательно по закону (ст. 123.2 ТК РФ). Если трудовая инспекция проведет проверку и обнаружит отсутствие этого документа, бизнес может получить предупреждение или штраф до 70 тысяч рублей. Это считается административным нарушением (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отпуск не засчитывается без приказа или распоряжения и без учета графика. Это означает, что устные договоренности недопустимы, так как они нарушают права сотрудников.
Кого включать в график отпусков
В график отпусков включаются все сотрудники, работающие в компании по трудовому договору, включая тех, кто уволится в следующем году, например, сезонных работников или тех, кто замещает коллегу на время декрета.
При составлении графика отпусков обязательно включайте:
- сотрудников со срочными трудовыми договорами;
- удаленных сотрудников;
- внешних и внутренних совместителей, то есть тех, кто имеет еще одно основное место работы.
Не включайте в график отпусков:
- сотрудников, которые устроятся в следующем году;
- тех, с кем заключены договоры ГПХ;
- призванных по мобилизации;
- находящихся в декрете.
Зачем составлять график отпусков
1. Для планирования загрузки. Руководители должны заранее составить график отпусков, чтобы эффективно планировать работу команды и избегать ситуаций, когда в отпуск уходят сразу несколько ключевых сотрудников, например, руководитель и его заместитель.
Даже если ключевые сотрудники одновременно уйдут в отпуск, руководитель будет знать об этом заранее и сможет распределить задачи так, чтобы бизнес-процессы не прерывались: привлечет коллег из других отделов, наймет фрилансеров, возьмет часть задач на себя или перенесет даты отпусков, чтобы они не пересекались.
2. Для своевременной выплаты отпускных. Согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен оплачивать отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала. Заплатить раньше можно, позже — нет. В противном случае будет штраф, и придется выплатить сотруднику компенсацию.
3. Для планирования личных дел сотрудников. Когда у сотрудников есть точный план и график отпусков, им легче планировать личные дела и отдых. В предсказуемой обстановке команда чувствует себя комфортнее, что снижает уровень стресса и повышает качество работы.
Правила составления графика отпусков
При составлении графика отпусков учитывайте следующие моменты:
1. Некоторые сотрудники имеют право на более продолжительный период отдыха. Например, учителя берут отпуск продолжительностью 56 дней, а работники до 18 лет — не менее 31 дня.
2. Сотрудники могут взять оплачиваемый отпуск только после полугода непрерывной работы в компании. Уйти в отпуск раньше можно только по договоренности с работодателем. Исключения: подростки, женщины с малолетними детьми, женщины в декрете и их мужья. Работодатель обязан отпустить их в любой момент по заявлению.
3. Отпуск может начаться в любой день недели, не обязательно в понедельник. Первый день отпуска может быть выходным.
4. Работодатель может предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск, например, в качестве бонуса за успехи в работе.
5. Указывать дату окончания отпуска в графике необязательно.
Как составить график отпусков
Разберемся, как составляется график отпусков по трудовому кодексу.
Шаг 1. Соберите пожелания
Хотя правила составления графика отпусков не требуют обязательного учета мнений сотрудников, чаще всего их пожелания все же учитываются. Это помогает избежать конфликтов и недовольства в коллективе, а также укрепляет лояльность сотрудников к компании.
Некоторые категории работников могут самостоятельно выбирать время отпуска и не согласовывать его с руководителем (ст. 123 ТК РФ). К ним относятся беременные женщины (до декрета), женщины с маленькими детьми и мужчины, чьи жены находятся в декретном отпуске.
Пример: Алексей, сотрудник IT-компании, имеет льготную категорию, так как его жена находится в отпуске по беременности и родам. Узнав, что жене нужна дополнительная помощь, Алексей самостоятельно перенес дату своего отпуска через отдел кадров, чтобы быть рядом с ней, и только потом сообщил об этом руководству. Алексей имеет на это право.
Проверьте, есть ли в коллективе сотрудники льготных категорий, или делегируйте эту задачу руководителям подразделений.
Сотрудникам, которые устроятся в новом году, согласуйте отпуск вне графика — на основании отдельного приказа или по заявлению.
Шаг 2. Составьте предварительное расписание
В крупной компании учесть все пожелания сотрудников может быть сложно. Поэтому в первую очередь учитывайте пожелания льготных категорий работников и подстраивайте под них отпуска остальных сотрудников.
Если заранее известно, что в каком-то месяце планируется важный и ответственный проект, исключите этот период из возможных для отпусков.
Шаг 3. Заполните график отпусков
До 2013 года работодатели использовали стандартную форму Т-7 для составления графика отпусков. Сейчас можно использовать любой формат. Если вы оформляете график по форме Т-7, то дополнительный приказ не требуется.
Если вы разработаете собственную форму графика отпусков, утвердите ее во внутреннем нормативном акте.
Вот как выглядит график отпусков типовой формы Т-7:
Что важно учесть при заполнении графика отпусков по форме Т-7:
- Если в компании нет табельных номеров, пропустите четвертый столбец.
- Столбцы 7, 8 и 9 заполняйте в течение года, когда сотрудники уходят в отпуск.
- Столбец 7 заполняйте, когда сотрудники возвращаются из отпусков.
- Столбцы 8 и 9 заполняйте, если отпуск переносится.
- Если отпуск сотрудника оказался продолжительнее, чем планировалось, заполните столбец 10.
Шаг 4. Утвердите график
На этом этапе HR-менеджер проверяет график отпусков и вносит корректировки при необходимости. Если в компании есть профсоюз, документ согласовывается с ним под подпись. Затем график передается на утверждение. Кто подписывает график отпусков в организации:
- руководитель компании;
- руководитель отдела кадров;
- представитель профсоюза;
- штатные сотрудники.
Шаг 5. Ознакомьте сотрудников
Согласно Трудовому кодексу, уведомлять сотрудников о графике отпусков под подпись необязательно. Однако Федеральная служба по труду и занятости считает, что график отпусков является локальным нормативным актом, и работодатель обязан получить подпись сотрудников.
Есть два способа ознакомить сотрудников:
1. Добавить в график еще два столбца: в одном сотрудник поставит подпись, в другом — дату ознакомления.
2. Приложить дополнительный документ — лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с графиком и поставит подпись.
Составление, согласование и утверждение графика отпусков может занять много времени, особенно в крупных компаниях. Автоматизировать и ускорить этот процесс помогают системы КЭДО.
В Битрикс24 также есть КЭДО, где все этапы электронного документооборота уже автоматизированы. С помощью сервиса удобно составлять и согласовывать график отпусков. Сотрудники могут подписать график и лист ознакомления электронной подписью с телефона или компьютера.
Можно ли менять график отпусков
Да, это регулируется статьями 123 и 124 ТК РФ.
В течение года в компании могут произойти изменения: кто-то уволится, кого-то повысят, кто-то уйдет в декрет или на больничный. В таких случаях другим сотрудникам может потребоваться корректировка своего графика. Рассмотрим, как действовать в этой ситуации.
Если работодатель хочет перенести отпуск. Работодатель может изменить график отпусков сотрудников, если это необходимо для работы: внезапная командировка, срочный проект, авария на производстве. В этом случае:
1. Сообщите сотруднику о переносе отпуска и предложите новые даты.
2. Попросите сотрудника дать письменное согласие или отказ. Если сотрудник не согласен, попробуйте найти компромисс.
3. Передайте задачу HR-менеджеру, чтобы он зафиксировал изменения в локальных нормативных актах под подпись.
Пример: В конце 2023 года Анна запланировала отпуск на август 2024-го. За месяц до отпуска руководитель попросил ее перенести отпуск на сентябрь из-за важного корпоративного мероприятия. Анна согласилась.
Если сотрудник хочет перенести отпуск. Если он относится к льготной категории, то может переносить отпуск без согласования. В остальных случаях процедура следующая:
1. Сотрудник подает письменное заявление на имя работодателя.
2. Работодатель рассматривает заявление и оценивает возможность замены сотрудника на период отпуска.
3. Работодатель принимает решение и издает соответствующий приказ о переносе.
Пример: Менеджер проекта запланировал отпуск на август. В середине июля он понял, что не успевает закрыть проект, и решил перенести отпуск на первую половину сентября. Он согласовывает перенос с руководителем, пишет заявление на имя генерального директора и передает его в отдел кадров.
Если генеральный директор согласовывает перенос, HR-менеджер вносит новые даты в график отпусков.
