CNewsMarket опубликовал новый рейтинг российских систем КЭДО
CNewsMarket подготовил второй ежегодный рейтинг российских систем кадрового электронного документооборота (КЭДО). В обзоре рассматриваются решения, обеспечивающие оформление, согласование и хранение кадровых документов в электронном виде. Итоговый рейтинг учитывает около 90 параметров, характеризующих функциональные возможности российских сервисов КЭДО и качество технической поддержки пользователей.
CNewsMarket публикует второй ежегодный обзор российских систем КЭДО, предназначенных для создания, подписания, согласования и хранения кадровых документов. В 2021 г. были приняты дополнения в 377-ФЗ, регулирующие электронный документооборот в сфере трудовых отношений, разрешающие использовать усиленную электронную подпись сотрудника вместо обычной и сделавшие бумажные формы необязательными.
Согласно законодательству, цифровизация кадрового ЭДО затрагивает весь комплекс документов, возникающих в ходе трудовых отношений, в том числе:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- Приказы о приеме, переводе, повышении и др.;
- Заявления на отпуск, отгулы, об изменении персональных данных и др.;
- Уведомления о премиях, изменениях условий труда и др.
Переход на электронный кадровый документооборот позволил не только существенно ускорить процессы оформления кадровых документов за счет централизованного управления, но и предоставил компаниям полностью легальный механизм для работы с удаленными сотрудниками, что является критически важным для некоторых типов бизнеса.
Внедрение КЭДО не только улучшает качество работы HR-отдела и финансовых служб, в том числе за счет автоматизации обработки и маршрутизации документов, но и приносит пользу всем сотрудникам организации. После оформления согласия на переход в КЭДО каждый работник может получить доступ к расчетным листкам, уведомлениям о поступлении новых документов на подпись либо для ознакомления, плану отпуска (количество использованных дней, согласование дат с учетом работы отдела и т.п.) из личного кабинета с любого устройства.
В рамках обзора российские системы КЭДО сравниваются по критериям «Функциональность» (более 50 параметров), «Enterprise-возможности» (массовые действия с документами), «Интеграции с 1С» и по качеству технической поддержки (включая наличие собственной партнерской сети).
Результаты рейтинга
Для каждого параметра, входящего в состав критериев, разработана балльная система оценки. Участники рейтинга ранжируются по сумме набранных баллов: чем больше баллов, тем выше место. Подробности в разделе «Правила начисления баллов».
Функциональность
Enterprise-возможности
Интеграции с «1С»
505
Сравнение решений проводилось по уникальной методике, разработанной аналитиками CNewsMarket и учитывающей следующие критерии:
1. Функциональность:
- Визуализация основной информации по документу
- Место для сохранения документов с гибкими настройками доступа
- История действий по документу
- Фильтры действий по реестру документов
- Встроенный ИИ-помощник для кадровиков и сотрудников
- Интеграция по API
- Полнофункциональное мобильное приложение
- Модули в рамках системы с настраиваемыми в режиме no-code этапами
- Согласования
- Работа с документами
- Возможности администрирования
- Возможности в рамках личного кабинета сотрудника
- Поддержка электронных подписей
- Безопасность решения
2. Массовые действия (Enterprise-возможности):
- Массовое приглашение новых сотрудников одним действием
- Возможность создавать, редактировать и отправлять на подпись документы, шаблоны и комплекты одним действием
- Создание групповых чатов по документу
3. Автоматизация работы с «1С»:
- Отправка на подпись документов из «1С»
- Прием данных настроенного маршрута участников подписания из «1С» при отправке документа на подпись
- Отправка документов, привязанных к сотруднику в «1С»
- Настраиваемая автоматизация создания документов на основании заявок без ручного участия
- Готовые интеграции с модулями «1С»
4. Поддержка:
- Наличие в реестре отечественного ПО
- Форматы поставки ПО
- Поддержка в режиме 24*7
- Онлайн‑документация/база знаний/руководства в открытом доступе
- Более одного уровня техподдержки
- Единое окно обращений (поддержка омниканальности)
- SLA для техподдержки (с приоритетами и контролем сроков)
- Длительность бесплатного тестирования полнофункциональной версии более 10 дней
- Партнерская сеть
|
Место |
Компания |
Решение |
Итоговый балл |
|---|---|---|---|
|
Место |
Компания |
Решение |
Итоговый балл |
|
1 |
1С-Битрикс |
Битрикс24 |
925 |
|
2 |
Парадокс |
EasyDocs |
920 |
|
3 |
Directum |
Directum HR Pro |
910 |
|
3 |
Компания «Тензор» |
Saby Staff |
910 |
|
4 |
ЭмплДокс |
EmplDocs |
875 |
Лидером рейтинга российских решений для КЭДО стал «Битрикс24» от компании «1С-Битрикс».
Второе место — у решения EasyDocs, который позиционируется как сервис для работы с самозанятыми, ИП и физлицами по гражданско-правовому договору (ГПД), а также гибридными сотрудниками. Выпуск электронной подписи осуществляется непосредственно из интерфейса системы. К особенности системы можно отнести реализованное взаимодействие с работниками в Telegram-канале, что позволяет оформлять и согласовывать необходимые документы в интуитивно-понятном режиме.
На третьем месте, с незначительным отставанием от лидера, находится система Directum HR Pro. Сервис выстроен на модульной архитектуре, что добавляет гибкости при внедрении: при старте можно подключить только необходимые модули, например найм, отпуска и командировки. Есть визуальный редактор бизнес-процессов для настройки порядка и сроков согласования документов. Среди отличительных особенностей системы следует упомянуть ИИ-помощника для кадровиков и сотрудников, встроенного в базовую версию (причем уже с библиотекой промптов), возможности интеграции при помощи REST API, а также большое количество готовых коннекторов.
Правила начисления баллов
Рейтинг построен по балльной системе. Каждому решению начислены баллы в соответствии с таблицей. Чем выше итоговая сумма баллов, тем выше место в рейтинге.
|
Критерий |
Правило начисления баллов |
|---|---|
|
Критерий |
Правило начисления баллов |
|
1. Массовые действия (Enterprise-возможности)
▪ Возможность создавать комплекты документов для отправки группой одним действием ▪ Возможность создавать, редактировать и отправлять на подпись шаблоны и комплекты шаблонов для быстрой отправки ▪ Массовая отправка расчетных листов ▪ Массовое приглашение новых сотрудников одним действием ▪ Настраиваемое массовое подписание документов для сотрудников ▪ Отправка комплектов документов на подпись группе сотрудников одним действием ▪ Подписание работодателем нескольких документов одним действием (пакетное подписание) ▪ Создание групповых чатов по документу только с участниками конкретного процесса подписания в определенном статусе
2. Возможности администрирования
▪ Возможность назначения/удаления ролей ▪ Гибкая настройка доступа участников к сервису КЭДО к документам и процессам ▪ Кастомизация: изменение фона рабочего пространства, брендирование ▪ Редактирование бизнес-процессов в режиме no-code ▪ Создание иерархической структуры компании: по отделам, функциональным командам
|
15 баллов за каждый вариант |
|
1. Функциональность
▪ Визуализация основной информации по документу: статус и кнопки для быстрых действий ▪ Возможность создания библиотеки промптов для ИИ-помощника ▪ Встроенный ИИ-помощник для кадровиков и сотрудников ▪ Интеграция по API ▪ История действий по документу: логи просмотра документа другими сотрудниками, отправка, получение, факт отказа и подписания заявок ▪ Место для сохранения документов с гибкими настройками доступа ▪ Полнофункциональное мобильное приложение ▪ Фильтры действий по реестру документов: исходящие, на согласование, на подпись и т.п. ▪ Фильтры для поиска по участнику подписания, по компании, по дате подписания
2. Модули в рамках системы с настраиваемыми в режиме no-code этапами и с переходящими сущностями из модуля в модуль
▪ Модуль "Адаптация" ▪ Модуль "Вакансии" ▪ Модуль "Заказ справок" ▪ Модуль "Кадровый перевод" ▪ Модуль "Обучение" ▪ Модуль "План найма" ▪ Модуль "Сбор документов" ▪ Другие
3. Согласования
▪ Базовый линейный маршрут согласования с последовательным согласованием более 15 участников ▪ Выбор согласующим по роли (руководитель или заместитель) ▪ Гибкая настройка в режиме no-code ▪ Использование управленческой структуры для согласования ▪ Использование юридической структуры для согласования ▪ Настройка сложных маршрутов согласования в режиме no-code
4. Работа с документами
▪ Выполнение заданных действий при переходе между стадиями ▪ Графический (no-code) интерфейс для проектирования процессов ▪ Запуск и согласование заявлений на отпуск ▪ Наличие шаблонов стандартных заявлений ▪ Настройка (корректировка) стандартных шаблонов ▪ Настройка автоматических уведомлений участникам КЭДО о необходимости подписать документ ▪ Настройка отложенных действий с документами ▪ Настройка связки "Шаблон + Маршрут+настройки" по конкретной форме документа ▪ Настройка сроков подписания документов ▪ Настройки этапов подписания: контроль сроков, отмена, продление сроков и т.п. ▪ Оформление и утверждение документов на командировки ▪ Реализация нелинейных процессов с ветвлением на основе данных
5. Личный кабинет сотрудника
▪ Автоматическое информирование сотрудников о поступлении нового документа на подпись, о подписанном документе ▪ Бесшовный переход в индивидуальные и групповые чаты системами ВКС/UC ▪ Профиль сотрудника: ФИО, фото, должность, город, отдел, руководитель, блок для иной информации ▪ Функционал для автоматического отображения по запросу доступного количества дней отпуска ▪ Функционал для автоматического отображения по запросу сформированных расчетных листков
6. Автоматизация работы с «1С»:
▪ Настраиваемая автоматизация создания документов на основании заявок ▪ Отправка документов, привязанных к сотруднику в «1С» ▪ Отправка на подпись документов из «1С» ▪ Прием данных настроенного маршрута участников подписания из «1С» при отправке документа на подпись
7. Готовые интеграции с «1С»
▪ «1С:ЗУП» ред. 3.0 ▪ «1С: ERP Управление предприятием» 2 ▪ «1С: Комплексная автоматизация» ред. 2 ▪ Передача параметров сданными из учетной системы и автоматическое заполнение печатных форм документов на сервисе КЭДО данными сотрудника из 1С ▪ Настройка привязки подписанных документов к сущностям в «1С» с помощью no-code интерфейса ▪ «1С: Бухгалтерия предприятия», ред. 3.0
8. Поддержка электронных подписей
▪ Бесплатная подпись УНЭП для сотрудников в Госключе ▪ Возможность прикреплять МЧД ▪ Выдача электронной подписи без участия представителя работодателя ▪ Интеграция с внутрикорпоративным УЦ ▪ Интеграция с МП Госключ ▪ Интеграция со сторонним УЦ ▪ Облачная УНЭП (внешние УЦ) ▪ ПЭП ▪ УКЭП от лица Работника ▪ УКЭП от лица Работодателя
9. Безопасность
▪ Данные хранятся в аккредитованном ЦОДе на территории РФ ▪ Защита каналов связи от DDOS атак ▪ On-prem решение
10. Поддержка
▪ SLA для техподдержки (с приоритетами и контролем сроков) ▪ Более одного уровня техподдержки ▪ Длительность бесплатного тестирования полнофункциональной версии более 10 дней ▪ Единое окно обращений (омниканальность) ▪ Онлайн‑документация/база знаний/руководства в открытом доступе
|
10 баллов за каждый вариант |
|
Форматы поставки ПО:
▪ Облачное от вендора (SaaS) ▪ На серверы клиента (On-premise) |
5 баллов за каждый вариант |
|
Партнерская сеть |
Статья с сайта https://www.cnews.ru/reviews/preview_articles/77406369499deda1a82
