Каждому второму человеку приходилось терять документы или переделывать проект из-за собственной невнимательности. Ошибки — это нормально. Ненормально, когда это становится привычным для целого отдела. Если сотрудники постоянно срывают сроки и избегают ответов на вопросы о задачах, для руководителя это сигнал к действию.
Волшебной таблетки, которая мгновенно улучшит работу команды, не существует. Однако есть специальные сервисы, которые помогают координировать действия сотрудников и освобождают их и руководителя от рутинных задач.
В этой статье мы расскажем, зачем нужны программы для совместной работы и как они могут помочь вашему бизнесу.
Как работают программы для совместной работы команд
Онлайн-сервис для совместной работы — это инструмент, который позволяет сотрудникам выполнять проекты в одном пространстве. Обычно в таких программах решают следующие задачи:
- Создают и обсуждают проекты, отслеживают прогресс.
- Согласовывают документы.
- Хранят и редактируют файлы.
- Переписываются в чатах и каналах с новостями, созваниваются.
- Ведут базу контактов и сделок в CRM.
Часто один сервис для совместной работы совмещает несколько или даже все эти функции.
Зачем бизнесу платформа для совместной работы
Онлайн-сервисы и сайты для совместной работы подходят любому бизнесу — от стартапов из пяти человек до государственных структур и международных корпораций. С ними рабочие процессы двигаются быстрее, ошибок становится меньше, а распределенным командам проще работать вместе.
Вот как выглядит работа компании с организованным рабочим пространством и без него:
| До внедрения платформы для совместной работы | После внедрения платформы для совместной работы |
| Хаос в процессах — сотрудники получают задачи устно или в разных сервисах, путаются, кто в ответе за проект. Руководитель не понимает, чем занята команда. Сотрудники срывают сроки. | Руководитель распределяет задачи в общем трекере, там же отслеживает прогресс. Бизнес-процессы всем понятны. Компания быстрее достигает целей. |
| Файлы хранятся на личных дисках. Чтобы коллеги увидели изменения в документе, его нужно переслать по почте. В версиях одного и того же документа легко запутаться, поэтому сотрудники часто ошибаются. | Документы лежат в надежном облачном хранилище. Внести правки может любой, у кого есть доступ к файлу. Версия обновится у всех автоматически — тратить время на то, чтобы переслать новый файл по почте, не придется. |
| Заявки клиентов обрабатывают через раз. Если менеджер уходит в отпуск или заболевает, его задачи никто не подхватывает. По пропущенным вызовам в нерабочее время не перезванивают, потому что телефоны не сохраняются в базе. | Сотрудники обрабатывают заявки клиентов в CRM-системе. Даже если один из менеджеров перестал выходить на связь, его клиента может подхватить руководитель — у него есть все данные. Заявки не теряются, заказы готовят и отправляют вовремя. |
| Сотрудники решают вопросы только лично в офисе. | В компании есть удаленные работники, и это не влияет на рабочие процессы. |
| Каждый сотрудник использует несколько программ и переносит данные из одной в другую вручную. | CRM, электронная почта, календари, чаты, диск — все под рукой. Сотрудники тратят меньше времени на рутину. |
| Руководитель не видит всей картины целиком, лишь ее части. Чтобы понять, как дела с проектом, ему нужно лично поговорить с каждым подчиненным или собрать их на общую планерку. Часто о проблемах он узнает последним. | Отчеты помогают отслеживать прогресс по проектам, развивать команду и компанию. |
Какие функции программ полезны командам
При выборе программы или приложения для совместной работы над проектами учитывайте потребности команды, ее размер и состав, а также особенности бизнеса. Одним для работы понадобится CRM-система, чтобы все сделки были как на ладони. Другим — канбан-доска, чтобы управлять разработкой IT-продукта. Также будут полезны следующие функции:
Разберем на примере Битрикс24, как это работает.
Чаты, каналы и видеозвонки
Коллегам не нужно собираться в офисе, чтобы что-то обсудить, — они могут переписываться в чатах, каналах и ленте новостей, ставить встречи в календарях и созваниваться по задачам проектов. Это особенно важно для распределенных команд.
CRM
Ключевой инструмент для продажников — в CRM-системе принимают заявки, отслеживают, на каком этапе сделки, анализируют показатели.
В CRM Битрикс24 хранится вся информация о клиентах — из какого канала они пришли и как с ними связаться, сколько раз общались с менеджером и на какую сумму купили товары или услуги. Отчеты формируются автоматически — руководитель отдела может в любой момент проверить, сколько продаж сделал каждый сотрудник.
Онлайн-редактор документов
Внутри Битрикс24 можно работать с документами — создавать и редактировать, оставлять комментарии и вносить правки одновременно с коллегами. Все изменения сохраняются автоматически, любую старую версию можно восстановить.
Общий диск
Файлы можно хранить на общем диске Битрикс24, а доступ к ним — настраивать. Тот, у кого нет прав, не сможет открыть и уж тем более скачать конфиденциальный документ.
Календарь
В Битрикс24 можно планировать и проводить онлайн-встречи даже с внешними участниками. Организатор создает событие, добавляет людей и выбирает время — уведомление коллегам приходит автоматически.
Менеджер задач
В проектах и задачах можно назначать ответственных и наблюдателей, устанавливать сроки и приоритет. Платформа сама напоминает о дедлайне и сообщает, если в задаче что-то изменилось.
Канбан-доска
В Битрикс24 можно создавать канбан-доски под любой проект и отслеживать прогресс.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта похожа на график, который показывает, на каком этапе каждая часть проекта. Инструмент показывает:
- над чем сейчас работает команда;
- почему, если не закрыть одну задачу вовремя, все посыпется, как домино;
- где команда отстает от плана.
Рабочие группы
В Битрикс24 пользователи могут объединяться в группы — создавать проекты, чаты, папки на Диске, которые доступны определенным людям. В такое рабочее пространство можно добавить и внештатных сотрудников — у них будет доступ только к определенной группе.
База знаний
В ней собирают материалы по проектам. Так каждый знает, кто чем занят, даже коллеги из разных отделов. А еще базы знаний помогают обучать новичков.
Мобильная версия
Приложение для совместной работы помогает решать задачи и оставаться на связи, даже когда вы возвращаетесь домой после деловой встречи или застряли в пробке по дороге в офис.
Примеры использования Битрикс24
Чаты и звонки
Чтобы участники могли легко и быстро связаться друг с другом, в Битрикс24 есть свой мессенджер и видеозвонки. Все общение происходит в одном месте, не нужно переходить в другие сервисы.
Пример: Наша команда маркетологов работает над новым проектом. Менеджер создает групповой чат, где участники общаются, делятся идеями, обмениваются информацией, быстро обсуждают детали по видео.
Диск
Храните документы, файлы, заметки, учебные материалы в одном месте. Так у всей команды будет доступ в любое время и с любого устройства.
Документы онлайн
В Битрикс24 есть встроенный онлайн-редактор документов. Здесь пользователи создают документы, редактируют их одновременно и сразу видят изменения, которые вносят коллеги.
Новости
Рассказать сразу всей команде о том, что происходит в проекте, проще через функцию «Новости». Здесь делятся событиями из жизни компании, проводят опросы, пишут благодарности коллегам.
Интеграция сторонних сервисов
Часто команда пользуется приложением, к которому привыкла, например электронной почтой. Чтобы постоянно не переключаться между окнами, Битрикс24 позволяет добавить его в общее рабочее пространство.
Мобильное приложение
В мобильном приложении Битрикс24 рабочее пространство доступно из любого места в любое время. Сотрудники остаются на связи с командой, даже когда далеко от компьютера.
Стоимость
У Битрикс24 есть несколько тарифов: бесплатная версия, базовый, стандартный и профессиональный тарифы. Программу могут себе позволить как частные пользователи, так и крупные компании.
Что в итоге
- Сервис для совместной работы — это инструмент, который позволяет команде работать над проектами и задачами, даже если они не сидят рядом в офисе. Цель — создать общее пространство для всех сотрудников.
- Обычно в программах для совместной работы доступны такие функции: ставить задачи, вместе готовить и редактировать документы, отслеживать прогресс проекта, общаться в чатах.
- Без платформ для совместной работы сотрудникам неудобно вести проекты.
- Чтобы правильно выбрать портал для совместной работы, нужно учесть специфику бизнеса, размер команды, будущие задачи.
