Любая команда стремится достигнуть своих целей максимально быстро и эффективно. Наладить процессы, сплотить участников и сэкономить время помогают онлайн-сервисы для совместной работы. В этой статье мы расскажем, зачем компании нужно пространство для совместной работы и как его организовать.
Зачем бизнесу создавать онлайн-пространство для работы
Совместная работа — это процесс, в котором группа людей трудится вместе для достижения общей цели. Когда внутренние процессы налажены, можно сосредоточиться на клиентах и прибыли. Для этого компании используют специальные сервисы для совместной работы.
Вот как такие сервисы улучшают работу бизнеса:
- Позволяют работать удаленно. Сотрудники могут подключаться к онлайн-пространству для совместной работы, где бы они ни находились. Это позволяет компании нанимать людей из разных городов и даже стран.
- Упрощают общение. Пользователи легко связываются друг с другом в чатах и через видеозвонки, обмениваются информацией, решают вопросы и остаются в курсе дел.
- Ускоряют процессы. С онлайн-пространством для совместной работы у сотрудников меньше рутины, и они справляются с поручениями быстрее. Руководителю удобно планировать, ставить и контролировать задачи. Например, с помощью таск-трекера, инструмента для управления задачами, легко отслеживать прогресс, устанавливать сроки и распределять нагрузку.
- Централизуют информацию. Хранить документы в разных местах неудобно — непонятно, какая версия файла последняя и где ее взять. Беспорядок тормозит работу и приводит к ошибкам. В сервисах для совместной работы файлы собраны в одном месте, их легко искать. Сотрудники уверены, что у них на руках самая свежая информация.
- Защищают данные. Системы шифрования, резервное копирование и контроль доступа — главные кордоны безопасности данных, чтобы их не украли злоумышленники или случайно не стерли сами сотрудники.
Совместные сервисы упрощают работу, сотрудники не отвлекаются на рутину и меньше ошибаются. В итоге бизнес зарабатывает больше.
Как внедрить пространство для совместной работы
Мозг человека склонен сопротивляться переменам, а новая программа может быть непривычна для пользователей. Чтобы она прижилась и дала плоды, вводите изменения постепенно:
1. Определите потребности. Выясните, какие функции нужны вашей команде: кому-то канбан-доска и чат, другим — CRM и совместная работа с документами. Разберитесь, что вам нужно, и выберите подходящий инструмент.
2. Подготовьте команду. Расскажите, как сервис повлияет на работу, какие проблемы решит, какие задачи не придется больше делать вручную. Познакомьте с интерфейсом и научите пользоваться программой. Так команда быстрее приспособится и начнет применять инструмент.
3. Создайте структуру. Определите, какие проекты и задачи перейдут в рабочее пространство. Подробно опишите, как каждый шаг в бизнес-процессе будет выглядеть в программе. Назначьте роли и раздайте права доступа участникам команды.
4. Перенесите задачи и проекты в онлайн-пространство. Укажите названия, добавьте детали и необходимые файлы, назначьте сроки выполнения и ответственных.
5. Настройте сервис под себя. Интересуйтесь, удобно ли сотрудникам работать с новым инструментом. Вовремя реагируйте на проблемы, сервис должен упрощать работу, а не усложнять.
Какие сервисы помогают создать пространство для работы
Пространства для совместной работы различаются по функциям и назначению. Рассмотрим, какими они бывают:
- Системы управления проектами. Здесь команды делятся файлами и общаются в рамках проекта. Чаще всего сервисы представляют собой канбан-доски.
- Облачные сервисы для редактирования документов. Пользователи хранят документы в облаке и вместе работают над ними.
- Видеоконференции. Сотрудники собираются онлайн и обсуждают задачи по видеосвязи. Никто не пропустит встречу, как бы далеко ни находился.
- Чаты. Коллеги обмениваются сообщениями в мессенджерах, создают групповые чаты для проектов.
- Виртуальные рабочие пространства. Это платформы, которые объединяют несколько инструментов для совместной работы: таск-трекер, календарь, почту, чат, CRM.
Рассмотрим такие многофункциональные платформы на примере Битрикс24. Здесь удобно вести проекты, хранить и редактировать файлы, отслеживать прогресс, составлять отчеты. При этом вся работа идет в одном окне, нет нужды переключаться между десятками вкладок. Рассказываем, какие возможности есть у Битрикс24 и как они помогают сотрудничать.
Задачи и проекты
В Битрикс24 удобно создавать задачи, объединять их в проекты, назначать ответственных, устанавливать сроки выполнения и отслеживать изменения.
В каждую задачу к обычному описанию участники добавляют файлы, чек-листы, комментарии и связанные задачи.
Пример: В расширенном редакторе задач мы:
- добавили к задаче чек-лист;
- назначили ответственного;
- установили срок;
- указали, сколько потребуется времени;
- привязали задачу к главному проекту.
В итоге точно описали цель и шаги, чтобы у исполнителя не возникло вопросов. В сервисе можно настроить повторение задач — они будут автоматически появляться в планировщике в нужное время.
Планировщики
В Битрикс24 есть несколько инструментов планирования: Список, Сроки, Мой план, Диаграмма Ганта.
Мой план — канбан-доска, которую пользователь может менять: передвигать карточки по этапам, вносить в них новые данные.
На доске все задачи упорядочены. Исполнитель легко в них ориентируется, видит, на каком этапе каждая и успевает ли он закончить в срок.
А руководитель следит, как движется проект, равномерно распределяет поручения между участниками и быстро реагирует, если что-то идет не так.
Подробно об инструменте рассказали в статье «Kanban: что это и как работает».
Диаграмма Ганта представляет проект в виде графика на календаре. Каждый этап — закрашенный отрезок на графике, и все вместе они показывают хронологию проекта. Можно расположить задачи параллельно, чтобы быстрее прийти к цели. И наоборот, увидеть, какие этапы выполнять строго один за другим. Например, чтобы не перегрузить команду.
Даже сложный проект, где много задач и исполнителей, в таком виде воспринимать проще.
Продуктивность
В Битрикс24 руководитель смотрит статистику по задачам каждого сотрудника. Разные отчеты в разделе «Эффективность» показывают, кто сколько работает и успевает ли в срок.
Здесь есть статистика за любой период: чем больше задач исполнители закончили вовремя, тем успешнее команда.
Также на вкладке «Руковожу» видно, насколько загружены сотрудники. Инструмент доступен пользователям с правами руководителя.
На странице раздела — список сотрудников и количество их задач. Задача попадает в один из столбцов в зависимости от роли сотрудника: «Делает», «Поручил», «Помогает», «Наблюдает». В итоге руководитель видит как общую нагрузку отдела, так и по каждому сотруднику и правильно распределяет ресурсы.
Команды
Руководитель создает на вкладке «Группы» проект и приглашает туда участников. Здесь же они публикуют новости проекта, добавляют файлы, а также создают чаты и проводят встречи онлайн.
Пример: Мы решили собраться на мозговой штурм. Запускаем прямо в группе видеоконференцию, к которой подключаются все участники.
Чаты и звонки
Чтобы участники могли легко и быстро связаться друг с другом, в Битрикс24 есть свой мессенджер и видеозвонки. Все общение происходит в одном месте, не нужно переходить в другие сервисы.
Пример: Наша команда маркетологов работает над новым проектом. Менеджер создает групповой чат, где участники общаются, делятся идеями, обмениваются информацией, быстро обсуждают детали по видео.
Диск
Храните документы, файлы, заметки, учебные материалы в одном месте. Так у всей команды будет доступ в любое время и с любого устройства.
Документы онлайн
В Битрикс24 есть встроенный онлайн-редактор документов. Здесь пользователи создают документы, редактируют их одновременно и сразу видят изменения, которые вносят коллеги.
Новости
Рассказать сразу всей команде о том, что происходит в проекте, проще через функцию «Новости». Здесь делятся событиями из жизни компании, проводят опросы, пишут благодарности коллегам.
Интеграция сторонних сервисов
Часто команда пользуется приложением, к которому привыкла, например электронной почтой. Чтобы постоянно не переключаться между окнами, Битрикс24 позволяет добавить его в общее рабочее пространство.
Мобильное приложение
В мобильном приложении Битрикс24 рабочее пространство доступно из любого места в любое время. Сотрудники остаются на связи с командой, даже когда далеко от компьютера.
Стоимость
У Битрикс24 есть несколько тарифов: бесплатная версия, базовый, стандартный и профессиональный тарифы. Программу могут себе позволить как частные пользователи, так и крупные компании.
Что в итоге
- Онлайн-пространства для совместной работы помогают выстроить командную работу. Они позволяют участникам вместе работать над задачами, принимать решения сообща. А руководителям — оценивать эффективность работы.
- Чтобы внедрить онлайн-пространство для совместной работы, оцените потребности команды, подготовьте и обучите участников и перенесите проекты в программу.
- Есть много сервисов для создания онлайн-пространства для работы. Они предлагают разные инструменты. Выбор зависит от потребностей и предпочтений команды.
