Отзывы клиентов
Мы благодарны нашим клиентам за оказанное доверие и положительные отзывы о совместной работе. Если хотите, можем помочь и вам: наладим работу отдела продаж, установим системы видеонаблюдения и автоматизации, разработаем дизайн интерьера под любой стиль и бюджет. Просто свяжитесь с нами!
Выбрав «облачную» версию «Битрикс24», команда сначала перенесла в систему работу по существующим и новым проектам. Потом стала планировать и отслеживать там еще и создание новых сервисов.
При этом генеральный директор компании Дмитрий Колодезев подчеркнул, что с самого начала команда искала решение, у которого есть «облачная» версия.
«Мы прекрасно представляем себе объем работ, который требуется, чтобы такой сервис всегда качественно работал. Поэтому уже при поиске мы сделали ставку на то, что обновлением и поддержкой системы «в облаке» будут заниматься специалисты вендора. И сэкономили свои силы и время», — замечает Колодезев.
Благодаря работе в «Битрикс24» команде постепенно удалось выровнять ежедневную нагрузку и снять все сложности, связанные с расстановкой рабочих приоритетов, пониманием и своевременным решением задач и наличием результатов, «которые можно посчитать».
«Письменная постановка задач, отслеживание их сроков и результатов заставляют людей быть очень точными в формулировках. Помогает и то, что в системе всегда легко восстановить историю коммуникаций — понять кто, что, когда и для чего делал. Эта ясность сразу помогает увеличить общую скорость работы, особенно в части создания новых продуктов», — уверен Дмитрий.
Улучшились и взаимоотношения с клиентами. А это повлияло на общее впечатление заказчиков о «Промсофт». Начав использование CRM в «Битрикс24», менеджеры по продажам стали не просто хранить там контакты клиентов, они смогли в хронологическом порядке отслеживать все события, которые произошли с каждой их сделкой. Также они начали следить в «Живой ленте» за запросами клиентов и оперативно отвечать на них прямо из CRM и клиенты сразу отметили эти улучшения. Руководитель отдела, в свою очередь, получил возможность контролировать, как идет вся работа — кто и сколько контрактов закрывает, кто недогружен, а кто, наоборот, перегружен и может отдать контакты новых клиентов коллегам.
DEMTEAM считает «Битрикс24» универсальным набором сервисов, повышающих продуктивность любой компании.
«Битрикс24 – система, которая хороша во всех сферах бизнеса: продажах, производстве, управлении. Все необходимое — под рукой, все работает «из одного окна» и это очень удобно», - замечает Дмитрий.
В компании «Битрикс24», в первую очередь, используется как средство управления проектами. В частности – для постановки и контроля выполнения задач. Такие сервисы как Basecamp и Мегаплан DEMTEAM не подошли.
«Постановка, отслеживание и контроль задач по каждому проекту стали для меня и моих подчиненных простым делом — не надо никого «дергать», выяснять, кто и чем занят. И это несмотря на то, что только я, как руководитель, сейчас отвечаю за 20 задач одновременно. А контролирую и помогаю решить 57. Ситуация осложняется тем, что у нас работают люди не только «в штате», но и «на удаленке», некоторые в других часовых поясах. Но все проблемы снимает простой просмотр отчетов по сотрудникам и компании, настроенных «под меня». Благодаря им я вижу всю ситуацию. Поэтому я рекомендую «Битрикс24», как «сильный» инструмент управления проектами не только ТОП-ам, но и руководителям любого уровня».
Сотрудникам же, по словам Дмитрия, система тоже не помешает. Если нужно доказать свою эффективность — каждый член команды может сделать это с цифрами в руках. А возможность перестать теряться в проектах, сроках и неактуальных документах дорогого стоит!
Стоит учесть, что студия не занимается «конвейерным производством». Каждый проект сложен и растянут во времени. И делится на массу этапов и задач. В среднем, на 6 этапов приходится по 20 крупных задач. В «Битрикс24» всем участникам проекта видно, какую задачу и к какому сроку нужно выполнить (диаграмма Ганта), с кем взаимодействовать и на какие документы опираться. К тому же, у всех включен учет рабочего времени для любой задачи. Это помогает задать «плановый» расход часов на задачу и проект для каждого сотрудника, а в будущем проконтролировать и проанализировать эффективность каждого из команды. Сейчас вовлеченность в «Задачи и проекты», согласно «Пульсу» составляет у сотрудников компании 69%!
Работу с клиентами команда ведет через «Экстранет». Студия обменивается с заказчиками «тяжелыми» файлами и актуальными документами в рамках их проектов. Таким образом заказчик максимально быстро получает информацию о ходе проекта.
Сотрудники говорят, что постоянно пользуются «Диском» — там удобно коллективно работать с документами. Раньше в ходу были Яндекс.Диск и Dropbox, но все это «отвалилось», пошло взаимодействие в общем пространстве «Битрикс24».
Бизнес-чат и видеозвонки «замыкают» тройку самых популярных в DEMTEAM рабочих инструментов. Ими по статистике пользуются 54% сотрудников.
«Мы плотно общаемся по текущим проектам. И лучше всего для этого подходит видео-чат, особенно групповой — всех видно и слышно. При этом не нужно устанавливать дополнительные плагины — чат работает у всех через браузер», — рассказывает Дмитрий.
CRM и IP-телефонией компания тоже пользуется, но умеренно (31%, согласно «Пульсу»), так как проекты и заказчики, а соответственно и продажи в DEMTEAM – очень специфичные. CRM в основном позволяет держать в порядке клиентскую базу и сохранять историю общения с заказчиками. А вот IP-телефония нужна компании для сокращения расходов на связь.
«Экономия на звонках партнерам и заказчикам по всей России и в страны ближнего зарубежья получается ощутимая – от 30 до 70%», — замечает Дмитрий.
«По итогам 2013 года наши онлайн-сервисы по продаже билетов в кино составляют серьезную конкуренцию «Рамблер-Кассе» и «Киноходу», — говорит Родион Отлетов, директор Творческой лаборатории «АБРО».
Главным для компании в какой-то момент стал вечный для любого бизнеса вопрос контроля эффективности — как выполняются задачи по многочисленным проектам, сколько времени и сил у сотрудников уходит на каждую, сколько длится рабочий день клиент-менеджера или разработчика? И сколько точно они за этот день успевают? К сожалению, известный своей «перегруженностью» Redmine ответов дать не смог. А почасовая система учета рабочего времени и оплаты работы сотрудников тем временем изменилась, потому что команде стало ясно — разрастающиеся «деревья» проектов и вложенных в них задач, по 200-300 на проект, к хорошему не приведут.
«Навести порядок нам помогла «Работа в группах» над проектами и задачами. Возможность «в один клик» превратить обращение клиента в задачу и потом видеть, что, как и у кого продвигается, получать об этом уведомления, обсуждать все срочное с помощью «социальных» инструментов — «Живой ленты» и чата, возможность делиться громоздкими макетами через «Диск». В общем, неуправляемая масса превратилась в четко работающий механизм», — замечает Родион.
Рабочее время стало учитываться с помощью сервиса «Рабочий день». Стали видны старт, окончание дня и затраченное время на каждую задачу, причем, в любом проекте.
И, все же, почему «Битрикс» прижился там, где потерпели неудачу другие решения?
«В «Битрикс24» нас зацепила гибкая настройка бизнес-процессов в CRM. Благодаря ей вся работа с клиентами стала наглядной — от лида до предоставления услуги. Например, до подключения мобильного приложения для новой сети кинотеатров. Заявки на подключение перестали теряться. Более того, менеджер по продажам не мог начать работу с новым клиентом, пока не внес в систему всю информацию о нем. Только после этого процесс шел дальше, и клиент передавался следующему специалисту. Получилось, что мы наладили не только работу с клиентами вообще, но и взаимодействие между отделами. И процент клиентов, который раньше терялся «на стыках», снова стал нашим. Мы получили больше, чем рассчитывали», — считает Родион.
Это так. Но команда и сама делает больше, чем могла бы. Так, сотрудники компании написали свой «Документогенератор», с помощью которого автоматически рассылают и отслеживают, согласно статусам в «Битрикс24» («рассмотрели», «ответили» и пр.), предложения новым клиентам. Что тоже добавляет свой процент в общей воронке продаж.
Интересно, что команда постоянно пользуется еще и «Экстранетом», чтобы в общем пространстве работать не только с фрилансерами, но и с постоянными клиентами.
«Мы завели заказчикам учетные записи, дали доступы. Теперь они ставят нам задачи по поддержке проектов прямо в «Экстранете». И задачи эти не теряются, а сразу попадают к нужным специалистам, это же не уйма звонков и e-mail-ов. Мы даже начали воспитывать клиентов — хотите, чтобы задача была выполнена, ставьте ее в «Битрикс24». И современные клиенты охотно работают с нами «в связке». Более консервативные люди продолжают звонить. Но это — лишь вопрос времени и привычки».
Рассказ компании Rusonyx о том, как они создают виртуальные серверы для размещения сайтов бизнес-класса.
Сегодня у нас в гостях компания, которая помогает развивать бизнес в интернете, — хостинг-провайдер Rusonyx. На их технических площадках размещаются десятки тысяч сайтов (интернет-магазины, информационные и другие ресурсы). Мы расскажем вам, как Rusonyx удается наладить успешный бизнес-процесс с удаленными сотрудниками при помощи «Битрикс24».
Rusonyx на рынке с 2001 года. Ее фокус — это быстрый, надежный и стабильный хостинг для бизнеса. В штате компании 30 сотрудников, 5 из которых — удаленные.
Основная часть команды трудится в Москве, а вот удаленные работники разбросаны по всему миру — Таиланд, Вьетнам, Украина, Германия.
«Раньше мы сторонились удаленных специалистов. Сейчас подбираем четырех новых удаленных сотрудников» — признаются в Rusonyx. Почему? Причина знакома многим — не было необходимых инструментов для контроля их деятельности.
«Битрикс24» позволил видеть, кто, сколько и когда работает. При этом не нужно «привязывать людей к стулу» — будь онлайн с 9:00 до 18:00 часов. Каждый удаленный работник работает в удобное для себя время, с учетом разницы часовых поясов.
Еще одна проблема, которую Rusonyx решил с внедрением «Битрикс24», — потеря важных корпоративных сообщений.
Но главное — «Битрикс24» позволил упорядочить рабочий процесс. Для структурирования проектов (сроки, менеджмент и т.д.) в Rusonyx использовали таблицы Excel. Воображаете масштаб хаоса?
По признанию руководства компании, эти Excel’евские таблицы моментально разрастались, было трудно понять, какая версия документа актуальна в текущий момент.
В Rusonyx почти не столкнулись с ретроградными настроениями сотрудников — лента «Битрикс24» быстро «ожила». Сейчас даже организация таких «важных» мероприятий, как корпоративы (от сценария до закупки продуктов), проходит в «Битрикс24». :)
Интересно, что Rusonyx используют клаудную версию «Битрикс24».
«Нам захотелось попробовать работу в облаке, и нам понравилось. Да, это чуть медленнее, так как дата-центр находится не в России, но задержка незначительная» — отмечают в Rusonyx.
Единственное, чего пока не хватает Rusonyx в работе с «Битрикс24», — это возможности проводить вебинары:
«Мы активно используем «Диск» и видео-конференции, но у нас нет возможности проводить обучающие тренинги для каждого вновь пришедшего человека. Было бы здорово, если бы можно было записывать вебинары и сохранять их на «Диск», чтобы новенькие в любой момент могли посмотреть и получить необходимые знания».
Компания Rusonyx — это хостинг бизнес-класса. Лидер VPS-хостинга в России. Главный офис компании находится в Москве, но специалисты Rusonyx разбросаны по всему миру. В 2014 году компания провела знаменитую акцию ORANGEMAN, бесплатно раздавая серверы на «Хабрахабре».
Миссия: создавать лучшие виртуальные серверы для размещения сайтов.
Рассказ компании Bestseller о том, как она ведет дистрибьюторский бизнес в трех странах на основе аутсорсинга и инструментов «Битрикс24»
Приходя в магазин, мы вряд ли задумываемся, как товары попадают на прилавки. Между тем, логистика и распределение товаров народного потребления — это целая наука. Имя ей — дистрибуция. Этой наукой в совершенстве владеют наши сегодняшние гости — компания Bestseller. Она снабжает Украину, Россию и Казахстан различной продукцией и разработала сервис Shop-in-Box — биржу фриланса для мерчендайзеров. Директор компании Bestseller Сергей Черёмуш расскажет, какую роль в их бизнесе играет «Битрикс24», какие инструменты помогают им быть более эффективными.
Компания Bestseller начала работу в 2005 году, и до 2011 года она являлась частью крупной торгово-промышленной группы Украины Fozzy Group. Они работали в сегменте B2B. Клиентами Bestseller’а были производители товаров народного потребления и брендодержатели. Представьте, в страну приходит партия какого-либо товара, его нужно распределить по 100 000 торговых точек во всех регионах. Именно такие нетривиальные задачи и решал Bestseller.
Уже тогда Bestseller’овский подход к работе можно было назвать инновационным — они одними из первых начали использовать аутсорсинг.
«У нас не было ни своего транспорта, ни склада. При этом бизнес-сеть покрывала всю Украину, и до 2008 года мы имели рост по 200-300%, что для устоявшегося рынка товаров повседневного потребления — невероятно».
В 2011 году компания вышла из Fozzy Group. Причиной выхода стало то, что после кризиса в 2008 году стандартная дистрибьюторская модель ведения бизнеса себя изжила. В 2009–2010 годах Bestseller начал снижать обороты и «проедать» прибыль предыдущих периодов.
«По сути, мы вышли в самостоятельное плавание, — рассказывает Сергей. — Мы лишились тех ресурсов, которые у нас были в составе Fozzy Group (кредиты, оборотные средства). Фактически мы начали бизнес с нуля, оставив себе только часть команды, название и один торговый контракт».
Но за 6 лет работы Bestseller стал высококлассным специалистом в области коммуникаций, организации дистрибьюторских систем и трейд-маркетинга (стимулирования товаров в торговой цепи). Поэтому новую бизнес-модель было решено строить на двух китах — аутсорсинге, то есть делегировании отдельных бизнес-процессов партнерам, и синергии, то есть сочетании уже привычной дистрибьюторской деятельности и совершенно нового направления — аутсорсинга мерчендайзинга.
Звучит, как ведическое заклинание, но на самом деле все просто.
«Не каждая компания может позволить себе штатного мерчендайзера. Зачастую выгоднее привлечь специалиста со стороны. Мы предоставляли такую услугу, причем нам удалось ее значительно удешевить. Вместо того чтобы за день посещать 8 торговых точек одной фирмы, тратя 40% времени на дорогу, мы выстраивали логистику мерчендайзера так, чтобы он посетил, к примеру, 2-4 точки, оказывая услугу мерчендайзинга нескольким компаниям-заказчикам».
Но вскоре Bestseller понял: они не попадают в ритм времени.
«Отчетность была в Excel. Мерчендайзер работал на точках, делал записи на бумаге, потом приходил домой, переносил данные в Excel, отправлял отчет... Мы делали сводный .xls и отправляли заказчику», — рассказывает Сергей.
Bestseller понимал: нужно специализированное программное обеспечение. Так появился сервис, объединяющий в себе биржу фриланса и систему автоматизации бизнес-процессов, — Shop-In-Box.
На практике это реализуется так. Заказчик может в течение 5 минут зарегистрировать свой аккаунт; внутри него выбрать или добавить торговые точки, в которых он хочет вести работу; определить цель, объект и другие параметры исследования, сроки его выполнения, а также сумму, которую он готов заплатить за работу. Заказ отправляется на биржу фриланса, на противоположном борту которой — подрядчики, то есть мерчендайзеры. Благодаря этой системе они оперативно получают уведомления о том, что в их населенном пункте появилась работа. Они могут принять выполнение задачи или написать к ней комментарий о корректировке цены. Когда заказчик и подрядчик обо всем договорились, последний получает список задач, в том числе на мобильное приложение Shop-in-Box, которые он обязан выполнить и за которые ему предстоит отчитаться. Когда работа сделана и заказчик принял ее, подрядчик получает вознаграждение.
Просто, как все гениальное.
«Когда мы вышли из Fozzy Group, остались без денег и поддержки. Мы поняли: развивать бизнес нам помогут только инновации и эффективность».
Руководство Bestseller’а внесло два существенных изменения в бизнес-стратегию. Во-первых, перестали нанимать сотрудников на ставку. В штате компании всего 25 человек. Зато Bestseller в рамках своего торгового бизнеса сотрудничает со 140 фрилансерами. Почти все они работают на условиях сдельной заработной платы. Также компания отказалась от обязания сотрудников сидеть в офисе с 9:00 до 18:00 часов.
Во-вторых, Bestseller расширил охват бизнеса. Компания открыла офисы в Москве и Алматы.
Чтобы привести новый механизм в движение, Bestseller искал удобную CRM. Последняя должна была быть:
А) русскоязычной;
Б) простой;
В) недорогой.
Единственным решением, отвечающим всем заявленным критериям, был «Битрикс24».
Сергей Черёмуш отмечает: «Когда мы начинали работать с «Битрикс24», нам было важно, что «Битрикс24» — родственная компания с 1С, а практически весь рынок ERP — это 1С».
Работа в российском и казахстанском представительствах строится целиком на аутсорсинге: брокеры, склады, доставка. Все продажи осуществляются посредством IP-телефонии и «Битрикс24».
«Битрикс24» позволил Bestseller’у не растерять своих клиентов.
«У нас 2 500 рабочих контактов, база лидов — 10 000. Притом там нет «левых» — все проработанные».
Bestseller активно использует элементы лидогенерации: всегда видно, какие лиды и откуда пришли. После обработки лид конвертируется в задачу для конкретного менеджера.
Таск-менеджмент «Битрикс24» Bestseller тоже активно использует. Главный плюс этой системы — наглядность. «Заходишь и видишь, что за 1,5 года было поставлено и зафиксировано в «Битрикс24» более 2 200 задач, из них 1 700 реализовано, 500 не реализовано. Понимаешь, что ничего не потерялось, просто что-то было отменено, что-то утратило свою актуальность, а ряд задач нужно еще завершить», — говорит Сергей Черёмуш.
Но главное преимущество «Битрикс24», по мнению компании Bestseller, — возможность работать в облаке.
«Мы хоть сейчас можем закрыть двери нашего офиса и разойтись, но бизнес-процесс от этого не остановится».
К слову, дав интервью Лайфхакеру, Сергей Черёмуш уехал в Крым и уже несколько месяцев живет у моря, где открывает еще один филиал. Когда все инструменты управления бизнесом находятся в облаке, можно качественно управлять рабочими процессами в любой точке планеты и быстро масштабироваться на новых территориях.
Bestseller также очень любит «Битрикс24» за такой инструмент, как «База знаний компании». Благодаря ему сотрудники всегда имеют доступ к теоретической и нормативной информации, необходимой для работы.
«Я тот предприниматель, который начал на 10 лет позже, чем стоило. Окунувшись в конкурентный бизнес, я понял, что идти проторенной дорожкой — нет шансов. Получить свою долю рынка можно только за счет инноваций. Этот подход и сделал наш бизнес успешным. Мы продолжаем искать пути эффективного развития. С одной стороны, приветствуем территориальное расширение, запускаем стартапы в области глобальной дистрибуции. С другой — ищем более совершенные инструменты для автоматизации бизнеса».
Рассказ компании Notamedia о том, как их интерактивному агентству удалось полностью оцифровать свою работу — вплоть до выписки пропусков.
У нас в гостях интерактивное агентство Notamedia — компания, создающая медиапространство для крупных СМИ и корпоративных медиа и помогающая клиентам говорить с потребителями на одном языке. Управляющий партнер агентства Сергей Оселедько расскажет, как инструменты «Битрикс24» позволяют координировать работу двух офисов компании — в Москве и в Краснодаре.
«Что такое медиапространство? Есть какая-то задача, есть связанный с ней контент. Мы можем придать ему любую цифровую форму (текстовую, аудио, видео, веб-сайт, мобильное приложение, инфографика и т. д.). Потом поместить это в цифровую среду (сайт, мобильное приложение, социальные сети). А затем этот контент донести до целевой аудитории».
Сейчас клиентами Notamedia являются ведущие российские СМИ («Эхо Москвы», «Интерфакс» и другие), крупные корпорации («Евраз», «Ягуар-Лэндровер» и другие), а также государственные учреждения (Правительство Москвы и Московской области, Пенсионный фонд РФ, НАО) и некоммерческие организации.
«Мы гордимся своими проектами. Предмет нашей особой гордости — сайты «Москва, которой нет» (список утерянных памятников архитектуры) и «Энциклопедия нашего детства» (портал для тех, кто родился и вырос в СССР), географический брендинг Ненецкого автономного округа и логотип портала «Горящие головы». Последний собрал множество наград, вошел в мировые тренды. Мы считаем, нам удался также комплекс проектов для Департамента информационных технологий города Москвы (в этом году мы получили за них две «Премии Рунета»)».
Notamedia регулярно попадает в рейтинги ведущих веб-студий Рунета. Количеству и качеству их наград можно позавидовать: лауреаты Московского международного фестиваля рекламы, «Премия Рунета», «Золотая блоха», «Идея!», «Золотой сайт», Identity: Best of the best, Advision Awards, AdStars и другие.
История компании Notamedia началась в 2004 году. Сначала она была подразделением PR-агентства, затем переквалифицировалась в веб-студию и, наконец, доросла до серьезного агентства. Сделать качественный скачок позволило изменение подхода к работе.
На начальном этапе в компании трудились 15 человек. Царил полный «зоопарк» в методологиях и технологиях: сотрудники пользовались теми инструментами, которые казались им удобными. Из автоматизированных систем использовалась только система постановки задач.
Notamedia искала хорошую CRM. Пробовали порядка трех различных продуктов. Но большой поток клиентов обязывал иметь не просто хорошую, а лучшую систему управления взаимоотношениями с клиентами.
Остановились на «Битрикс24». На тот момент в компании работали уже 25 человек. Notamedia перевели в «Битрикс24» внутренний кадровый документооборот. Для таск-менеджмента в это время еще использовали Redmine.
Компания продолжала расти — качественно и количественно. Было решено открыть офис в Краснодаре.
«Мы не работаем с фрилансерами, а в Москве программисты очень дорогие, поэтому мы открыли офис в Краснодаре, где четыре технических вуза», — поясняет Сергей Оселедько. Произошло распределение: в Москве стали базироваться менеджмент, отдел продаж, digital-отдел, правовой отдел, поддержка клиентов, то есть из столичного офиса стали осуществляться руководство и непосредственный управленческий контроль. В Краснодаре начали трудиться программисты, верстальщики, тестировщики — там закипела основная техническая работа.
В «Битрикс24» перевели управление проектами, начали использовать социальный интранет. При этом продолжали использовать Redmine в качестве системы управления задачами.
«У нас большой опыт увязывания разных инструментов в единое целое. Мы написали «прослойку» между Redmine и «Битрикс24», чтобы координировать техническую и проектную работу».
На сегодняшний день Notamedia вышла на количественно-управляемый уровень автоматизации рабочих процессов. Каждый понедельник в Notamedia проводится планерка: руководители производства и проектного офиса распределяют ресурсы агентства.
Каждый новый проект заносится в Redmine, менеджер расписывает по нему задачи, прикрепляет всю необходимую документацию и назначает исполнителей. Это позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов.
В компании Notamedia на сегодняшний момент заняты 80 человек и используется порядка 20 различных KPI.
Так, одним из ключевых показателей эффективности является учет рабочего времени сотрудников. В Notamedia действуют 2 типа учета: дисциплинарный (работники в «Битрикс24» отмечают количество часов, проведенных в офисе) и производственный. Последний ведется через связку Redmain + «Битрикс24». К примеру, дизайнер после планирования ресурсов получает конкретные задачи на неделю, он должен соблюдать дедлайны и отмечать потраченное время в Redmine. А в конце месяца в «Битрикс24» собирается полная картина по всем сотрудникам. При этом Notamedia исходит из принципа: 80% рабочего времени — на коммерческие проекты, 20% — на некоммерческие.
Еще один интересный инструмент — план распределения ресурсов компании. Когда проект поступает в производство, он создается в Redmine и разбивается на логические релизы. После этого данные из Redmine поступают в «Битрикс24», где отображается вся необходимая информация для оперативного управления — прогресс по проекту, рентабельность, количество затраченного времени (с разбивкой на конкретных специалистов) и т.д.
При этом Notamedia распределяет кадровые ресурсы не по часам, а по неделям. В «Битрикс24» создается план загруженности сотрудников на ближайшие неделю и квартал. Он фиксирован и не предполагает оперативной «перекройки».
Таким образом, все задачи по действующим проектам равномерно распределены; видно, когда будет избыток или дефицит сотрудников и на что потрачены деньги. При помощи «Битрикс24» Notamedia сводит воедино всю информацию по проектам: менеджер сразу видит, сколько временных и денежных ресурсов тратится на проект (сколько тот или иной сотрудник должен отработать по данному проекту и сколько уже отработал; сколько клиент уже оплатил и сколько еще оплатит). Это позволяет оценивать, на какой стадии реализации находится проект и является ли он прибыльным.
«Битрикс24» также позволяет оценивать рентабельность работы менеджеров: их качественную и количественную загруженность и полученный результат. Это нужно не для того, чтобы кого-то поощрять или наказывать. Это позволяет формировать систему KPI и прогнозировать загруженность в зависимости от различных ситуаций.
Кроме того, благодаря «Битрикс24» Notamedia удалось внедрить в коллективе эффективную систему мотивации. Каждый месяц выбираются лучшие идеи и сотрудники, а за проступки работникам выдаются желтые и красные карточки. Желтые накапливаются и превращаются в красные. Две красные карточки означают увольнение.
В «Битрикс24» осуществляются все внутренние коммуникации (обсуждаются важные вопросы, хранятся протоколы совещаний, регламенты и т. д.) Notamedia.
Notamedia, как и многие другие компании, на начальном этапе автоматизации сталкивалась с сопротивлением сотрудников, не желавших отказываться от привычных рабочих инструментов. Проблема решилась, когда был написан регламент, в котором объяснили, почему нужно отмечаться в календаре, как различные KPI влияют на заработную плату и т. д.
К примеру, было зафиксировано, что 20% прибыли от конкретного проекта делится между менеджерами и производственными отделами (по 10%). Заработная плата конкретного сотрудника складывается из ставки и бонуса, наличие или отсутствие которого зависит от показателей KPI.
Кроме того, Сергей Оселедько использует мобильный клиент «Битрикс24».
«Я много рабочего времени провожу в поездках и на встречах — мне не хватает расширенного функционала мобильного приложения «Битрикс24». Есть база — все контакты под рукой, можно просматривать задачи и документы, но пока это не очень дружелюбный инструмент».
Сергей Оселедько говорит, что Notamedia использует практически все инструменты, предлагаемые «Битрикс24». Через него осуществляется управление почти всеми процессами, даже биллингом и бухгалтерией. К примеру, аккаунт-менеджер нажатием одной кнопки запускает бизнес-процесс и выписывает счет, а курьеры получают пропуска через систему электронных заявок.
«Мы оцифровали все».
В агентстве Notamedia считают, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Однако по мере роста компании в ней появляется реальная необходимость — нужен простой и стабильный инструмент для обратной связи.
Всего за 3 года оптимизации рабочих процессов Notamedia удалось совершить качественный скачок в работе и стать одним из ведущих интерактивных агентств Рунета.
Notamedia — интерактивное агентство по разработке интернет-проектов. Специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на качественной визуальной коммуникации брендов. Член Ассоциации интерактивных агентств (АИА) и Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК).
Миссия: создание медиапространства.
Рассказ российской компании Orby о том, как они шьют одежду, интересную детям и доступную родителям.
Сегодня у нас в гостях настоящая лайфхакерская компания Orby. Все, что делают эти ребята, уникально и интересно! Мы расскажем о том, как по всему миру российская компания шьёт детскую одежду, и как ей в этом помогает облачное решение для совместной работы «Битрикс24».
Во времена, когда все делается в Китае — паяется электроника, печатаются книги, проектируется и шьётся одежда, российская компания Orby решила переломить этот тренд. Orby шьёт одежду для детей, трудоустраивая более 1000 человек своего разнесённого по миру коллектива. Как говорят в Orby: «Мы создаём моду, объединяя интересы детей и желания родителей». Ведь главное в детской одежде — взрослые должны хотеть купить то, что нравится детям. А это, как знает каждый родитель, непросто ;)
Orby работает в Костроме, уютном городе на могучей Волге:
Задача перед Orby стоит непростая — одежду нужно разработать, сшить, а потом продать в своей обширной сети, которая состоит из более ста магазинов по всей России и странам СНГ. Сотрудники главного офиса и магазинов используют для общения между собой «Битрикс24», на котором строятся все бизнес-процессы компании. В частности, для оперативного информирования всех сотрудников магазинов используется чат «Битрикс24», в котором они присутствуют постоянно. Для Orby в компании «1С-Битрикс» даже увеличили лимит одновременных пользователей чата с 50 до 100! «Пришлось настойчиво объяснять разработчикам «Битрикс24», зачем нам столько одновременных пользователей» — говорят в Orby.
Когда мы спросили, что будет, если облако «Битрикс24», на которое опираются все процессы компании, вдруг сломается, Михаил Кудашев, директор по информационным технологиям Orby, сказал, что всё просто остановится и это будет катастрофа.
Главной причиной перехода на «Битрикс24» в Orby называют попытку уйти от «зоопарка» разнообразных инструментов, которыми пользовались сотрудники компании. Например, прежде для коммуникации в компании использовался Skype, ICQ, различные почтовые программы —Thunderbird, The Bat! и Outlook, различные веб-сервисы. Работал самописный service desk. Контролировать однородность и сохранность данных было просто невозможно, если учесть, что сотрудники Orby располагаются сегодня в семи странах среди которых Китай, Узбекистан, Молдова, Турция.
Руководство контролирует работающую бизнес-машину по пошиву и реализации детской одежды всё в том же «Битрикс24». Для этого используются инструменты настраиваемых отчетов и «Пульс компании». Нам показали вовлеченность сотрудников в различные инструменты корпоративного портала:
«75% вовлеченности — это инструмент «Задачи и проекты», на втором месте с 60% — чат и видео, социальная сеть и лайки — по 30% и 40% соответственно, мобильная версия — 10%».
Компания Orby находится в Костроме, занимается пошивом детской обежды и ее продажей под тремя брендами: Orby, Orby School и Boom. Розничная сеть компании насчитывает около 100 магазинов по всей России и СНГ. Работает в компании почти 1000 сотрудников.
Миссия: создавать моду, объединяя интересы детей и желания родителей.
Вот уже несколько лет компания Crossss с помощью сложной математики творит волшебство: делает так, чтобы и крупные, и небольшие интернет-магазины подстраивались под каждого посетителя, угадывали его желания и предлагали именно тот товар, который ему нужен. Но генеральный директор компании Даниил Ханин хорошо понимает, что постоянный рост эффективности важен не только для ритейла в онлайне, но и для самой команды Crossss. И, как Даниил обнаружил на практике, сделать работу небольшой, но разбросанной по разным странам и городам команды четче, прозрачнее и продуктивнее, может только «Битрикс24».
Сейчас в Crossss работает 19 человек. Из Москвы ведется общее управление компанией и работа с клиентами, R&D находится в Томске, а в Харькове «сидят» продажи, маркетинг и часть менеджеров по работе с клиентами. Эту разобщенность компании нужно было преодолеть, а работу команды в разных часовых поясах синхронизировать.
«Мы стремились исключить все сложности, связанные с тем, что аккаунт-менеджеры работают со сделками и заказчиками в одной системе, руководители проектов общаются с сотрудниками в Украине с помощью другой, а с разработчиками в Томске все держат связь с помощью третьей», — говорит Ханин.
Еще один вопрос, который нужно было решить — контроль продаж и выстраивание четких и прозрачных взаимоотношений с клиентами. «Мы занимаемся сложным консалтингом на стыке бизнеса и IT. Поэтому наши продажи — это многосоставный индивидуальный процесс. Они были такими в начале работы, и остались такими же сейчас. Естественно, что нам была нужна простая, понятная, но не примитивная система управления взаимоотношениями с клиентами. И нашли мы ее не сразу», — говорит Даниил.
Сначала в Crossss попробовали Pipedrive, который категорически не понравился менеджерам по работе с клиентами, так как позволял видеть и оценивать «воронку продаж», но не давал возможности отслеживать ход сделок и статус клиентов по выставленным договорам, счетам и актам. Поэтому с подачи аккаунт-менеджеров компания быстро перешла на «облачную» CRM от Sales Force и «прожила» на этой системе около года. Но сложность системы, обилие ее сервисов и невозможность быстро отыскать нужный инструмент или получить важный отчет, заставили Ханина и его небольшую команду задуматься о поиске альтернативы. К тому же, свою роль сыграло то, что команде в данном случае требовалась не «чистая CRM», а универсальный набор рабочих инструментов для создания общего информационно-комуникационного поля и работы в нем. Поэтому в июле 2014 Даниил решил попробовать бесплатную версию еще одного популярного «облачного» решения — «Битрикс24».
«Мне понравилось. На стенде «1С-Битрикс» мне показали, как ставятся задачи сотрудникам, как «заводятся» новые клиенты, как этим клиентам присваиваются определенные статусы, в зависимости от хода сделок и как можно генерировать все нужные отчеты. То есть, мне показали все самые распространенные действия, которые изо дня в день приходится совершать небольшим компаниям, таким как моя. И мы начали пользоваться решением — без громких деклараций. Все случилось само собой. К тому же это оказалось выгоднее финансово, потому что начали мы с бесплатного тарифа «Проект», рассчитанного на 12 пользователей», — вспоминает Ханин.
Сейчас, помимо специалистов по продажам и работе с клиентами, к «Битрикс24» начали подключаться и разработчики. Все они постоянно взаимодействуют в рабочих группах, управляя ходом совместных задач и проектов и контролируя их результаты.
«Я вижу скорость и отслеживаю качество выполнения задач по всему фронту работ компании — от внутренних заданий, связанных с версткой сайта украинскими коллегами или с планированием новой маркетинговой кампании до задач, связанных с продуктами и работой с клиентами. Отдельно отмечу работу большой группы, которая отвечает за продажи. Мне нравится, что я всегда понимаю, когда начала выполняться та или иная задача, в каком она сейчас статусе и что будет происходить дальше. И я уверен, что для моих сотрудников все это тоже очевидно».
Даниил сравнивает отслеживание задач с практикой, принятой в компании раньше (ручка и бумага на совещаниях, потом рассылка e-mail-ов сотрудникам и естественное «пропадание» результатов задач, на которые требовался час или день) и справедливо замечает, что расстановка в системе ответственных и крайних сроков, которые относятся даже к самой мелкой или срочной задаче. в корне меняет ситуацию.
Что касается преимуществ «Битрикс24», как CRM-системы, Даниил замечает, что при такой длинной и сложной «воронке продаж», как у Crossss, наличие полностью прозрачной и понятной системы, помогающей структурировать, отслеживать и анализировать взаимоотношения с клиентами по самым разным параметрам (например, количество новых клиентов, привлеченных на прошлой неделе, количество сделок, по которым состоялись первые встречи, число клиентов, которым уже выставили счета, количество заказчиков, от которых пришли деньги или, напротив, число «забуксовавших»/сорвавшихся продаж с указанием причин и др.) очень критично. Как и возможность в любое время и в любом месте, где есть доступ в Интернет, получать соответствующие отчеты, документы и т.д.
Ханин подозревает, что они еще не все изучили в системе, но собирается вводить туда всех сотрудников и, соответственно, переходить на коммерческую версию. К тому же, он планирует перенести в «Битрикс24» всю работу с документами, особенно ту ее часть, которая касается их коллективного создания. Коммерческие предложения, новые описания продуктов, маркетинговые и рекламные концепции, кейсы, статьи, письма к клиентам — все это тоже скоро будет в одной системе.
«Я не люблю прыгать с решения на решение, хочется стабильности. А «Битрикс24» подкупил тем, что одно решение закрывает огромный фронт задач, требующих ежедневного внимания. Если все и дальше пойдет так же хорошо, как сейчас, у меня уйдет вся «головная боль», связанная с целым «валом» стратегических и оперативных вопросов», — резюмирует Ханин.
Хотите получить такой же результат в своей компании?
Организация внутренней работы с помощью «Битрикс24» активно производится во множестве отраслей. На очереди разговор об автомобильной. Сегодня на вопросы нашей пресс-службы отвечает Александр Оксин - директор департамента маркетинга и рекламы ОАО «Модус» - официального дилера BMW, Land Rover, Nissan, Hyundai и других известных брендов.
— Из официальной информации на ваших сайтах понятно, что сфера деятельности группы компаний – продажа автомобилей. Скажите, где нужно жить, чтобы воспользоваться вашими услугами?
Александр Оксин: — Мы работаем в южных регионах России. Там историческая родина компании. Но с активным развитием наши дилерские центры появились и в центральных регионах. Наши клиенты – это жители городов Краснодарского и Ставропольского края, а также Воронежской, Ростовской и Липецкой областей.
— Столь интенсивное региональное развитие наверняка отняло много времени. Когда была основана ваша компания?
Александр Оксин: — В июле 1994 года.
— Выходит, вы совсем недавно праздновали двадцатилетний юбилей, поздравляю! И сколько же сотрудников трудится в организации подобного масштаба?
Александр Оксин: — Спасибо. Всего по группе компаний числится более 1800 человек, но лишь часть из них, собственно, работает с сервисом. В Битрикс24 зарегистрировано около трети персонала.
— А как обстояли дела до внедрения Битрикс24? Координация процессов в территориально распределенных офисах – непростое дело, а тут еще и машины заказывать из одного региона в другой, да и других дел наверняка хватало.
Александр Оксин: — Мы 3 года работали в программе ТаскЦентр, но по мере развития компании ее возможностей стало не хватать, и пришло время рассматривать альтернативы.
— В силу каких соображений был сделан выбор в пользу Битрикс24? Кроме того, нам всегда интересно, какие именно функции наиболее востребованы в компании-пользователе нашего сервиса.
Александр Оксин: — Тут все довольно-таки стандартно. Прежде всего, нужно ставить и контролировать выполнение задач, а также хранить корпоративную информацию в удобной и регулярно обновляемой базе знаний. Конкретно у Битрикс24 понравились относительно высокая скорость внедрения и удобных интерфейс системы.
— Итак, решение принято, сотрудники морально готовы, начинаем внедрение. Сколько времени потребовалось для полного завершения процесса?
Александр Оксин: — На основной этап внедрения нам понадобилось порядка 4-х месяцев.
— А что происходило с «другой стороны баррикад»? Как сотрудники отнеслись к новой системе?
Александр Оксин: — Разумеется, не обошлось без определенного неприятия, но это стандартная ситуация для крупной компании. Линейный персонал все устраивает, и они рассматривают внедрение подобных сервисов исключительно как инструмент дополнительного контроля и увеличения нагрузки. «Я и так все делаю, меня все устраивает, а теперь еще и сюда вбивать, зачем это вообще?..», - вы наверняка слышали нечто подобное.
— Персонал группы компаний использует Битрикс24 уже несколько месяцев. Заметны ли измеримые преимущества от перехода на новую систему? Может быть, вы назовете какие-то сценарии использования или отдельные кейсы?
Александр Оксин: — Как упоминалось выше, одним из ключевых требований для перехода на новое решение было удобство постановки и контроля задач. Сейчас можно смело утверждать, что с этим мы не ошиблись: выполняемость задач на высоком уровне, а отслеживать их по статусам очень удобно.
— Спасибо вам за интересное интервью!
Рассказ компании «Инфулл Страхование» о том, как ей удаётся предоставлять качественный страховой сервис и автоматизировать бизнес-процессы с «Битрикс24»
В России слово «страхование» ассоциируется со словом «страх». Хотя лексически этот термин не имеет ничего общего с фобиями. Принять на страх — значит поручиться: страховщик ручается за ваше благополучие. Но практика оказания страховых услуг в нашей стране нередко такова, что клиенты действительно испытывают множество страхов (боятся потерять деньги, впустую потратить время, запутаться в правилах и т. д.).
Наш сегодняшний гость стремится к тому, чтобы люди не боялись поручать своё имущественное благополучие профессионалам. Компания «Инфулл Страхование» — это страховой брокер (посредник), работающий по принципу: если вы купили страховку, вы получите компенсацию без проблем, проволочек и потерь времени. Мы побеседовали с генеральным директором этой компании и узнали, что такое страхование «под ключ» и онлайн-страхование, а также какую роль в автоматизации их бизнес-процессов играет «Битрикс24».
Компания «Инфулл Страхование» работает на рынке с 2006 года. Она выросла из простого отдела страхования в автосалоне и изначально специализировалась на автостраховании.
«Я пришёл в компанию пять лет назад. Тогда рабочий процесс выглядел примерно так: нас было три человека, и мы работали на бумаге (оформляли полисы, передавали их в страховые компании и т. д.)».
Рынок страхования рос, появлялись всё новые виды страхования — объём продаж увеличивался. Возникла потребность в освоении новых страховых услуг, расширении штата и систематизации рабочих процессов.
В «Инфулл Страховании» выбрали два приоритетных направления развития: страхование «под ключ» и онлайн-страхование. Первое подразумевает такой спектр услуг, который практически полностью избавляет страхователя от хлопот и беготни по инстанциям. Всё, что ему нужно, — купить полис. Остальное — общение со страхователем, органами власти, оценка ущерба и прочее — забота брокера. Второе направление воплощено в онлайн-калькуляторе, позволяющем рассчитать сумму страховки, не выходя из дома.
Сначала все бизнес-процессы управлялись через пакет Microsoft Office. В Excel и Word хранились данные о клиентах, их контакты, договоры и прочая документация; управление задачами осуществлялось через Outlook.
«Я потратил год своей жизни на систематизацию работы в продуктах Microsoft Office. Но вскоре все эти массивы данных выросли в огромные таблицы, с которыми неопытному человеку было трудно работать. Каждому новому сотруднику приходилось объяснять, как заполнять ту или иную таблицу».
К сожалению, эту схему нельзя было назвать эффективной (штат рос, новички путались в таблицах, делали ошибки). Нужна была система, которая бы автоматизировала все рабочие процессы и вывела приоритетные направления деятельности на новый уровень.
Так в жизни компании появился «Битрикс24». Почему именно этот продукт? По признанию Андрея, у них не было метаний между различными системами автоматизации.
«Мы пользуемся продуктами 1С. Кроме того, мы написали свою управленческую программу. В неё менеджеры заносят информацию о клиентах, которую потом использует бухгалтерия для составления финансовой отчётности. Поэтому, когда мы искали CRM, мы заранее ориентировались на то, чтобы система управления взаимоотношениями с клиентами легко интегрировалась с бухгалтерским и управленческим софтом».
«Битрикс24» — единственный продукт, отвечающий этому критерию. Выбор был очевиден.
Так как в «Инфулл Страховании» стремятся сделать так, чтобы страхование больше не ассоциировалось со страхами (в английском, к примеру, термин insurance происходит от слова «уверенность»), для них важна безопасность. При этом они выбрали облачную версию «Битрикс24».
«Мы пообщались с «Битрикс24», убедились, что они обеспечивают безупречную безопасность (данные наших клиентов хранятся надёжно), и выбрали облачное решение — оно не только надёжное, но и более простое с точки зрения пользователя».
На данный момент через «Битрикс24» работают 24 штатных сотрудника. Не считая программистов, дизайнеров, копирайтеров и других фрилансеров, которые пользуются порталом через «Экстранет».
«Удалённая работа выгодна с точки зрения ведения бизнеса (минимизирует расходы), но в сфере страхования она не всегда применима, — говорит Андрей. — Копирайтер может сидеть на Бали, любоваться морем и писать захватывающие тексты; продавать страховки так вряд ли получится».
При этом учёт рабочего времени ведётся посредством инструмента «Рабочий день». С ним удобно отслеживать старт и окончание рабочего процесса. Кроме того, «Инфулл Страхование» активно использует «Рабочие отчёты»: там есть описание дел, выполненных сотрудником, что увеличивает прозрачность взаимоотношений персонала и руководства, ведь не всегда можно наблюдать за рабочим процессом лично.
Но одним из самых активно используемых инструментов «Битрикс24» в «Инфулл Страховании» являются «Сделки». Фактически благодаря ним в компании осуществляется управление задачами. Это гораздо удобнее модулей задач в Outlook: клиент делает заявку на сайте, она автоматически переводится в сделку, на основе которой конкретные специалисты получают задания.
Также в «Инфулл Страховании» активно пользуются чатом.
«Специфика нашего бизнеса такова, что мы работаем со множеством страховых компаний, и у каждой из них свои правила, которые динамично меняются. Зачастую нужно быстро довести информацию до всех сотрудников офиса, чтобы они могли оперативно с ней ознакомиться и использовать её в работе. В этом плане чат „Битрикс24“ незаменим».
Андрей Креер часто пользуется мобильным приложением «Битрикс24». Как руководителю ему приходится быть постоянно в разъездах, а мобильный клиент позволяет держать руку на пульсе, быть на связи с сотрудниками и клиентами.
«Мы не останавливаемся на достигнутом: постоянно расширяем список страховых компаний-партнёров и внедряем новые онлайн-сервисы. В идеале мы хотим добиться того, чтобы человек, решивший застраховать себя или своё имущество, мог сделать это, не вставая с дивана, при этом получив наиболее выгодное предложение от страховщика. Мы хотим, чтобы наши клиенты чувствовали себя уверенными в завтрашнем дне и находились в зоне комфорта».
Единственное, чего пока не хватает «Инфулл Страхованию» в «Битрикс24», — это больше возможностей при работе с IP-телефонией.
«Не наведя порядок внутри своего рабочего процесса, невозможно развиваться. Поэтому сотрудничество с «Битрикс24» стало для нас большим шагом вперёд на пути к поставленным целям», — признался в конце беседы Андрей Креер.
Перейдя на «Битрикс24» и автоматизировав рабочие процессы, компания «Инфулл Страхование» смогла открыть четыре новых представительства и поддерживать высокую продуктивность в них силами всего 24 штатных сотрудников.
«Инфулл Страхование» — компания, предоставляющая полное страховое сопровождение бизнесу и частным лицам. В числе её клиентов — Nestle, Citroen, «Эльдорадо», «Ситилинк» и другие. Свою страховую защиту «Инфулл Страхованию» доверили более 7 000 человек из Москвы и Санкт-Петербурга.
Миссия: обеспечение европейского сервиса в области страхования для безопасной жизни и стабильного бизнеса.
Нет ничего важнее здоровья. Какое удовольствие от «Бугатти Вейрон», если ты не можешь самостоятельно в нее сесть? Здоровье похоже на бизнес. Чем больше внимания ты ему уделяешь, чем больше в него вкладываешь, тем надежнее оно будет.
Интересно узнать, как построить и успешно развивать свой медицинский бизнес в текущих российских реалиях, используя при этом, казалось бы, «совсем не медицинские» инструменты управления? Сегодня Лайфхакер «на приеме» у Филиппа Мироновича, руководителя сети медицинских центров «Открытая клиника».
«Открытая клиника» специализируется на лечении заболеваний опорно-двигательного аппарата, а также оказывает другие терапевтические услуги.
Все началось с одного медико-реабилитационного центра под руководством В. И. Дикуля, который был открыт в Кунцево в 2001 году. Затем появились и другие проекты. Сейчас «Открытая клиника» объединяет в себе два центра, работающие по методике Дикуля (второй открыли на Пресне), и два многопрофильных центра. В планах компании строительство хирургической клиники, где будут проводиться операции на позвоночнике, но сейчас речь о том, как работает существующая инфраструктура.
Чтобы установить высокие стандарты обслуживания и следовать им, необходим фундамент — эффективный инструмент управления, который позволил бы развивать филиальную сеть и бесперебойно обеспечивать клиники всем необходимым.
Сотрудников «Открытой клиники» можно условно разделить на две категории. Первая — медицинский персонал (врачи, медсестры, инструкторы); вторая — руководство и менеджмент. И у тех и у других своя специфика деятельности, поэтому в компании используют два программных продукта.
Медики заполняют карты пациентов, хранят снимки и другие документы, составляют график приема и решают другие, сугубо медицинские, задачи через специализированную программу, которую написали по заказу.
«Такова специфика медицинской деятельности. К сожалению, нет готовых решений, которые бы учитывали все нюансы врачебной и околоврачебной деятельности. Приходится разрабатывать специализированный софт».
Руководство и менеджмент компании (всего около 25 человек) ведут дела через «Битрикс24». Как говорит Филипп, «Битрикс24» в их случае оказался тем самым недостающим звеном, связывающим и координирующим работу управляющего и медицинского персонала.
До того, как компания внедрила в работу «Битрикс24», все важные вопросы решались по телефону.
«Был совковый метод работы: берешь телефон, звонишь и ставишь конкретному человеку задачу. Если проходит срок, а реакции — ноль, приходилось издавать распоряжение на бумаге, под подпись».
Такой подход съедал много времени, а его эффективность была просто никакая. Проблему постановки и контроля задач решил «Битрикс24».
Теперь руководство ставит задачи с определенным дедлайном менеджерам и начальникам отделов. При этом активно используется «Контроль постановщика», то есть задача не может быть закрыта, пока Филлип или его коллеги-руководители не проверят правильность ее выполнения. В результате поручения не теряются. Всегда виден прогресс и ответственность исполнителя.
Сотрудники отмечают, что при работе с тасками весьма полезен инструмент «Диск» — облачное хранилище, куда удобно прикреплять оцифрованные документы и другие важные файлы.
«На «Битрикс24.Диске» мы храним отчетность, распоряжения и другую управляющую документацию. Это удобно, когда к задаче прикреплен файл с отчетом или каким-то указом — можно сразу прокомментировать, внести правки».
Еще один удобный момент — система уведомлений «Битрикс24». Среди топ-менеджмента «Открытой клиники» много людей «за 40». Поначалу было свойственное старшему поколению «отторжение всего нового», но тут сыграла свою роль простота и интуитивность. Люди быстро осознали удобство базовых функций (те же уведомления), а затем сами пошли изучать прочую функциональность системы.
Кстати, про возраст. Вопреки расхожему мнению, спина и колени болят не только у пожилых. Средний возраст пациентов «Открытой клиники» — 30—45 лет. Специалисты объясняют это тем, что в XXI веке большинство людей ведут малоподвижный сидячий образ жизни.
«Работа за компьютером нередко приводит к нежелательным неврологическим заболеваниям. Поэтому своим пациентам мы рекомендуем 2—3 раза в неделю ходить в спортзал и на массаж. Это самые простые профилактические меры».
В «Битрикс24» нельзя написать анамнез больного или прикрепить туда снимок МРТ, но в данном случае это и не нужно. Медицина — очень обособленный, ни на что не похожий мир, и в данной сфере всегда будет присутствовать особо специализированное программное обеспечение для особо специализированных задач. А вот с бизнес-управлением, в том числе медицинским, «Битрикс24» справляется великолепно.
Если проводить медицинские аналогии, то «Битрикс24» стал для «Открытой клиники» скелетом, на котором держится инфраструктура клиник. Он позволяет оперативно и качественно координировать управляющий персонал, организовывать деятельность по расширению сети, курировать работу имеющихся центров и снабжать медицинских работников всем необходимым для лечения пациентов.
«Открытая клиника» — компания, объединяющая четыре лечебные и реабилитационные клиники, в том числе центры под руководством В. И. Дикуля. Основная специализация — лечение заболеваний опорно-двигательного аппарата.
Миссия: оказание качественных медицинских услуг.
В рамках данного цикла статей мы сосредоточимся на кейсах, связанных с использованием «Битрикс24» в различных отраслях. Сервис легок в освоении и востребован в самых разных сферах деятельности. У каждой, как водится, своя специфика. Начнем со сложной, но крайней интересной темы — логистики.
Сегодня в поле зрения ОАО «Удмуртавтотранс» — организация с многолетним опытом успешных перевозок, играющая заметную роль на региональном рынке. Ведущий аналитик ГЭПиА ОАО «Удмуртавтотранс» Анна Шадрина поделится информацией об эффективной схеме работы и неизбежных нюансах, сопровождающих любую профессиональную деятельность.
— Расскажите о самой фирме. Когда она была основана, каковы масштабы деятельности?Наша организация уже более 70 лет занимается оказанием услуг в сфере пассажирских перевозок. Численность персонала — около 1700 человек. Очевидно, что не все работают с «Битрикс24». В основном им пользуются инженерно-технические работники, их порядка 100. Почти две трети сотрудников, в свою очередь, занимают должности водителей и кондукторов, так что основная часть их рабочего дня проходит вдали от компьютера или другого устройства.
— Какова география ваших операций? Управление осуществляется централизованно или в рамках филиальной сети?
Анна Шадрина: ОАО «Удмуртавтотранс» обслуживает маршруты на всей территории Удмуртской Республики. Управленческий состав сосредоточен в г. Ижевске. Разумеется, нам не обойтись без филиалов, их уже 6 и планируется открывать новые.
— Развитие компании в наше время неотрывно связано с технологическими новшествами. Какие отраслевые тренды вы взяли на вооружение?
Анна Шадрина: Мы следим за всем, что происходит на рынке и смежных отраслях. Уже внедрены электронные билеты и система учета рабочего времени водителей. Как это помогает бизнесу в части ускорения процессов и экономии издержек, думаю, объяснять не надо. В продолжение отмечу, что все автобусы оснащены системами навигации, а также часть автобусов оснащается беспроводным доступом в Интернет, а сам транспорт переводится на экономичное газомоторное топливо.
— Как вы можете описать ситуацию до внедрения «Битрикс24»? Почему вообще встал вопрос о необходимости ввода в бизнес-процессы сервиса такого плана?
Анна Шадрина: Время от времени для обсуждения различных вопросов приходилось собирать рабочие группы, состоящие из сотрудников разных филиалов. Организуя традиционные совещания, мы несли существенные издержки на внутренние командировки, не говоря уже о непроизводительных затратах времени. Альтернативные каналы коммуникации, в свою очередь, не централизованы, у одних есть Skype, у других какой-нибудь мессенджер, и собрать всех в групповом чате — тоже непростая задача. Совсем другое дело, когда сотрудники используют единый инструмент, а информация гарантированно доносится до всех заинтересованных лиц.
— Рассматривали ли альтернативы «Битрикс24»? Рынок подобных сервисов в настоящее время очень разнообразен.
Анна Шадрина: Конечно, мы провели анализ рынка, сформировав своего рода шорт-лист. Отмечу, что в приоритете были отечественные разработки, не в последнюю очередь за счет отсутствия проблем с локализацией и грамотной технической поддержки.
— Таких вариантов тоже хватает, но выбор был сделан в пользу «Битрикс24». Поделитесь, что стало решающим аргументом?
Анна Шадрина: Пожалуй, общая сбалансированность внутренних сервисов. Даже на бесплатном тарифе есть все, что нужно, а модульность системы позволяет ей расти вместе с компанией, эффективно решая усложняющиеся задачи бизнеса.
— Как прошло внедрение «Битрикс24»?
Анна Шадрина: Технически процесс обошелся без инцидентов, по крайней мере, видимых для обычных пользователей. В конце концов, от нас особо ничего и не требовалось :)
— Может быть, возникли сложности с вовлечением персонала в новый продукт?
Анна Шадрина: Как нетрудно догадаться, для некоторых работников с многолетним стажем все происходящее было конкретно «в новинку». Мы пошли испытанным путем и выбрали «адвокатов системы» — активных сотрудников из числа тех, кто уже сам во всем разобрался. Именно они и помогли освоиться остальным, переведя всю деятельность компании в формат «Битрикс24» за короткий промежуток времени.
— В чем состоят основные причины проблем с вовлечением пользователей, как вы считаете?
Анна Шадрина: Людям свойственен консерватизм и страх перемен, пусть даже это изменения к лучшему. Некий подсознательный страх и нерешительность в освоении нового — вполне естественная реакция, и здесь нужно двигаться четко и постепенно, не сваливая на человека горы новой информации, особенно если он не принадлежит к энтузиастам технологий. Как я упоминала ранее, такие тоже находятся. Им в удовольствие объяснять и показывать, а при должном терпении человек либо вникнет и вольется, либо просто привыкнет. Так или иначе, задача будет выполнена, а общая производительность труда повысится.
— С целевой аудиторией «Битрикс24» в вашей компании мы уже разобрались. А как обстоят дела с топ-менеджментом? Насколько они активны в системе?
Анна Шадрина: Высшее руководство, конечно, пользуется «Битрикс24», но пока не на все сто процентов. Здесь вопрос скорее специфики управленческих задач, они не всегда ложатся в канву формального набора полей в CRM или ежедневнике. Сценарии использования, напротив, очевидны. В рамках «Битрикс24» руководство контролирует поставленные к выполнению дела и модерирует текущие обсуждения. Также регулярно озвучивается экспертное и авторитетное мнение по спорным вопросам.
— Какие функции «Битрикс24» используются наиболее активно? Какие задачи они помогают решать?
Анна Шадрина: Система внедрялась для координации деятельности рабочих групп, и это направление предсказуемо получило наибольшее развитие. В рамках каждой из них обсуждаются перспективы компании, выкладываются фотографии, инструкции, регламенты и планы дальнейших работ. Удобно, что у «1C-Битрикс» имеется продвинутая система контроля прав доступа к содержимому, это сильно поспособствовало в ходе начальной настройки.
— Компания большая, наверняка не все сотрудники даже знают друг друга. Предусмотрена ли у вас должность специалиста по внутренним коммуникациям или сотрудника, выполняющего аналогичные функции?
Анна Шадрина: Таким специалистом мы пока не обзавелись, но на данный момент сложилась инициативная группа активных пользователей «Битрикс24». С помощью системы мы знакомим друг с другом тех, кто еще не запомнил имена коллег.
— Сервис «Битрикс24» стал использоваться в компании далеко не вчера. Как вы можете оценить эффект от его использования? Стало ли удобнее обмениваться документами, быстрее приходить к решению вопросов? Есть ли какая-то измеримая статистика, которой вы можете поделиться?
Анна Шадрина: Конечно, значительно сократились затраты времени и ресурсов на обсуждение открытых задач в рабочих группах. Стало удобнее искать информацию — будь то телефон сотрудника или нужный файл. Вообще, в «Битрикс24» замечательный поиск, везде бы такой!
— Спасибо. В завершение спрошу о высоком – моральном духе команды. Стал ли коллектив дружнее, выросла ли мотивация?
Анна Шадрина: В большой компании с многолетним опытом работы в отрасли, безусловно, уже выстроены как корпоративный дух, так и высокая мотивация. Другое дело, что учиться никогда не поздно, и с внедрением «Битрикс24» сотрудники значительно повысили уровень своих знаний и умений. Открывая для себя новые сервисы, наши коллеги привлекают к их использованию остальных, а работа ОАО «Удмуртавтотранс» в результате становится только эффективнее.
ОАО «Удмуртавтотранс» — крупный транспортный комплекс Удмуртской Республики, основное направление деятельности — пассажирские перевозки автомобильным транспортом общего пользования. Предприятие уже более 70 лет осуществляет перевозки жителей Удмуртии: городские, пригородные, междугородные, туристические и заказные.
Предприятием обслуживается более 270 городских, пригородных и междугородних маршрутов регулярного сообщения, при этом ежедневно перевозится более 110 тысяч пассажиров.
В интернет-отрасли имя REG.RU на слуху, но, пользуясь случаем, хотелось бы узнать несколько больше о компании и приоритетных сферах деятельности.
Андрей Ващук: REG.RU является крупнейшим доменным регистратором в РФ, а также предоставляет услуги хостинга всех видов. Мы помогаем клиентам регистрировать свои домены в сотнях доступных национальных и международных зонах, а также размещать интернет-проекты как на виртуальных хостингах, так и на более серьезных виртуальных или физических серверах. Кроме того, в портфолио REG.RU – настройка почтовых серверов и многие другие сервисы, без которых существование организации подобного рода нынче тяжело представить.
А как давно компания оказывает данные услуги? Понятно, что деятельность ведется в Интернете, но какова география офлайн-представительств? Важно быть ближе к клиенту, не так ли?
Андрей Ващук: Дата основания REG.RU – 22 мая 2006 года. Конечно, сотрудничество с теми же юридическими лицами требует регулярного взаимодействия, обмена документами и так далее. Сегодня REG.RU включает представительства в 31 городе России и на территории СНГ.
Впечатляет, и сколько же сотрудников работает на благо развития Интернета и отдельно взятой компании?
Андрей Ващук: В штате более 200 человек, и до 90% уже используют «Битрикс24». По окончанию процесса внедрения мы планируем охватить весь персонал.
Можете поделиться какими-нибудь впечатляющими цифрами и достижениями? За годы работы, сопровождающиеся бурным развитием отрасли, наверняка было поставлено немало рекордов.
Андрей Ващук: Скажу просто – каждый второй домен в России регистрируется в REG.RU. Мы обслуживаем более двух миллионов доменов, а за восемь лет работы оказали более десяти миллионов услуг 600 тысячам клиентов. Чтобы сомнения отпали окончательно, добавлю – профессиональная ответственность REG.RU застрахована на миллион долларов в ОСАО «Ингосстрах», и эта цифра не из разряда поэтических преувеличений.
Выходит, что в компании была налажена серьезная работа. Что же повлекло за собой необходимость внедрения «Битрикс24»? Каким проблемам приходилось уделять повышенное внимание?
Андрей Ващук: Ничего необычного – разветвленная филиальная сеть и территориально удаленные работники требуют координации, а при выполнении общих задач в ходе отдельных проектов необходимость в инструментах эффективного взаимодействия становится прямо-таки насущной. Наличие системы, позволяющей передать всю информацию по задаче из рук в руки в считанные секунды, позволяет в буквальном смысле очутиться в одном офисе и перестать испытывать неудобства из-за географических ограничений и разницы часовых поясов.
Отмечу, что наша компания активно использует IP-телефонию, видеоконференции, базы знаний и полный набор приложений из пакета Google Apps, так что налаживание коммуникации и дистанционного взаимодействия ведется не первый день.
Другое дело, что во всем этом многообразии не хватало бизнес-процессов и ряда компонентов, без которых представить эффективный бизнес в XXI веке уже очень тяжело:
- Налаженной системы документооборота, способной работать с задачами и событиями в условиях разграничения прав доступа, отслеживания активности и наличия большого количества разрозненной информации различных типов;
- Трекера выполнения задач в духе идеологии GTD, позволяющей наблюдать за ходом выполнения задач в соответствии со служебной иерархией;
- Актуальных карточек контактов и полного набора централизованно хранимых сведений о каждом сотруднике;
- Ленты новостей, дел и процессов, поддерживающих все те же права доступа и каталогизацию по разделам.
-
При наличии детализированных и четких требований выбрать решение уже не столь затруднительно. Какие критерии сыграли свою роль при ориентировании на «Битрикс24»?
Андрей Ващук: Вышеперечисленные возможности в системе имелись, так что тест на «профпригодность» был пройден моментально. С потенциалом кастомизации тут тоже все в порядке – сервис можно «допилить» под свои нужды. Немаловажно, что обслуживать систему можно своими силами, в наличии известная любому веб-программисту связка LAMP и nginx.
Также нельзя не упомянуть отсутствие проблем с локализацией и русскоязычную поддержку, чем зачастую не могут похвастаться зарубежные аналоги.
Какая категория персонала была переведена на «Битрикс24» раньше всех? Чьи потребности были в приоритете, так сказать?
-
Андрей Ващук: Мы начали разворачивать «Битрикс24» на все отделы, кроме разработчиков. Причины понятны – требования девелоперов выше, используется система контроля версий git, да и баг-трекер мы основательно усовершенствовали, так что на интеграцию со своей инфраструктурой потребовалось время. В свою очередь, другие сотрудники получили возможность моментально ставить задачи и обмениваться информацией «здесь и сейчас» в системе, не требующей особых затрат времени на освоение.
Приходилось ли сталкиваться со сложностями? Впрочем, осмелюсь предположить, что при наличии в организации сильной команды разработчиков никакие проблемы не могут стать критичными.
Андрей Ващук: «Под капотом» «Битрикс24» – хорошо знакомое серверное ПО, так что установка тестового окружения, проверка и масштабирование практически не потребовали затрат времени. Мы просто перенесли всех пользователей с контентом и начали работать, никаких проблем в процессе не обнаружили.
-
С технической точки зрения все прошло «без сучка и задоринки», но показал ли себя сервис с лучшей стороны для сотрудников? Может быть, есть какие-то проблемы с вовлечением в активную работу с помощью «Битрикс24»?
Андрей Ващук: Всему свое время. Мы находимся в самом начале пути, и еще не все осознали, что оперирование информацией с помощью сервиса позволяет моментально формировать отчеты, наладить контакты с другими сотрудниками и результативно вести обсуждения по любому вопросу. Постепенно освоимся, и выход на новый уровень эффективности не заставит себя ждать. В конце концов, мы и без того много чем пользуемся, и кто-то может подумать «О, еще один хитрый корпоративный инструмент, зачем он мне!». Но стоит познакомиться с сервисом поближе, как все встает на свои места.
Каким образом вы представляли «Битрикс24» вниманию сотрудников, проводилось ли обучение?
Андрей Ващук: Разумеется, команда была ознакомлена с обучающими видеороликами и доступной документацией, но вовлечение коллег происходит, по большому счету, с помощью регулярной рассылки с советами и «лайфхаками» по повышению эффективности работы с информацией. Сотрудники получают рекомендации по настройке уведомлений и работе с отдельными элементами, а изучение возможностей системы идет наиболее интуитивным путем – на практике. Кроме того, в рамках отдельного материала описываются преимущества и сценарии использования каждой функции. Чувствую, с темпом обновления «Битрикс24» писать такие письма придется постоянно.
Начали внедрение, помнится, сразу со всех, кроме программистов. Был ли охвачен топ-менеджмент, и насколько активно представители высшего руководства используют сервис сейчас?
Андрей Ващук: Алгоритм делегирования задач был взят в работу практически моментально, но, пожалуй, удивляться тут нечему. Кроме того, активно используются система учета рабочего времени и тайм-трекинг выполняемых работ.
По ходу внедрения прописываются бизнес-процессы, уточняется процент участия каждого ответственного для последующего учета и контроля соответствия регламенту. Наконец, в среде «Битрикс24» зреет раздел внутреннего пиара и корпоративных новостей – зримое воплощение «пульса» компании (кстати, отличная находка!), инструмент обмена информацией о достижениях и ходе текущих дел.
Звучит интересно, познакомиться бы с подобной подборкой. А какие функции сервиса используются чаще других в ходе текущей деятельности?
Андрей Ващук: Большое внимание уделяется графику отсутствий и соответствующим бизнес-процессам. Клиент не должен даже догадываться, что ведущий его менеджер в отпуске. Разумеется, в ходу система учета и делегирования задач наряду с набором представлений для руководителей. Пользуемся и фильтром по проектам, ведущимся отдельными рабочими группами.
В конце концов, сложно сказать, как бы мы жили без базы контактов – тут и телефоны, и краткая биография с фото. Пожалуй, только HR-специалисту не хватает ряда скрытых полей. Остается только добавить уже привычные и понятные инструменты по работе с собраниями, календарями, документами и облачное хранилище «Битрикс24.Диск».
Можете ли вы выделить измеримые преимущества от использования «Битрикс24» спустя время, прошедшее с начала внедрения? Возросла ли скорость принятия решений? Может быть, налицо другие положительные эффекты?
Андрей Ващук: По большому счету, мы и раньше не страдали от недостатка инструментов для работы с информацией. Работали с документами Google, проводили встречи на видеоконференциях, делали презентации… Но собрать все воедино позволил именно «Битрикс24», а встроенные бизнес-процессы – это отличная страховка от несоблюдения корпоративных правил. Строгое следование предписанным шагам позволяет не отклоняться от внутренних регламентов, заодно не забивая себе голову лишней информацией.
С другой стороны, мы только начали, и потенциал улучшения системы еще далеко не исчерпан. Гибкость настроек и перспективы обновлений должны превзойти наши ожидания от «Битрикс24».
Что касается нематериальных выгод, то хотелось бы упомянуть некое «чувство локтя» – написать в профиле что-нибудь смешное, поделиться с коллегой, поставить лайк и продолжить работу порой может быть куда ценнее для продуктивности, чем загонять себя в рамки.
Впрочем, всю неделовую активность мы вынесли на отдельный субдомен в формат коллективного блога. Делу время, а потехе час, как говорится. Да и практика показывает, что конструктивный диалог с поддержкой древовидных комментариев позволяет одним сотрудникам по-настоящему раскрыться в своем личном или профессиональном мнении, а другим – побыть благодарными читателями, оставаясь при этом членами единого и дружного коллектива.
Просто расскажите нам о ней!