Для бизнеса, который запускает новое направление, задача усложняется вдвойне — необходимо управлять как основной деятельностью, так и дополнительной. В этом случае на помощь приходит матричная структура управления. В данной статье мы разберем, что это такое и каким компаниям она подходит.
Что такое матричная структура управления и как она устроена
Матричная структура управления — это метод, при котором сотрудники подчиняются одновременно и руководителю отдела, и проектному менеджеру, чтобы параллельно с основной работой заниматься новым направлением. Это гибрид функциональной и проектной структур. Чтобы лучше понять, как это работает, рассмотрим каждую из них подробнее.
Функциональная структура. Это организационная структура, в которой компания разделена на различные подразделения. Например, в компании могут быть производственный отдел, отдел продаж, бухгалтерия и так далее. Каждое подразделение управляется своим руководителем, который отчитывается перед генеральным директором.
Пример: Компания A занимается производством мебели. В ней есть пять отделов:
- Производство — замерщики, дизайнеры, мебельщики;
- Монтаж — сборщики мебели;
- Маркетинг — маркетолог, таргетолог и SMM-менеджер;
- Финансово-административный отдел — бухгалтеры и секретари;
- Продажи — менеджеры, специалисты отдела качества.
Руководители этих отделов подчиняются директору компании, который следит за успехами каждого подразделения.
В функциональной структуре иерархия остается неизменной. Сотрудник подчиняется своему менеджеру, менеджер — руководителю отдела, а руководитель — директору компании.
Проектная структура. Это временная структура в компании, где команда собирается под конкретный проект и работает до его завершения. В такой структуре «отделы» представляют собой группы специалистов из разных областей: маркетологов, менеджеров по продажам, бухгалтеров, дизайнеров и так далее.
Каждая группа работает над своим продуктом, будь то сайт, приложение, новая линейка одежды или косметики, строительство жилого комплекса. Управляет такой командой менеджер проекта, который подчиняется стейкхолдеру — человеку, отвечающему за команду и менеджера проекта.
Пример: Компания B занимается разработкой сайтов и их продвижением. В штате работают три руководителя, которые собирают проектные команды по мере поступления заказов.
Если нужно разработать лендинг и настроить контекстную рекламу, в команду включают дизайнера, копирайтера, программистов и специалиста по контекстной рекламе.
Если клиент заказал сайт на конструкторе, то есть по готовому шаблону и без написания кода, тимлид приглашает в проект только дизайнера и копирайтера.
Когда заказ выполнен, проектная команда распускается. Тимлиды могут пригласить тех же специалистов для других проектов.
Все участники команды подчиняются менеджеру проекта, даже если они специалисты из разных областей.
Матричная структура. Это функциональная структура управления с постоянными проектными командами. Участники подчиняются как руководителю проекта, так и постоянному руководителю отдела.
Сотрудники выполняют задачи в своем отделе, но иногда дополнительно или вместо основной работы участвуют в проекте. Нужно ли полностью переключаться с текущих задач на проект или совмещать их, решают функциональный и проектный руководители. Например, до обеда сотрудник может заниматься только проектной работой, а после — выполнять задачи от функционального руководителя.
Пример: Компания C производит детское питание. В линейке четыре вкуса, и задача — разработать новый.
Менеджер проекта набирает в команду специалистов из пяти отделов: технологов, инженеров по качеству, упаковщиков, специалистов по закупке и финансистов. В проект берут самых опытных сотрудников.
На общем собрании директор, менеджер проекта и пять руководителей отделов решили, что сотрудники вместо основных задач две недели будут заниматься проектом, чтобы быстрее запустить новый вкус в производство. А затем в течение месяца будут уделять три часа основным обязанностям и четыре часа — проектным.
В итоге полтора месяца все штатные сотрудники, задействованные в проекте, будут работать с двумя руководителями.
В проекте матричная структура управления связывает сотрудников из разных отделов.
Каким компаниям подходит матричная структура
Матричную структуру внедряют в следующих случаях:
- Когда разрабатывают новые продукты — чтобы быстро завершить проект.
- Когда делают сложные проекты со сжатыми сроками — чтобы выполнить его вовремя.
- Когда развивают много разных видов деятельности — чтобы тестировать новые продукты, отказываться от невыгодных и дорабатывать те, которые приносят стабильный доход.
Такая структура подходит производителям продуктов питания, заводам, IT-корпорациям, консалтинговым и фармацевтическим компаниям, банкам. По ней работают, например, Ford, Microsoft, Nestle.
Управлять проектами проще, когда рутина автоматизирована. В CRM Битрикс24 роботы создают отчеты и отправляют напоминания по задачам. А искусственный интеллект CoPilot может выделить главное из большого сообщения, составить фоллоу-ап встречи с клиентом или помочь подготовиться к презентации нового продукта.
Какие есть типы матричной организационной структуры управления
В матричной структуре управления существуют три схемы работы, которые зависят от того, кто отвечает за результат. Менеджер проекта обычно один, а функциональных руководителей может быть несколько, так как в команды часто включают специалистов из разных областей.
- Слабый тип. Руководители подразделений имеют больше власти, чем менеджер проекта. Последний не влияет на сроки и бюджет — решения принимают руководители отделов.
- Сбалансированный тип. Менеджер проекта и руководители отделов в равной степени отвечают за проект, обсуждают решения друг с другом и директором.
- Сильный тип. Все решения принимает менеджер проекта, а руководители отделов лишь дают рекомендации.
Пример: Чтобы выполнить заказ Минцифры, в IT-компании D создали отдельную команду. В нее вошли 70 человек: разработчики, тестировщики, дизайнеры интерфейсов, маркетологи и сотрудники техподдержки.
Менеджер проекта ставит задачи и следит за сроками. Однако он не может оценить качество работы каждого специалиста. Например, проверить техническую документацию ему не под силу — не его область. Поэтому руководители подразделений контролируют работу своих сотрудников. То есть каждый специалист подчиняется и проектному менеджеру, и функциональному руководителю даже в рамках проекта.
На планерках менеджер проекта и начальники обсуждают, как уложиться в сроки и бюджет, как исправить код или улучшить дизайн. Это сбалансированный тип матричной структуры.
Как делить полномочия, зависит от проекта и бизнес-процессов. Например, если руководителям подразделений некогда заниматься новым направлением, а у менеджера проекта достаточно знаний, чтобы отвечать за результаты всей команды, больше подойдет сильный тип.
Матричная структура управления: плюсы и минусы
Рассмотрим преимущества и недостатки матричной структуры.
| Плюсы | Минусы |
|
Запуск новых направлений Например, если на автозаводе создают новую модель машины, этим занимается часть команды. Другие модели не прекращают выпускать. |
Просадка по основным проектам В проект часто берут лучших сотрудников. В итоге основные задачи могут пострадать, если другие специалисты компании недостаточно самостоятельны. |
|
Контроль над процессами У команды несколько руководителей: проектный и функциональные. Проектный следит за сроками и загруженностью команды, а функциональные — насколько грамотно сотрудники выполняют работу. |
Размытая ответственность Если руководители не договорились, кто за что отвечает, команде сложнее работать. Сотрудники не понимают, чьи поручения важнее, а задачи руководителей противоречат друг другу. Например, проектный менеджер просит сдать техплан сегодня, а функциональный ставит другую задачу с дедлайном в тот же день. |
|
Высокое качество работы над проектом Проектный менеджер создает группы под каждый проект. Выбирает людей с конкретным опытом, которые справятся лучше других. |
Бюрократия Руководителям отделов и менеджеру нужно обсуждать каждое решение — это затягивает процесс. А сотрудникам приходится отчитываться дважды. |
Преимущества:
- Гибкость. Сотрудники могут быстро переключаться между проектами и основными задачами.
- Эффективность. Проекты выполняются быстрее благодаря совместной работе специалистов из разных областей.
- Оптимизация ресурсов. Компании могут эффективно использовать своих сотрудников, распределяя их между проектами и основными задачами.
Недостатки:
- Конфликты. Возможны разногласия между функциональными и проектными руководителями.
- Сложность управления. Требуется больше усилий для координации работы сотрудников.
- Перегрузка сотрудников. Сотрудники могут испытывать стресс из-за необходимости выполнять задачи для нескольких руководителей.
Матричная структура управления — это эффективный способ организации работы в компаниях, которые занимаются разработкой новых продуктов или выполнением сложных проектов. Она позволяет оптимизировать ресурсы и ускорить выполнение задач, но требует тщательной координации и управления.
Что в итоге
- Матричная организационная структура управления — это форма управления, в которой сотрудники отчитываются перед руководителем отдела и менеджером проекта.
- Такая структура подходит компаниям, которые хотят поддерживать основные процессы и в то же время разрабатывать что-то новое.
- Тип матричной структуры зависит от того, как распределены обязанности между руководителями отдела и проекта. Слабая — менеджер проектов не принимает решения, хоть и воплощает их. Сбалансированная — у менеджера проекта и руководителя отдела равные права. Сильная — все решает менеджер проекта.
- Главное преимущество матричной структуры управления — пока команда запускает новый проект, обычная деятельность компании не останавливается.
