Отзывы клиентов

В последние несколько лет региональные веб-студии, работающие на Москву и Санкт-Петербург, устойчиво обгоняют столичные по росту оборотов. Но при этом ясно, что объем заработка такой студии зависит не только от ситуации на рынке, но и от ее «пропускной способности». А эта способность, по мнению Юлии Алексеевой, директора X5Studio из Ростова-на-Дону, напрямую связана с тем, насколько правильно ведется управление компанией и насколько четко работают ее главные бизнес-процессы — продажи и работа с клиентами. Но это понимание пришло к Юлии не сразу.

«Программисты, менеджеры и дизайнеры работали сутками. Да и мы, руководители, часто брали на себя управление самыми непростыми проектами, работу с ключевыми клиентами, параллельно пытаясь удержать в голове общую картину того, куда идет бизнес и сколько он приносит в денежном выражении. Но уследить за всем сразу не получалось. Количество клиентов увеличивалось, сроки проектов при этом растягивались, а удержать качество работ на привычно-высоком уровне получалось уже далеко не всегда», — вспоминает Юлия.

И в этот момент компания решила, что ситуацию может исправить работа в общем для всех пространстве «Битрикс24», где и руководство, и сотрудники всегда смогут видеть и количество, и ход всех проектов, и затраты каждого сотрудника на их ведение и результаты работы, в том числе, и финансовые.

Как только Юлия и другие руководители начали ставить задачи в «Битрикс24» и попросили остальную команду отчитываться об их выполнении в системе, работа с клиентами начала налаживаться. Перестали затягиваться сроки выполнения работ, потому что «слабые места», вызывавшие раньше задержки, стали обсуждаться и ликвидироваться быстрее и четче, нужные управленческие решения стали приниматься намного оперативнее, чем раньше. К тому же, отпала необходимость отдельно приглядывать за каким-то клиентом или проектом, если сотрудник не делал соответствующей пометки в системе. Все это сразу сказалось и на лояльности заказчиков к компании, и на прибыли — и то, и другое стало расти.

Благодаря внедрению CRM удалось упорядочить процесс работы с клиентами – входящие заявки больше не дублируются и не путаются, а вся информация о каждом клиенте «под рукой». Так, например, менеджеры могут указать все доступные данные о заказчике — должность, юридическое лицо, разные контакты, а затем система сама свяжет их в единую карточку компании и проверит, чтобы не было дублей и пробелов в информации о нем, его пожеланиях по проекту и т.д.

«Теперь вся работа — от начала и до конца каждого проекта идет очень четко. Абсолютно все знают свои зоны ответственности, сроки и этапы работы и не лезут в чужие, а я и Алексей, как руководители, постоянно в курсе всех дел и всегда получаем четкое представление о степени завершенности любого проекта и о выгоде любой сделки на каждом ее этапе», — говорит Юлия.

ПАО «Банк БФА» внедрил коробочную версию «Битрикс24» в 4 офисах в Москве и Санкт-Петербурге. Благодаря новому внутреннему ресурсу, пришедшему на смену Microsoft SharePoint 2010, была значительно повышена эффективность двустороннего обмена информацией между менеджментом и сотрудниками Банка, а также упрощен ряд бизнес-процессов. «Битрикс24» позволил перейти на новый уровень управления персоналом (HR): теперь сведения о сотрудниках и их рабочих графиках обновляются автоматически.

Задачи проекта

Руководством БФА Банка были определены приоритетные направления автоматизации:

• Облегчить работу отдела управления персоналом вне зависимости от географического и территориального расположения сотрудников.
• Наладить обратную связь «снизу вверх».
• Модернизировать работу электронного архива документов. Обеспечить прозрачность документооборота и контроль жизненного цикла документов от создания до передачи в архив.
• Предоставить инструмент для настройки бизнес-процессов, облегчить управление поручениями.
• Обеспечить доступ к информации о наймах, повышениях, днях рождениях, а также отсутствиям сотрудников (командировка, отпуск и больничный).
• Начать отслеживание и контроль статусов присутствия на рабочем месте. Реализовать возможность формирования отчетности для руководства по использованию рабочего времени.
• Создать общую «Базу знаний» для обучения новых сотрудников и обмена полезной информацией и подсказок для решения типовых задач.
• Создать инструмент для внутреннего краудсорсинга. Наладить сбор анонимных обращений, пожеланий и идей подчиненных для вышестоящих менеджеров.                                                                                                           На роль исполнителя работ по внедрению «Битрикс24» было выбрано агентство «ARTW», золотой партнер «1С-Битрикс», имеющее 15-летний опыт реализации сложных высоконагруженных проектов. По рекомендации подрядчика платформой автоматизации стала коробочная версия «Битрикс24». На стороне заказчика внедрение курировала Елена Неверная, начальник отдела развития и внедрения банковских технологий.                                                                                                                                            Наталья Рудзит

  менеджер проектов агентства ARTW:

  
  

  «Коробочная версия системы «Битрикс24» была выбрана на основании многообразия базовых функциональных возможностей, который закрывает многие задачи клиента. В целом коробочная версия «Битрикс24» является универсальной базой, которая, в умелых руках, может удовлетворить любые самые нетривиальные потребности как по работе с клиентской базой, так и нацеленные на автоматизацию бизнес-процессов внутри компании».

  Реализованный функционал

  Работы по переходу на «Битрикс24» начались в августе 2015 года и завершились в январе 2016 года. Благодаря новому корпоративному порталу внедрены и активно используются следующие решения:
  Безопасная сквозная авторизация за счет интеграции портала с Microsoft Active Directory. Пройдя авторизацию на рабочем компьютере, сотрудник автоматически получает доступ к «Битрикс24».
  
  Электронный архив документов доработан под регламенты заказчика. Каждому документу присваивается учетная карточка. В них отображается жизненный цикл документа: кто его создал, утвердил, актуален ли документ. Функция информирования позволяет рассылать связанные с документом уведомления по спискам сотрудников. Усовершенствованы экспорт и импорт файлов. Документы из раздела скачиваются архивом, сохраняющим файловую структуру. Скачивание списка документов по фильтру осуществляется в один клик Дружелюбный интерфейс для работы с документами выглядит как клавиатура аккордеона, облегчая работу с файлами.                                                                                                                                                   Бухгалтерский, хозяйственный и кадровый учет ПАО «Банк БФА» ведется в программе МастерБаланс ООО «Диасофт». Исполнитель организовал автоматическую передачу данных из МастерБаланс в «Битрикс24»: списки сотрудников и кадровых перестановок. Информация об отсутствиях ежедневно выгружается в корпоративный портал, позволяя формировать новые отчеты об использовании рабочего времени. Усовершенствованы профили пользователей. Теперь отдел персонала «в один клик» получает выборки сотрудников подразделений: а) Недавно принятых на работу; б) Рожденных в указанный месяц, дату, интервал дат; в) Участвующих в комитетах.                                                                                                                                               Непосредственно из профиля сотрудника доступен график отсутствий. Сотрудники имеют право управлять данными профиля, добавлять и скрывать мобильные телефоны, дни рождения и визуализацию в графике отсутствий.                                                 «Форма обратной связи» собирает пожелания подчиненных, в том числе анонимных, и маршрутизирует их руководителям направлений для рассмотрения и принятия решения. Поля функционала обратной связи добавляются, настраиваются и удаляются без помощи программистов.                                                                                                                                                     Больше не нужно искать нужных сотрудников по зданиям, этажам и кабинетам. Служебные встречи и визирование документов проходят быстрей и проще. Это обеспечивает система навигации на плане этажей. Рабочее место сотрудников доступно для просмотра в профиле с возможностью перехода непосредственно на план этажа.

Мы используем большую часть функционала сервиса.

Например, в календарь заносится информация о предстоящих репетициях, спектаклях, гастролях.

В CRM активно используем функционал Сделок – для платных спектаклей или гастролей.

Телефония нужна для коммуникации со зрителями – они задают вопросы о предстоящих спектаклях и бронируют билеты.

На сайте, который, кстати, сделан на платформе «1С-Битрикс», используем CRM-формы – это упрощает процесс проведения кастингов.

• 
  Айвар Левенбук: «Для нас «Битрикс24» – это комплексное решение, которое существенно экономит наше время и деньги».
  

«К 2009 году мы обладали значительным опытом в организации обучающих мероприятий для клиентов и понимали, что это – отличный маркетинговый инструмент. Мы решили, что необходимо масштабировать опыт на регионы. Но внутри компании не хватало спикеров, которые могли бы ездить в регионы, и «рук» для организации мероприятий на местах. Мы придумали использовать для этого «золотой» ресурс – нашу партнерскую сеть, которая на тот момент насчитывала несколько тысяч студий по всей стране. Под нашим четким руководством и при нашей поддержке партнеры взяли организацию мероприятий на себя. Так и появилось направление партнерского маркетинга в компании «1С-Битрикс».

В первый год было проведено 22 семинара, которые посетили 600 слушателей. Уже в следующем 2010 году был запущен цикл семинаров «Формула сайта» для начинающих интернет-предпринимателей.
«Мы были первыми, кто привез в регионы спикеров из ведущих российских интернет-компаний – из Яндекс, Google, RU-CENTER, Mail.ru Group, ВКонтакте и многих других. Кроме того, в мероприятиях участвовали спикеры от «1С-Битрикс». И главное, что для клиентов участие в мероприятиях было бесплатным».
К 2012 году мы поняли, что мы хотим расширять охват региональных семинаров без участия наших спикеров. На тот момент фирма «1С» имела успешный опыт проведения «Единого семинара» - однодневного сетевого мероприятия, когда партнеры компании организовывали и проводили обучающие семинары параллельно в многих городах. Мы позаимствовали формат, и именно в 2012 году отдел партнерского маркетинга провел первый всероссийский «Федеральный семинар». Это однодневное мероприятие проходило одновременно в 30 городах России и собрало 1500 слушателей. Мероприятие было организовано по «коробочному» принципу – отдел партнерского маркетинга предоставил в помощь партнерам-организаторам готовые инструкции и рекомендации, презентации продуктов, программы мероприятий, шаблоны рекламных материалов.
Для справки:

Ежегодно отдел партнерского маркетинга компании «1С-Битрикс» организует и координирует около 500 мероприятий. В 2015 году их посетили более 25 000 слушателей. Слушатели семинаров становятся заказчиками и приобретают сотни IT-решений компании «1С-Битрикс» каждый год.

Подготовка мероприятий – дело хлопотное

Подготовка региональных мероприятий отнимает много сил и времени сотрудников отдела партнерского маркетинга. Например, для проведения «Федерального семинара» отдел планирует рекламные кампании, готовит инструкции и шаблоны материалов для анонсирования, предоставляет готовые презентации и обучающие видео, координирует доставку раздаточных материалов в регионы проведения. Не только контент страниц каждого семинара, но даже ошибки программирования выверяются сотрудниками «1С-Битрикс».

Не менее трудоемкий участок – согласование смет и программ мероприятий, прием бухгалтерской отчетности и отслеживание работы партнеров с целевыми обращениями слушателей семинаров.

E-mail и телефон – не эффективно

Электронная почта и телефон оказались не слишком подходящими инструментами для уведомления и согласования совместных действий. Было сложно координировать переписку, договоренности по телефону могли затеряться или забыться, а напоминания о дедлайнах упускались из виду. Возникали сложности с выполнением регламентов, а также явка на мероприятия была невысокой – порядка 30%. На координацию работы одного партнера уходило от 16 часов работы сотрудников отдела.

«Битрикс24» спешит на помощь

Осенью 2015 года отдела партнерского маркетинга перевел работу с партнерами в сервис «Битрикс24». На 2016 год сервис объединяет партнеров, участвующих в крупных специальных программах. В их числе региональные организаторы «Формулы сайта», «Федерального семинара» и спецпрограммы семинаров по Битрикс24.
Функционал «Задачи» используется для контроля сроков подготовки мероприятий по этапам. Сотрудники отдела партнерского маркетинга ставят задачи региональным партнерам в «Битрикс24», где подробно описывают план работ и отслеживают их статус. Организуют работу с партнерами на основе предыдущих договоренностей, которые доступны в истории переписки. Региональные студии планируют свою часть работы, имея полную информацию о графике подготовки к мероприятию в целом, зная конкретные сроки отдельных этапов. Руководители региональных партнеров делегируют задания подчиненным прямо в задачах «Битрикс24».

«У каждого партнера 12-14 задач по каждому из этапов подготовки мероприятия, то есть за три месяца подготовки одной спецпрограммы мы обрабатываем минимум 1080 задач партнеров, а с начала работы в Битрикс24 мы уже обработали 6.5 тысяч задач! На работу по задачам одного партнера уходит теперь порядка 8 часов, что как минимум в 2 раза быстрее, чем раньше».
С «Битрикс24» региональные организаторы мероприятий получили возможность общаться, а также вести обсуждения в процессе подготовки к мероприятию в «Живой ленте» и чатах групп «Битрикс24». Для обмена информацией используется единое пространство, все вопросы и ответы сохраняются и легко находятся поиском. Теперь оповещения не теряются, по сравнению с электронной почтой.

Группы «Битрикс24» используются для организации одновременной работы по разным проектам с одними и теми же исполнителями. В этой ситуации одновременно исполняются несколько планов действий, применяются различные инструкции, задействуются разные шаблоны и документы. Разнесение оповещений и документов по группам исключает путаницу.
«Битрикс24.Диск» упрощает хранение документов по мероприятиям. Все инструкции, шаблоны, рекламные макеты, презентации, видеозаписи хранятся и передаются через облачное хранилище «Битрикс24».


Срочные обсуждения с непредсказуемым сценарием требуют голосового общения. Но междугородные звонки стоят недешево. «Битрикс24.Телефония» позволяет звонить партнерам прямо из мессенджера без дополнительных расходов на оплату связи.

Профили партнеров положили конец путанице с контактными лицами. Все сотрудники региональных партнеров, задействованные в организации мероприятий, обязательно заполняют личные профили. По ним сразу видно: в какой компании работает человек, какие проекты сейчас ведет, в каких участвовал ранее и как себя проявил. Нужно срочно связаться по телефону? В профилях есть мобильные и городские номера. Недостающие сведения о компаниях и сотрудниках можно собрать на сайтах и социальных сетях. Ссылки на них обязательно указываются при заполнении профилей.

Итоги внедрения

За год через «Битрикс24» организуется 300 мероприятий. Трудозатраты сократились вдвое: на каждого партнера тратится не более 8 часов. Потери информационных материалов и оповещений упали до нуля. Явка на семинары увеличилась с 30 до 60%, в 2 раза. С момента перехода на «Битрикс24» обработано 6456 задач, по 12-14 на партнера и по 1080 на мероприятие – спецпрограмму.
«Обрабатывать такой огромный поток мероприятий, вопросов по ним, контактировать с таким количеством партнеров одновременно стало минимум в 2 раза легче и быстрее. Это отразилось на качестве и нашей работы, и на качестве проводимых мероприятий».

Наша компания существует на рынке с 2001 года. Мы первыми привезли в Россию канадскую технологию строительства каркасных домов из двутавра. При этой технологии основные элементы дома создаются, шлифуются и подгоняются друг к другу на производстве. А на участке строительная бригада собирает дом как конструктор Lego.

Сейчас мы строим дома по 3 технологиям: двутавровый каркас, брус и железобетон. Наши основные клиенты – средний класс (дома от 150 до 200 м2) и выше среднего (от 200 м2 и выше). Проводя аналогию с супермаркетами, на рынке загородных домов мы как «Перекрёсток» — занимаем среднюю позицию между «Пятёрочкой» (дешёвые дачные дома) и «Азбукой вкуса» (срубы ручной работы).
В сезон мы строим 40-50 объектов — и намерены строить намного больше. Раньше у нас было одно производство в Ростове-на-Дону. 7 лет назад мы построили дополнительный завод в Подмосковье. Но для масштабирования необходимо не только производство. Важнее выстроить бизнес-процессы.

В определенный момент мы поняли: если мы не сделаем прозрачными все бизнес-процессы и не автоматизируем их, мы не сможем расти. Мы будем постоянно терпеть убытки, затягивать сроки строительства и терять клиентов.

• 
  Илья Куклин: специалист по внедрению Битрикс24 «Строительная отрасль (в силу технологической сложности и долгого срока строительства дома) сильно отстаёт по уровню развития от остальных отраслей (ритейл, логистика). Даже сейчас сдача объекта на несколько месяцев позже — это обычная практика в отрасли.
  

• Но следуя общему тренду на ускорение всех процессов (тот же Uber подаёт такси через 3-5 минут), клиенты требуют жёсткого соблюдения сроков. Большей прозрачности. Мы стали думать, как нам оптимизировать свои бизнес-процессы».
  

Толчком к внедрению онлайн-системы управления бизнесом стал один случай. По вине прораба мы потеряли 30% прибыли по одному из объектов.

На начальном этапе строители совершили ошибку при монтаже утеплителя. И это вскрылось намного позже, в середине строительного процесса. Почему так получилось, в каком месте произошел сбой – выяснить было невозможно.

Вся документация у нас была разрозненной: многочисленные папки на жёстком диске и в облаке, вордовские файлы и Google документы, согласования в почте и в WhatsApp.

Найти концы было просто нереально.
В разгар строительного сезона менять прораба на объекте нецелесообразно, поэтому за ошибку его отчитали, но он продолжил работать в компании. А на переделку пришлось потратить более 400 тысяч рублей. Цена дома составляла примерно 4.5 млн рублей, ошибка прораба стоила нам более 10% стоимости проекта. Исправляли мы ее за счёт собственной прибыли.

После этого случая мы поняли — так продолжаться не может. Мы должны отслеживать все процессы, все задачи на каждом этапе. Выявлять ошибки на ранней стадии. Когда их исправление еще не стоит сотни тысяч рублей.

Также мы должны понимать, в каком месте происходят ошибки. Избегать их повторения. Следить за тем, чтобы средства расходовались на то, на что запланировано. А не «распиливались». К сожалению, это распространенная практика в строительстве. Иначе откуда у прораба с официальной зарплатой в 85 тысяч рублей такая дорогая машина?..

Мы начали выбирать решение среди онлайн-сервисов. Сначала мы смоделировали работу идеальной системы, которая решала бы все наши задачи. У нас получился довольно большой список требований – порядка 20 пунктов. Три главных – гибкость, мобильность и возможность создания сценариев.

• 
  Илья Куклин: специалист по внедрению Битрикс24 «Оказалось – на рынке не так уж много подходящих нам SaaS-сервисов. В основном нам предлагали «тяжелые» коробочные решения, без «облака» и без приложений для планшетов и телефонов. Цена внедрения — от 3 миллионов рублей. Учитывая риски, что система вообще не заработает, платить такую сумму сразу мы были не готовы.
  
  В конце концов, мы остановились на «Битрикс24». В нём у нас был полный простор для настройки, возможность работы в облаке и на мобильных устройствах.
  
  По праву «Битрикс24» можно назвать своеобразным «швейцарским ножом» среди систем управления бизнесом. Это инструмент, у которого есть огромные возможности тонкой настройки. Если правильно их использовать».                                       

  Зачем нам это нужно?

  
  Строительство – одна из самых непрозрачных отраслей. И дело тут не только в бюджетах. Которые зачастую просто «распиливаются» на закупках и стройке.
  
  Сами бизнес-процессы довольно сложные и запутанные. Есть много действий, которые надо делать «здесь и сейчас».
  
  Многое зависит и от сторонних факторов:
  • прогноз погоды на конкретный день;
  • тип дорог (асфальтовые или грунтовые);
  • надёжность поставщиков;
  • качество строительных материалов.
  Список можно продолжать очень долго.
  
  При этом дом состоит из более, чем 1000 наименований деталей, которые поставляют 100+ поставщиков.                                      Само строительство дома разделено на 30 этапов. В каждом из этапов 50-60 задач, которые выполняются командой из 12-15 человек (инженер, архитектор, прораб, снабженец и так далее). Суммарно, чтобы построить дом, необходимо выполнить 1500 — 1800 задач. Сопроводительная документация — более 500 документов. И это только один дом.
  
  А когда одновременно строится 40-50 объектов, это значит, что за строительный сезон (6 месяцев, с мая по октябрь) должно быть выполнено около 75 тысяч задач.
  
  Семьдесят. Пять. Тысяч.
  
  И всем этим нужно управлять: закупать по оптимальным ценам качественные материалы, вовремя и целыми доставлять их на объекты, оплачивать счета, следить за сроками и контролировать соблюдение технологии.
• Но ни одно строительство не обходится без форс-мажоров.
  • 
    Илья Куклин: специалист по внедрению Битрикс24 «Простой пример. Мы, как застройщик, ждем поставку окон от поставщика, с которым работаем уже много лет. Нам звонит менеджер и говорит, что машина с окнами уже выехала. Через 2 часа он перезванивает и говорит, что машина с окнами сломалась по дороге, и нужно ждать другую. Время идёт, машины всё нет...
    
    В итоге мы узнаем, что по факту машина никуда не выезжала. Просто поставщик не успел вовремя обработать наш заказ и тянул время».
    
  
  И подобное в строительстве, увы, не исключение из правил. Предсказать все эти форс-мажоры невозможно. Но нужно иметь инструмент, с помощью которого мы будем прогнозировать сроки строительства, фиксировать задержки и находить причину срыва сроков.                                                                                                                                                                                                 Когда один из прорабов узнал, что мы будем внедрять «Битрикс24» (кстати, тот самый, по чьей вине мы потеряли 400 тысяч), он был в шоке: «Вы что, теперь будете контролировать все мои действия? И будете знать, где именно я нахожусь? И какой задачей занят?». После этого он написал заявление по собственному желанию.
  
  Мы еще не начали внедрять автоматизацию, а уже понесли потери. Но мы знали, что выиграем гораздо больше.
  
  Итак, что мы сделали?                                                                                                                                                                                 Первое. Мы запрограммировали в «Битрикс24» все задачи, которые нужно выполнить для строительства дома. Получилось 1800 задач. По каждой задаче назначили исполнителя и ответственного. И самое главное, соединили эти задачи в единый алгоритм.                                                                                                                                                                                                       Илья Куклин: специалист по внедрению Битрикс24 «Например, в «Битрикс24» архитектор отметил как выполненную задачу «Подготовить альбом архитектурных решений». После этого «Битрикс24» автоматически ставит задачу инженеру и менеджеру по работе с клиентами — «Проверить альбом». Чтобы в нём всё было так, как хотел клиент. Когда и инженер, и менеджер выполнили эту задачу (и отметили это в «Битрикс24»), то генерируется следующая задача — «Согласовать альбом с клиентом».                                                                                                                                                                                                     
• И так по заданному алгоритму генерируются все 1800 задач, одна за другой. И каждый сотрудник в каждый момент времени знает что и к какому сроку он должен сделать по каждому из объектов!
  
  То есть сотруднику не нужно каждый раз думать «А какая задача следующая? Что нужно делать именно сейчас?». Он просто смотрит в «Битрикс24» и выполняет те задачи, которые для него уже сгенерированы».
  
Для каждой задачи мы устанавливаем дедлайн. Если задача не выполнена в срок, всем заинтересованным лицам приходит уведомление. Также у нас есть примерный прогноз срока, в течение которого этап строительства будет завершён (залит фундамент, возведены стены, смонтирована кровля). Если какой-то этап задерживается, система автоматически пересчитывает сроки для всех последующих этапов.                                                                                                                               

Второе. Нам в «Битрикс24» очень нравятся фильтры. Мы используем их, чтобы отслеживать просроченные задачи и задачи по каждому из сотрудников. Мы можем смотреть задержки по конкретным объектам, по этапам или задержки со стороны поставщиков.

Это помогает, с одной стороны, бросить все силы на устранение задержек. С другой – отслеживать, почему они возникают. И налаживать процессы.
Третье. Также мы контролируем процесс стройки прямо в системе. Прорабы обязаны загружать фото и видео с объекта, чтобы инженер был в курсе, что происходит на участке. Теперь выезжать на объект можно в 2-3 раза реже.

Ведь большинство процессов мы можем контролировать дистанционно.

Четвёртое. «Битрикс24» очень упростил нам процесс оплаты.

Мы получаем от клиентов 9 разных типов платежей.

Например:

• платёж в течение 30 дней после подписания договора;
• аванс перед началом этапа;
• оплата после монтажа стен 2-го этажа;
• финальная оплата после сдачи этапа.

И ещё 5 видов оплат.

Учитывая, что одновременно мы строим 40-50 объектов, это 100-120 платежей каждый месяц. Уследить за всеми очень сложно. Теперь у нас все происходит автоматически. Например, как только прораб завершил монтаж стен второго этажа и пометил эту задачу как выполненную, бухгалтеру генерируется задача, что нужно выставить счет клиенту.
Пятое. Мы храним в облаке всю нашу текущую документацию. За время работы над проектом дома сам проект может поменяться несколько раз (рекорд по одному из объектов — 10 раз). И у всех сотрудников должен быть моментальный доступ к актуальной версии всей проектной документации.

В задачах, которые генерирует «Битрикс24», автоматически прописывается ссылка на папку в Битрикс24.Диск, где лежит самый свежий вариант проекта. Когда в систему добавляется объект строительства, то внутри Битрикс24.Диск автоматически создаётся папка для каждого этапа (с заранее определённой структурой подпапок). Это облегчает жизнь и помогает хранить все документы в порядке.

Что мы получили от автоматизации?

Процесс внедрения «Битрикс24» занял порядка 9 месяцев (и продолжается до сих пор). Этим занимается один фултайм-специалист при участии всех ключевых сотрудников компании (инженер, архитектор, менеджеры по строительству, прорабы). Бюджет на внедрение – около 2 млн рублей. Из них на лицензию «Битрикс24» мы потратили только 100 тысяч, остальное – это оплата специалисту по внедрению, который дорабатывает систему под наши процессы, а также закупка планшетов для прорабов и других «полевых» сотрудников.

Уже сейчас я могу сказать, что благодаря автоматизации мы экономим порядка 150-200 тысяч рублей ежемесячно.
Во-первых, за счет уменьшения задержек: простой одной бригады обходится в 5-6 тысяч рублей в день. Раньше за месяц у нас бывал минимум один день простоя по трети объектов, сейчас же мы свели простои к минимуму.

Во-вторых, мы экономим за счет снижения количества ошибок. В строительстве легко «попасть» на 10-20 тысяч рублей непредвиденных расходов на каждом этапе по каждому объекту. Это считается погрешностью и закладывается в смету. За счет автоматизации мы смогли снизить эти расходы как минимум вдвое.

Основная выгода даже не в том, что мы смогли уменьшить издержки. Главное – автоматизация позволит нам масштабировать бизнес, соблюдать и уменьшать сроки, повышать качество строительства. Без такого инструмента мы бы просто погрузились в хаос, если бы попробовали строить 100 домов в год.

Многие компании оффлайнового бизнеса противятся изменениям (как тот прораб, про которого я говорил выше) и хотят вести дела «по старинке». Но я уверен — у таких компаний нет будущего.

Если у вас нет подобной системы для управления и масштабирования бизнеса, у вашего бизнеса нет шансов. В горизонте 3 — 5 лет вы мертвы.

• 
  Илья Куклин: специалист по внедрению Битрикс24 «Хорошая новость. «Битрикс24» стирает грань между небольшими компаниями и корпорациями. Используя «Битрикс24», любая компания может вырасти в несколько раз.
  
  Для оцифровки бизнес-процессов в компании больше не нужно тратить 2-3 года и платить миллионы рублей за разработку софта — причём без гарантии результата.
  
  Чтобы начать переход на «Битрикс24», нужно всего 3-4 недели и 11 тысяч рублей в месяц. Этого достаточно, чтобы запустить «Битрикс24» и перенести туда базовые процессы. А затем постепенно наращивать дерево процессов и задач, расширять логику работы.                                                                                                                                                                                              И такие онлайн-системы как «Битрикс24» могут сделать прозрачной и вывести на новый уровень развития любую, даже самую сложную и консервативную отрасль. Такую, как строительство».

Девяносто процентов товаров, которыми мы пользуемся, произведено в Азии. Или на оборудовании из Азии. Или из азиатского сырья. И если производитель одежды, игрушек, электроники и других ходовых товаров покупает азиатские сырье или оборудование у российских компаний, он переплачивает, как минимум, 25% их стоимости. «Торговый дом КИТАЙ» помогает оптовым российским компаниям оптимизировать эти закупки, экономя серьезные деньги и увеличивая чистую прибыль.

У компании 5 офисов, которые работают в разных часовых поясах — в Челябинске, Санкт-Петербурге, Находке, Суйфенхе и Гуанчжоу. От Питера до Находки — 7 часов разницы. Обмениваться важной информацией, которая, к тому же, может моментально измениться, доводить ее до каждого и укладываться в жесткие сроки работ, ее сотрудникам всегда было непросто. А ведь есть еще и постоянные зарубежные командировки, например, в Европу, во время которых руководителям тоже нужно было продолжать решать срочные вопросы, с той же Находкой…

Понимая, что рассогласованность работы сама собой не исчезнет, полгода назад директор «Торгового дома КИТАЙ» Андрей Коган решил попробовать работу «в облаках», на «Битрикс24». В пользу «облака» сыграло то, что работу можно начать сразу, без лишних сложностей. Подключился — и работай, а «коробку» еще нужно устанавливать и обслуживать. К тому же, «родственность» продукта с авторитетной «1С» и масса вариантов настройки «под себя», а также нужная в будущем, для всех 15 сотрудников, интеграция с почтой и IP-телефонией, сыграли свою роль.

«Что сказать о результатах? Если кто-то из руководителей в командировке, вживую при временных «разрывах» в 9 часов общаться неудобно, по электронной почте — тоже. А через «Битрикс24» общение у нас идет в комфортном режиме — каждый в удобное для себя время заходит в задачу и оставляет в комментариях всю информацию. И она сразу видна в «живой» ленте. Или по лиду. Еще очень удобно то, что все важное всегда остается в истории работы по конкретному клиенту», — говорит Андрей.

Кроме того, Андрея просто спасает работа с задачами и документами в системе.

«Если я прошу своих менеджеров рассчитать сразу для 10 потенциальных клиентов стоимость работ, куда входит проверка качества товара или заключение контракта на поставку сырья, ввоз его в Россию, очистка на таможне и доставка на склад — я вхожу в программу и сразу вижу, кто сейчас работает с кем и к какому сроку должен закончить. Сроки ведь в логистике очень разные, но все они должны жестко соблюдаться! При этом, если в комментариях стоит «не дозвонился» или из них ясно, что где-то возникли трудности, я могу что-то подсказать, как-то откорректировать задачу. Она не «зависнет» и не повлечет за собой срыв сроков у клиента. То же и с расчетами для заказчиков — менеджер и руководитель работают над документами быстро, но без лишней суеты, без пересылки бесконечных версий и путаницы. Все знают, что документы лежат на общем диске, в «Битрикс24». Поэтому вся оперативная работа, несмотря на сроки, идет без нервотрепки и хаоса. Это миф, что логисты привыкли к хаосу. Работу с клиентом всегда можно организовать — было бы желание. И хорошие инструменты под рукой», — уверен Коган.

Самарская клининговая компания iClean — наводит чистоту и порядок в крупных торговых комплексах, магазинах и офисах. В этом году ее руководители задумались о том, чтобы навести порядок у себя, в заметно разросшейся в базе клиентов. Хранить контакты почти 100 предприятий в табличке .xls и совмещать их с записями на бумажках, в которых помечено, когда предстоит генеральная уборка перед открытием нового ТЦ, а когда и у кого — уборка после строительства, стало затруднительно. К тому же, компании хотелось наблюдать не только за тем, как движется работа с клиентами, но и понимать, что все отделы, которые обслуживают заказчиков, действуют без задержек, четко и аккуратно.

«Недавно iClean выиграла тендер на уборку крупного ТЦ, который открывался поэтапно. Все коммуникации по этому большому проекту, позволяющие понять, что, кому и в какой срок нужно сделать, должны были идти в одном «пространстве». Кроме того, нам нужно было учитывать и коммуникации со всеми остальными заказчиками — новыми и существующими. А привычные таблицы этого не позволяли. Так появился «Битрикс24», — рассказывает Татьяна.

Прежде всего iClean начала работать с CRM.

«Руководитель, который отвечает за продажи, заносит в систему всю информацию о заказчиках — не только контакты и суммы оплат, но и важные моменты из переписки. Также он оставляет в карточке каждого клиента, соответствующие комментарии для своих сотрудников, которые видят их в «живой ленте». Бухгалтера же берут из CRM информацию о суммах сделок, реквизитах новых клиентов, счетах. Я, в свою очередь, вижу, как идет каждая сделка и весь процесс работы с клиентами. Всем удобно», — отмечает Татьяна.

Параллельно компания стала работать в группах. Например, руководитель стал ставить менеджерам задачи по началу генеральной уборки у того или иного клиента — с четкими сроками начала и конца. Менеджеры начали отмечать активности, связанные с производственным отделом, который выполняет уборку и, обязательно, ставить отметки о выполнении задач. Их тут же видел руководитель. То есть, весь процесс сразу оказался под контролем.

И, конечно, iClean нужен был календарь. Вернее, два. Допустим, уборка в новом магазине началась 10 сентября. Так как компания при постоянных уборках берет плату за календарный месяц, ясно, что сумма должна быть меньшей. В «Календаре» постоянных работ от «Битрикс24» вся эта информация есть, вместе с датами начала ежедневных уборок и окончания, если клиент ушел.

Второй «Календарь» ведется только по разовым работам — по генеральным и послестроительным уборкам. Он привязан к конкретным сделкам и, соответственно, с клиентам.

Кстати, кадровая информация в iClean тоже хранится в системе на «Диске». Паспортные данные, скан-копии ИНН сотрудников, трудовые контракты — все находится в одном месте.

«Благодаря работе в «Битрикс24» у нас воцарился порядок — в отношениях с клиентами и сотрудниками, в совместной работе трех отделов и в продажах», — подводит итог Татьяна.

В будущем компании хочется настроить интеграцию с «1С: Бухгалтерией», в системе эта возможность есть.

Единая Национальная Диспетчерская Система (ЕНДС) — крупнейший российский оператор, предоставляющий услуги спутникового мониторинга мобильных объектов с использованием технологий ГЛОНАСС/GPS. Офисы и представительства ЕНДС разбросаны по 70 городам России и ближнего зарубежья.

«В Самаре нас 10 человек, плюс-минус 2-3 в разное время. Мы работаем автономно, хотя и под единым брендом», — говорит Василий Капцов, руководящий представительством ЕНДС в Самаре.

За 6 лет работы в Самаре ЕНДС продала, установила и внедрила несколько сотен систем спутникового мониторинга транспорта. «Клиенты у нас разные — от индивидуального предпринимателя с одной машиной, до предприятий, которые владеют парками из сотен транспортных средств. Они внедряют наши решения, чтобы понимать реальный, а не заявляемый водителями уровень затрат на эксплуатацию и топливо для их автомобилей и спецтехники», — рассказывает Капцов.

Система мониторинга ЕНДС должна непрерывно собирать всю информацию о работе машин. А техника в это время — приносить прибыль своим предприятиям. Поэтому в случае технического обслуживания системы или при ее установке на новый транспорт, инженеры ЕНДС обязаны действовать максимально оперативно и четко. Проблема в том, что порой доступ к транспорту можно получить лишь на несколько часов. Еще чаще он «разбросан» по всей области.

«У нас есть диспетчер, который из офиса следит за передвижением машин, есть бригады инженеров, решающие технические вопросы на местах. Работу всех этих людей, как и заявки от заказчиков, нам нужно координировать. Но человеческий фактор играет свою роль — заявка может потеряться или остаться необработанной. Все это ведет к недовольству клиентов. Поэтому нам нужен был инструмент, который, в первую очередь, помог бы офису контролировать своевременное исполнение задач, особенно долгих и «многосоставных». А во-вторых, позволил бы постепенно подключить к работе над задачами «мобильных сотрудников» — инженеров и руководителей, которые часто бывают в разъездах». Таких у нас примерно 50%».

Проанализировав несколько решений, Василий остановился на «Битрикс24», так как система отвечала всем требованиям: у нее был сильный «проектный» функционал и хорошая поддержка мобильности. К тому же, бесплатная версия «Битрикс24» не была урезанным вариантом коммерческого продукта, а давала хорошую возможность сразу решить весь спектр задач Самарского филиала — как в настоящем, так и в будущем.

«Мы стали использовать «Битрикс24» как «Планировщик», которого нам долго не хватало: быстро и просто делать заявки клиентов на обслуживание или установку систем мониторинга задачами в рабочих группах. Особенно важно нам было фиксировать сложные или «растянутые во времени» кейсы. Мы начали ставить себе напоминания, подключать нужных сотрудников, а по выполнению отмечать — закрыли мы эту задачу в срок или задержались. Конечно, мы стали анализировать причины задержек, чтобы понимать, как избежать их», — рассказывает об изменениях в работе офиса Василий.

В результате того, что каждая, даже самая долгая задача получила «хозяина» и всегда актуальный статус, они стали контролироваться намного четче, чем раньше — как руководителем, так и сотрудниками. Минимизировалось и количество «лишнего» общения. Если задача зависит от разных сотрудников (техническая работа делается одним специалистом, документы по работе другим), никому не нужно ходить и требовать, чтобы ее передали дальше. Нужно просто заглянуть в систему, посмотреть сроки, статусы, отчеты и приложенные к задаче документы.

«При таком обилии комплексных задач, меня, как руководителя, выручает чек-лист. Его удобно использовать, когда работу необходимо выполнять и контролировать поэтапно и исполнителей у нее много. Все всегда могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркнуть выполненные. Благодаря чему сразу видно, на какой стадии находится не только все дело, но и его многочисленные подзадачи. И кто за что отвечает здесь и сейчас».

Еще один инструмент, который ЕНДС намерена освоить в ближайшее время, — работа с клиентами в CRM.

«Мы планируем начать отслеживать работу с заказчиками, начиная с первого звонка и заканчивая вторичными продажами, так как парк у клиентов часто меняется, какие-то машины списываются, какие-то докупаются. Поэтому для нас эффективнее, чтобы весь круг работ, связанных с заказчиками, включая продажи, велся в едином «поле» «Битрикс24», — резюмирует Капцов.

Казанская компания «Матрица» с 2002 года занимается созданием, управлением и продвижением веб-сайтов в Интернете. За 10 лет работы в портфолио «Матрицы» вошло свыше тысячи успешных проектов, а сама компания успела стать сертифицированным партнером компаний «Яндекс», MasterHost, RU-Center, аккредитованным дилером системы «Бегун» и, конечно, «Золотым» сертифицированным партнером «1С-Битрикс». Сегодня Дмитрий Демидов, генеральный директор «Матрицы», рассказал, почему его команда начала работать в «Битрикс24» - первом российском «облачном» сервисе, в котором объединены классические рабочие инструменты и социальный формат коммуникаций» и к каким изменениям в «Матрице» это привело.

– Дмитрий, какие факторы и события в компании привели к решению перейти на использование онлайн-сервиса для совместной работы «Битрикс24»?

– Когда в компании начался этап роста, и нас стало больше пятнадцати человек, мы поняли, что обмениваться информацией в команде, а также подключать к работе фрилансеров и партнеров, чтобы решать задачи совместно с ними в разумные сроки, стало тяжело. После годового поиска решения, которое бы объединило наших специалистов, клиентов и партнеров в общем – простом, понятном и безопасном пространстве, мы услышали о «Битрикс24». Харизматичный Сергей Рыжиков убедил меня в том, что этот продукт поможет нам развиваться дальше, в правильном направлении и «закроет» все вопросы, касающиеся нашей совместной работы с клиентами, удаленными сотрудниками и партнерами.

– Расскажите, какие сервисы «Битрикс24» помогают Вашей компании в работе уже сейчас?

– «Битрикс24» - многогранен, там масса функций и мы пока работаем не со всеми. Но я уже сейчас могу отметить несколько важных и удобных для команды инструментов. Это решение задач с помощью экстранета, благодаря которому мы можем работать слаженно не только внутри своей компании, но и с внешними пользователями.

«Битрикс24» позволяет объединить всех в рабочие группы по проектам с разной степенью сложности. Причем, особенно удобно то, что можно регулировать степень участия каждого сотрудника в проекте. Рабочей группе ставится задача, скажем, на создание сайта или разработку медиаплана и проведение рекламной капании в Сети, и ее выполнение «всегда на виду». При этом «группы» - структура очень живая. Например, их руководители могут по мере надобности включать туда новых сотрудников, ставить им задачи, переназначать их – и вот так, поэтапно, проект движется и это движение абсолютно «прозрачно».

Кстати, нам очень помогают активные обсуждения в рабочих группах, которые можно вести тут же, «без отрыва от работы», и фиксация результатов всех обсуждений в системе. Зафиксировали, поставили дополнительные задачи, взяли на контроль их выполнение наряду с уже имеющимися. Ни одна идея или решение не пропадают.

– Как внедрение «Битрикс24» повлияло на эффективность сотрудников?

– Коммуникации, которые идут с помощью привычных каждому механизмов из социальных сетей, позволили команде сэкономить очень много времени при работе над сложными и срочными проектами. Также просто нам стало работать с партнерами, которые находятся в других городах.

Если говорить о конкретных примерах - раньше у меня один сотрудник мог работать над 5-6 проектами одновременно, это был «потолок», теперь он может параллельно вести до двадцати проектов разной сложности и продолжительности. Ведь время, которое он затрачивает на один проект, уменьшилось за счет более быстрого и четкого прохождения всех этапов, а качество работы не потерялось. Это позволяет нам брать в работу гораздо больше заказов, чем раньше. Соответственно, рост количества отработанных проектов ведет и к росту прибыли всей компании.

Кроме того, наша команда смогла использовать «Битрикс24» как общую базу знаний компании. Сотрудники теперь всегда знают, где находится информация по тому или иному проекту. Если кто-то заболевает, уезжает в отпуск, проект ни в коем случае не останавливается.

– Помогает ли «Битрикс24» упростить обмен документами внутри компании?

– Конечно. Все партнеры и клиенты очень быстро осваиваются и начинают работать с документацией - так как этот функционал, по их мнению, очень прост и понятен. Главный плюс здесь в том, что менеджеры, ведущие проект напрямую, «без посредников» и «лишних звеньев», обмениваются документами, тут же видят мнение клиента и реагируют на него.

– Как клиенты оценивают изменения в вашей компании?

– Эти изменения, естественно, ощущают те клиенты, сайты которых мы постоянно обновляем или дорабатываем. Приведу в пример крупную косметическую компанию. В их группе всегда присутствует несколько сотрудников со стороны клиента, идет бурное обсуждение новых идей, последних изменений, только что стартовавших проектов и то, что вся активность сконцентрирована в одной точке, им очень помогает. Они чувствуют, что проекты идут, с ними есть постоянная связь.

– Что изменилось в деятельности линейных и высших руководителей компании?

– Лично мне, а также руководителям проектов и отделов стало намного проще планировать активность подчиненных. Открывая общие календари, они видят загруженность каждого. Если случается форс-мажор, об этом сразу становится известно в общей ленте. Если кто-то перегружен или не справился с определенным участком работы, это сразу видно, и руководители могут «перебросить» задачи или целые проекты на других специалистов в течение 5 минут. То есть, ничего не «подвисает», что очень важно в условиях сжатых сроков.

– Сам процесс внедрения занял много времени? И что планируется дальше?

– Мы внедрили «Битрикс24» за месяц. А вот процесс «освоения пространства» и отказа от других систем работы идет до сих пор – что-то уже отлично освоили, а потенциал каких-то других инструментов только начали раскрывать. Проше всего, наверное, команде было с задачами, группами, комментариями, подкрепленными мгновенной отправкой нужных файлов, внутренним мессенджером, потому что это – социальный формат работы и общения. Он всем знаком, привычен и не вызывает вопросов.

С «Учетом рабочего времени» – тяжелее. Пока не все понимают, что это такое. «Бизнес-процессы и «CRM» мы уже сейчас собираемся полноценно осваивать. Еще есть планы, согласно которым, «Битрикс24» будет интегрироваться с другими продуктами и решениями, используемыми нашей компанией. После завершения всех интеграционных работ любой сотрудник сможет быстро и оптимально включиться в бизнес-процессы компании и ее среду, а дальнейший рост и развитие компании пойдут гораздо проще и быстрее. Все это, в свою очередь, приведет нас к освоению новых рынков в онлайн-пространстве.

Волгоградское интернет-агентство «Ай-ти Аудит Медиа» специализируется на разработке веб-приложений, интернет-магазинов и рекламы в сети. Два других предприятия группы заняты автоматизацией предприятий и бухгалтерскими услугами на аутсорсе. Несмотря на то, что каждая компания предпочитает принимать важные управленческие решения автономно, с помощью своих руководителей, рабочий процесс у них общий – благодаря «Битрикс24».

«Раньше мы очень страдали из-за того, что были разбросаны территориально, – рассказывает генеральный директор «Ай-ти Аудит Медиа» Павел Тупиков. — Кто-то работает в центре города, кто-то на периферии и быстро к коллегам было не добраться. А в Skype, чатах и прочих мессенджерах срочные вопросы, увы, не решались. Но как только мы подключили «Битрикс24», все изменилось к лучшему. Срочные вопросы стали решаться намного быстрее, так как вся информация и документы, нужные для их решения, находятся теперь в одном месте. А изменения, о которых людям нужно знать, отмечаются в соответствующих задачах. В общем, вся работа теперь ведется консолидировано. И проблем, связанных с тем, что информация где-то потерялась, до кого-то не дошла, больше не возникает».

Объединение людей в рабочей среде «Битрикс24» сняло еще один важный вопрос. Бывало, что сотрудники разных подразделений и, тем более, разных компаний группы, друг с другом даже не встречались. У кого-то не было пересечений по работе, кому-то не доводилось бывать в других офисах. Теперь же люди видят страницы, фотографии и аватарки друг друга, знают об увлечениях или даже входят вместе в группы по интересам.

«На корпоративах люди больше не смотрят друг на друга как на незнакомцев, они уже не раз общались, причем, в дружелюбной среде – «лайкали» посты друг друга и так далее. Поэтому взаимодействовать вживую всем уже намного проще», – отмечает Павел Тупиков.

Кстати, продавцы всех трех компаний активно пользуются CRM в «Битрикс24». Они настроили там шаблоны коммерческих предложений, договоров и других нужных в повседневной работе документов. И хотя, по словам Тупикова, перевод обсуждения текущих следок, клиентов, задач из электронной почты в систему произошел, скорее, принудительно, практика подтвердила, что работать там удобнее и безопаснее.

«Теперь в случае отпуска, болезни или даже ухода сотрудника, мы видим в CRM все незакрытые сделки, переписку по ним, нам не надо просить логин-пароль от почтового ящика, – говорит Тупиков. – Все видно, все прозрачно, информация не теряется, а решение важных вопросов не застопоривается. Важно и то, что информацию из базы невозможно скопировать или «унести», данные клиентов всегда в безопасности, а сами продажи – под контролем. Руководитель отдела продаж (он у нас один на все три направления) в случае отпуска, болезни или ухода сотрудника может оперативно передать его клиентов коллегам. Попросить довести «горячих» заказчиков до сделки, обзвонить остальных и так далее. А ключевых клиентов он может взять на себя. Главное, что в любой ситуации заказчики не остаются брошенными, и не уходят к конкурентам, потому что компания не уделяет им внимания. Наоборот – получается, что организация в любой ситуации стремится сохранить заказчика и улучшить отношения с ним».

Интересно, что раньше в компании пользовались тремя разными CRM и директору по продажам приходилось выстраивать статистические отчеты по привлечению клиентов и результатам продаж во всех трех информационных системах. Это могло занять несколько дней. Теперь же отчеты по продажам строятся в несколько кликов. И драгоценное рабочее время руководителей высвобождается.

По мнению «Ай-ти Аудит», «Битрикс24» очень быстро развивается – продукт радикально отличается от того, каким был еще полтора года назад. Поэтому команда собирается лишь расширять его использование. Например, за счет работы с IP-телефонией.

«Мы планируем перестроиться так, чтобы вся наша внутренняя телефония тоже оказалась в системе. Автоматическая регистрация всех входящих звонков от клиентов в CRM, запись телефонных разговоров с заказчиками – все это очень нужно нашим продавцам, чтобы ни одна деталь сделки, ни один клиент не потерялся и не ушел. Наоборот – чтобы заказчики, выделившие нашу компанию в ряду других, постоянно возвращались к нам», – подводит итог Павел Тупиков.

«Норд Эксперт» занимается строительно-технической, судебной, товарной и другой экспертизой.

Имея представительства в Архангельске, Ярославле и Калининграде, организация постоянно сталкивалась с тем, что специалистам и руководству компании было сложно координировать и вести учет территориально разнесенных, но ведущихся параллельно проектов. Обычно таких проектов – экспертиз, одновременно проводится свыше 100, и очень сложно понять, в какой стадии находится каждая из них, проконтролировать сроки и результаты.

Так было до тех пор, пока руководство компании не решило попробовать организовать бизнес-процессы с помощью «Битрикс24» – облачного сервиса, предлагающего комплекс инструментов для эффективной организации работы в компании.

«Теперь как только нам поступают материалы дела, например, на производство строительно-технической экспертизы, секретарь сразу регистрирует его в системе как новую задачу и выставляет соответствующий статус, – рассказывает руководитель компании «Норд Эксперт» Виктор Пуминов. – После этого по задаче устанавливаются все сроки – промежуточные и финальные, и она передается эксперту. При этом бизнес-процесс спрашивает эксперта, нужны ли ему дополнительные материалы, осмотры и так далее. Если нужны, то запросы на осмотры или материалы тут же становятся новыми небольшими задачами в рамках общей и попадают к специалистам, которые за это отвечают. Поэтому теперь проведение каждой экспертизы проходит точно в срок, а результаты тщательно проверяются. В любой момент все участники могут отследить, что и на какой стадии находится, понять, что еще нужно или собрать всю нужную статистику».

Кстати, запросы, связанные со срочным предоставлением недостающей информации или документов, сразу становятся видны в «Живой ленте». И все, к кому относится та или иная задача – соисполнители, наблюдатели, ответственные, тут же оказываются в курсе дела.

«Я могу с утра просмотреть «Живую ленту» и узнать все новости в компании, – говорит Виктор Пуминов. – У кого что «горит», «болит», как идут дела, какие возникли проблемы. Я сразу могу понять, где нужна моя помощь, а на что можно не тратить время и силы, потому что сотрудники справятся сами».

То же самое происходит, когда люди возвращаются из отпуска: если раньше им требовалось время, чтобы понять, что произошло в их отсутствие, то теперь, за день до выхода на работу сотрудники просто читают «Живую ленту» и оказываются в курсе всех дел. Плюс успевают поделиться «отпускными» впечатлениями с коллегами.

Сложностей с вовлечением людей в работу с «Битрикс24», по словам Виктора Пуминова, не было. Наоборот – после перевода работы в систему коллективу стало намного легче работать, потому что вся информация стала собираться в одном месте, а сам процесс проведения экспертиз, в котором около 300 этапов разной сложности, стал четким и прозрачным. У специалистов стало уходить намного меньше времени на проведение одной экспертизы, да и нужда в административных разъяснениях и приказах отпала.

«Все стали намного свободнее, но сроки при этом стали соблюдаться «свято» – из рабочего процесса перестали вылетать драгоценные дни, – говорит Виктор. – А двух сотрудников, которые до внедрения «Битрикса» занимались просто отслеживанием хода проектов, я смог перевести на другую, более важную работу. И все, что мне нужно было сделать, чтобы рабочий процесс стал продуктивнее – объяснить людям как работать в системе».

У «Норд Эксперт» также есть собственный call-центр, операторы которого вносят все контакты новых клиентов в CRM в «Битрикс24». Это ведет к тому, что информация обо всех клиентах – и имеющихся, и новых – хранится в единой базе. Более того, инструменты системы позволяют сразу отсортировать поступающие лиды по разным тематикам и без ненужных задержек передать поступившие запросы конкретным экспертам. Это тоже способствует тому, что процесс взаимодействия как с клиентами, так и с экспертами компании стал прозрачнее и намного эффективнее.

С 1994 года «ЛИНКС-сервис» внедряет и сопровождает программные продукты «1С», учит пользователей и технических специалистов работать с ними, а также занимается аутсорсингом IT-услуг.

Много лет подряд компания сталкивалась с одной и той же проблемой: из-за плотности рабочего графика сотрудникам смежных отделов часто сложно было наладить процесс эффективных и своевременных коммуникаций. Постоянно не хватало времени встретиться лично, чтобы обсудить какие-то моменты по общим задачам и потом вовремя дать по ним обратную связь. Страдала эффективность, на согласования и поиск «концов» терялось время, возникало недовольство клиентов затягивавшимися сроками выполнения задач.

На помощь пришел «Битрикс24»: спустя короткое время после внедрения все 10 сотрудников компании стали активно использовать его в работе.

«Мы начали внедрять продукты «1С» одними из первых в Архангельске и наши специалисты сразу стали очень востребованными, даже перегруженными заказами, – рассказывает главный инженер компании «ЛИНК-сервис» Андрей Герасимов. – Это продолжается и сегодня. У каждого очень плотный график, и личные встречи для обсуждения деталей проектов превращались в проблему. В какой-то момент мы стали искать техническое решение этой проблемы – систему, которая позволила бы нашим инженерам вести обсуждение рабочих задач, сохранять его результаты и историю в каждом конкретном случае. И, конечно, просто и быстро планировать совместные встречи, если без них не обойтись. Такой системой оказалась «облачная» «Битрикс24».

До «Битрикс24» команда «ЛИНК-сервис» пыталась управлять проектами, задачами и поручениями руководства в MS Exchange Server. А для коммуникаций внутри компании традиционно использовала электронную почту и самые разные мессенджеры.

«Все это не давало возможности ни сотрудникам, ни их руководителям эффективно взаимодействовать, – говорит Андрей. – Команда, например, не могла привязать историю обсуждения задачи к самой задаче. Необходимо было поднимать переписку из мессенджеров, электронной почты и так далее. А для технических специалистов видеть, как что-то работает, но не так как нужно или недостаточно результативно – смерти подобно!».

«Битрикс24» сделала так, что все заработало правильно. И чтобы проблема эффективного взаимодействия между специалистами отделов сопровождения и внедрения, наконец, решилась. Даже если они не успевают встречаться лично. Теперь, начиная внедрение у клиента, инженеры сразу создают группу в системе. Ее участниками становятся все, кто задействован в проекте. В группе ставятся задачи, тут же определяются ответственные и сроки исполнения. Работая, специалисты ведут активное обсуждение в комментариях. Все рабочие файлы и документы по проекту складываются в ту же группу, что дает всем участникам оперативный доступ к нужной информации. Если же выясняется, что без личной встречи не обойтись и как-то выделить на нее время все же нужно – календари сотрудников и конкретных рабочих групп позволяют спланировать все намного проще, чем раньше.

«Никаких проблем с вовлечением людей в работу в новой системе не возникло, – считает Герасимов. – В первую очередь потому, что всем отчаянно были нужны удобные рабочие инструменты. Они нашлись и коллективу стало легче жить. Во-вторых, все давно привыкли к современным социальным сетям, а «Битрикс24» как раз сочетает в себе привычную простоту социальных сетей и инструменты для работы, которые все мы так искали».

Вообще Андрей отмечает, что обучения пользователей в классическом смысле не было. Потому что все возможности продукта – нужные сейчас и в перспективе – коллектив изучал и обсуждал совместно, в «Живой ленте». Сейчас общий годовой показатель вовлеченности компании в работу с системой – 40 процентов. При этом, показатель вовлеченности в работу с задачами и проектами – 70 процентов!

Коллектив «ЛИНК-сервис» планирует интегрировать «Битрикс24» со своей системой учета на базе «1С:Предприятие», чтобы информация о клиентах, суммах сделок, счетах, которую туда заносят менеджеры и которой пользуются бухгалтера, автоматически попадала в CRM «Битрикс24». С ее помощью менеджеры компании сейчас выстраивают там продажи, чтобы «все было под одной крышей и чтобы ничего не терялось».

Пермская «Фабрика бизнес-решений» занимается созданием структурированных кабельных систем «под ключ». Эта небольшая компания, в которой работает восемь человек, успешно закрывает местные и федеральные государственные контракты, устанавливая, например, комплексы видеоконференцсвязи в районных судах Пермского края. Но успешная работа не означает, что у компании нет внутренних проблем, от которых ей хотелось бы избавиться. Наоборот – ее генеральный директор Денис Балуев, считает, что его специалисты могут намного лучше управлять сложными проектами, да и работать с клиентами они способны качественнее и продуктивнее. Просто до внедрения «Битрикс24» у Дениса Балуева не было инструментов, которые бы на практике убедили в этом команду.

«Я всегда понимал: чтобы люди стали действовать эффективнее, прекратили тратить столько времени на рутину и упускать важные вещи, им всего лишь нужно предложить подходящую систему с понятными рабочими инструментами и интерфейсом, которая поможет им увидеть и оценить результаты проектной работы, а руководству – картину в целом, – считает Балуев. – При этом система не должна вызывать лишней нервозности и склок в коллективе, потому что что-то там не работает, а должна помогать быстро и просто приобретать новые навыки и умения. Если набор инструментов выбран правильно, как в нашем случае с «Битрикс24», у коллектива появляется новый интерес к работе, и вся компания становится намного продуктивнее. А рост продуктивности уже влияет на общую рентабельность бизнеса».

Как только в компании начали ставить и контролировать все рабочие задачи в «Битрикс24», стало понятно, что реакция на срочные запросы и общая скорость исполнения проектных работ выросла в два раза. Потому, что и менеджерам, и техническим исполнителям, и руководству стало видно, как идут проекты, что нужно сделать прямо сейчас, а что еще терпит, кто за какой участок отвечает и о чем его нужно спросить. Прозрачность работы улучшила и отношения в команде. «С принципом коллективной работы не поспоришь – ты либо сделал и отписался об этом в системе, либо нет, – считает Денис Балуев. – И все это видят. Такой подход всегда повышает уровень доверия в коллективе».

Кстати, благодаря тому, что участники проектов смогли комментировать ход работ в «живой ленте», в коллективе еще и сильно сократилось время на вникание в суть каждого проекта, изучение необходимой для него базы знаний и планирование.

«Обсуждение сложных моментов, как минимум, на треть сократило время обслуживания каждого клиента, и дало нам возможность работать с большим числом заказчиков, что положительно сказалось на прибыли компании», – замечает Балуев.

Взаимоотношения с заказчиками и партнерами компании тоже удалось упорядочить и улучшить – с помощью CRM.

«Система управления взаимоотношениями с клиентами в «Битрикс24» сгруппировала наше время и снизила его затраты со 100 процентов почти до нуля, – рассказывает генеральный директор «Фабрики бизнес-решений». – Ведь раньше контакты, срочные запросы или важные пожелания клиентов мы искали на прилепленных к столам стикерах. Я уже не говорю о партнерах… Сейчас вся информация, документы и договоренности с каждым из них хранятся в единой базе. К тому же, в «облаке» все доступно – из любого места, где есть Интернет, и с любого устройства – поэтому наши менеджеры по продажам теперь могут все легко найти, отправить, отследить результат и понять, как идут их сделки, не тратя на это столько времени и усилий, сколько раньше».

Сейчас коллектив вовлечен в работу с «Битрикс24» на 40 процентов, согласно статистике. Но важно другое – Денису Балуеву, пусть не сразу, но удалось убедить и топ-менеджеров, и инженеров, и продавцов, что система действительно помогает сделать взаимодействие с клиентами эффективнее, высвобождая при этом ценное время каждого специалиста. Понимая это, его люди уже по своей инициативе все чаще пользуются инструментами, облегчающими им рабочий процесс и доверяют системе все больше важных задач «из записных книжек».

Задачей каждого эффективного бизнеса является увеличение прибыли. Для бизнеса, работающего с клиентами, это обуславливается наращиванием базы новых клиентов, возвратом ушедших, а также повышением лояльности текущих. Для этого нужно знать, что и когда предложить клиенту, предвосхищая его потребности.

Руководство компании DATAKIT – одной из первых компаний в Перми, предложивших клиентам комплекс работ по созданию и продвижению сайтов в Интернете, – столкнулось с проблемой – невозможностью эффективных коммуникаций с клиентами из-за отсутствия четко структурированных данных по каждому из них: истории заказов, этапах работы, статусах сделок. Всю информацию по заказчикам менеджеры заносили в базы: каждый – в свою. Случалось, что клиенты там дублировались, так как могли сделать небольшой заказ, уйти, а потом вернуться к другому менеджеру. Или же работ по комплексному проекту могло быть очень много и вели их разные специалисты – делая пометки каждый у себя.

«В какой-то момент мы поняли, что должны избавиться от этого хаоса, консолидировать всю накопленную информацию в одном месте, сегментировать единую базу и начать вести четкую и прозрачную историю общения с каждым заказчиком, чтобы понимать «на каком мы свете», куда идем, что делаем и что в результате получаем», – рассказывает директор DATAKIT Алексей Гаранин.

В компании начали искать несложную, но надежную CRM (систему управления взаимоотношений с клиентами) с хорошей репутацией и почти сразу вышли на «Битрикс24». Простая и понятная система, доступная из любой точки, где есть выход в Интернет, идеально подошла команде DATAKIT. Дополнительным плюсом стал гибкий «импорт» CRM: за неполный день несколько клиентских баз были «собраны» в одну – из 400 компанией 1200 контактов. И по ним тут же пошла работа. «Отдел продаж начал отмечать в CRM все действия и результаты работы с клиентами – звонки, письма, встречи и их итоги, ход сделок, их завершение, выставление счетов – мы, наконец-то, начали учитывать все. Если же что-то вдруг указывалось неточно, аккаунт-менеджеры поправляли продавцов. Это, конечно, сказалось на продажах. Через какое-то время они пошли вверх», – рассказывает Алексей.

Привыкание к работе по-новому не было гладким. Гаранин говорит, что пришлось много рассказывать и показывать. «И еще: мы не оставили других вариантов, дав людям понять, что все актуальные контакты, все пометки, связанные с клиентами, сделками, договорами, ведутся только в системе, – вспоминает директор DATAKIT. – Если вы хотите быстрее и проще работать с заказчиками и рассчитываете, что результаты вашей работы будут оцениваться по достоинству, – пожалуйста, пользуйтесь инструментами, которые мы вам для этого предоставили. Это был сложный момент, но мы понимали, что он быстро пройдет, тем более, что мы тоже включились в работу в «Битрикс24» – следили за общим ходом проектов, участвовали в их обсуждении, помогали решать срочные вопросы, в которых были наблюдателями или за которые отвечали».

Постепенно менеджеры по работе с клиентами на практике осознали, почему работу с заказчиками и проектами лучше и удобнее вести в общей системе. Теперь они сами видят, насколько быстрее она идет, когда ликвидирован «хаос», и сколько времени при этом экономится. Продавцы, в свою очередь, могут оценить свой результат работы, сравнить с результатами коллег и, если нужно, подтянуться к концу квартала, чтобы получить бонусы за закрытые сделки и завершенные активности.

Руководители же говорят, что начали отслеживать общую «воронку» продаж компании и понимать, как именно ее лучше расширить – давать ли больше рекламы, чтобы получить больше звонков от потенциальных заказчиков, или же приложить усилия на других этапах продаж, чтобы потенциальные клиенты не уходили к конкурентам, а существующие – повторно обращались в компанию.

В DATAKIT планируют использовать и IP-телефонию из «Битрикс24», чтобы все звонки потенциальных клиентов автоматически попадали в CRM-систему и сразу учитывались там, а не терялись и не пропускались. Ведь каждый потерянный звонок – это потерянный клиент! И чтобы все разговоры с имеющимися заказчиками записывались – во избежание ошибок при постановке сложных задач. К тому же, запись разговоров с новыми клиентами поможет компании повысить качество работы ее специалистов и стать еще конкурентоспособнее.

Многие думают, что применение таких внушительных инструментов, как системы менеджмента проектов и системы учета взаимоотношений с клиентами (или CRM-системы), востребовано только в масштабах крупных компаний и неоправданно на уровне маленькой организации. </p> <p>Так думала и я до того, как начала использовать «Битрикс24». «Битрикс24» облегчил трудовые будни нашей команды и значительно повысил эффективность нашего труда. </p> <p>Я рекомендую этот

<p>Жизнь разделилась на ДО и ПОСЛЕ знакомства с облачным сервисом «Битрикс24» :-) C ним планирование рабочего процесса может быть увлекательным, а походы на работу — не в тягость! <a href="http://softbalance.livejournal.com/21834.html&quot; target="_blank">Подробнее</a></p>

<p>Что меня побудило начать использовать это решение? Я давно уже искал инструмент, который бы позволил мне создать среду для общения Сообщества ИТ-директоров Украины, но не только «внутреннего» общения, но и более «широкого» — с «внешним» миром.</p> <p>Я зарегистрировался на портале «Битрикс24», получил учетную запись. Затем пригласил на портал членов Сообщества (сотрудников). Все — рабочий инструмент готов! Теперь мое утро начинается с того, что я захожу на

<p>В twitter’е начала проскакивать информация про «Битрикс24». На зимней партнерской конференции в 2012 году партнерам выдали инвайты. Партнеры, в свою очередь, начали писать в свои twitter’ы о том, какой это классный сервис и т.д. </p> <p>И вот, наконец-то, в апреле 2012 года, «1С-Битрикс» запускает «Битрикс24» для всех. Посмотрел на сервис, зарегистрировался ради интереса. Из полезного тогда отметил для себя только Задачи.

История внедрения «Битрикс24» в компании «А ГРУПП». Рассказывает Алексей Степура, заместитель директора по общим вопросам ООО «А ГРУПП».

– Добрый день, Алексей! В прошлом году «А ГРУПП» исполнилось 15 лет, за это время компания прошла путь от крошечной фирмы до крупного холдинга со штатом более 500 сотрудников. Расскажите об организации, которую вы представляете, – как выглядит бизнес «А ГРУПП» сегодня?

– Сегодня мы работаем в трех взаимосвязанных направлениях: металлоторговля, металлообработка и промышленное строительство.

Бизнес металлоторговли – сетевая структура, с головным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Краснодаре, Энгельсе, Новосибирске, Екатеринбурге и Тюмени.

Направление металлообработки – логическое продолжение металлоторгового бизнеса: в структуру нашего холдинга входят сразу три металлообрабатывающих предприятия.

Третье направление, промышленное строительство – то есть, проектирование, изготовление, строительно-монтажные работы и генеральный подряд – мы осуществляем в партнерстве с компаниями «Юникс» и «Белэнергострой».

Сегодня «А ГРУПП» уверенно занимает ведущие позиции на российском рынке стальных труб. Четыре года подряд компания сохраняет 1 место в общероссийском отраслевом рейтинге.

– Как родилась идея перейти на использование онлайн-сервиса для совместной работы «Битрикс24»? Что стало причиной столь значительных изменений во внутреннем устройстве?

– Развитие филиальной сети, складского комплекса по московскому региону. Резко возросло количество территориально удаленных сотрудников – в связи с этим возникла необходимость предоставить им для комфортной работы надежный, круглосуточно доступный общий ресурс, так сказать, для вовлечения в рабочие процессы компании.

– Много ли времени занял процесс внедрения, как быстро сотрудники начали работать в «Битрикс24»?

– Задача ставилась в большей степени «от возможностей», то есть функционала решения, а не «от потребностей», – максимального охвата всех бизнес-процессов (документооборот, менеджмент задач и т.д.) – поэтому процесс внедрения не занял много времени.

В общей сложности на все ушло порядка трех недель, включая написание внутреннего руководства по пользованию порталом.

– Каковы были особенности проекта? Какие возникли трудности?

– Для развертывания было выбрано именно облачное решение – такой вариант наиболее точно соответствует ИТ-концепции компании, а именно, ориентированности на SaaS. Поэтому мы подстраивались под предлагаемый функционал, а не наоборот.

На данный момент, наиболее распространенные процедуры – учет рабочего времени, постановка и контроль задач, организация групп – вполне успешно работают. Но мы с нетерпением ожидаем дальнейшего развития платформы, расширения ее функционала – в этом случае мы могли бы в еще большей степени пересмотреть свои бизнес-процессы, подстроившись под логику «Битрикс24».

– До использования «Битрикс24» и после - в чем разница?

– После появления «Битрикс24» внутренние коммуникации компании вышли на новый уровень. Сотрудники получили удобный инструмент общения – не только по работе, но и в неформальном ключе. Например, благодаря «живой ленте» и тематическим группам у многих обнаружились общие интересы: футбол, фитнес, другие увлечения. Все это способствует сближению коллектива, в том числе из разных регионов, а более теплая атмосфера в компании – это всегда плюс.

Что касается исключительно корпоративного аспекта, появилась возможность придания ключевым задачам, особенно резонансного характера, публичного статуса – с привлечением наблюдателей разного ранга. Территориально удаленные подразделения в подобных случаях видят обратную связь, реакцию, положительное движение. Они понимают, что они – часть команды, их мнение и потребности непременно учитываются.

– Что изменилось в работе линейных и высших руководителей компании – как «Битрикс24» может помочь в управлении отделом или компанией в целом?

– Глобально, внедрение «Битрикс24» способствовало более системному пониманию происходящего внутри компании. Будучи привлеченными в качестве наблюдателей, высшие руководители стали узнавать о неких латентных процессах и задачах, о которых раньше они не знали или не могли знать. Линейные руководители теперь всегда в курсе того, чем занят каждый подчиненный, даже если какая-то задача была поставлена без их привлечения. Кроме того, при постановке задач начальники отделов теперь всегда ориентируются на загруженность предполагаемых исполнителей и балансируют нагрузку между ними.

– Какое влияние оказало появление «Битрикс24» на сотрудников?

– Изменился порядок и приоритет того, как сотрудники пользуются теми или иными коммуникативными инструментами.

Например, часть информационных потоков, ранее обслуживаемых только средствами электронной почты, переместилась на платформу «Битрикс24». Благодаря этому, почта превратилась в легкий и удобный инструмент коммуникаций, ориентированный на внешнее общение с клиентами – став компактнее, она стала эффективнее. В то время как сервис обеспечил все внутреннее взаимодействие – постановку и выполнение задач, регистрацию рабочего времени, анонсы по корпоративным мероприятиям, галереи и прочие аспекты внутренней жизни компании.

– Что изменилось в области совместной работы над задачами и проектами?

– Пожалуй, только теперь мы по-настоящему поняли, что такое серьезный контроль над выполнением задач и современная автоматизация рабочего времени сотрудника. Пока компания находится в адаптационном периоде: пользователи привыкают к новым инструментам, к новой организации рабочего времени, пытаются стать ответственнее. Безусловно, отдача будет – именно с этой целью и затевался проект.

– Помогает ли «Битрикс24» упростить обмен документами внутри компании?

– В области документооборота функционал облачной версии в нашем случае оказался несколько ограничен – мы ожидаем дальнейшего развития продукта. На сегодняшний день на портале создано хранилище общих документов с разграничением прав доступа, но оно носит скорее справочно-информационный характер. Реально же существует острая необходимость не столько хранения документов, хотя и это немаловажно, сколько именно документооборота.

– Как сейчас происходит планирование рабочего времени? Какие инструменты помогают в этом?

– На сегодняшний день широко используются инструменты регистрации отсутствий – посредством личного календаря и через единый график. Это здорово облегчает работу нашего отдела кадров. А вот инструменты регистрации начала и окончания рабочего дня мы пока не используем. Дело в том, что наш офис оборудован системой учета посещаемости на базе proximity-карт. Нам бы хотелось иметь возможность импорта данных нашей системы в общую базу данных посещаемости в «Битрикс24» – для построения сводных отчетов и в целом более подробной статистики.

– Возможно ли пользоваться «Битрикс24» из дома или находясь в командировке?

– Это одно из главных достоинств «Битрикс24». Учитывая то обстоятельство, что многие сотрудники компании, особенно руководящий состав, являются достаточно мобильными, доступ к порталу за пределами офиса критически важен – это возможность быть вовлеченным в рабочий процесс, где бы ты ни находился.

– Пользуетесь ли вы инструментами CRM, заложенными в «Битрикс24»?

– На данный момент подобные инструменты не используются, однако, такая возможность рассматривается – взаимоотношениям с клиентами компания придает чрезвычайно важное значение.

– Как ваши клиенты оценивают изменения в вашей компании, заметна ли разница с их точки зрения?

– Учитывая тот факт, что опыт эксплуатации «Битрикс24» совсем невелик, говорить об этом пока преждевременно. Однако, произведенные усилия, а также стремление нашей компании максимально эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы, дают основания надеяться, что выбор в пользу данного продукта обязательно принесет положительные изменения в работе с нашими клиентами.

Для меня главным удобством «Битрикс24» оказалась возможность моментально увидеть реакцию на свои действия и идеи, получить обратную связь от сотрудников.<br /> <br /> При этом и я, и коллеги оказываемся в курсе работы друг друга. Благодаря работе сервиса на мобильных устройствах эта возможность сохраняется и тогда, когда я нахожусь вне офиса — везде, где есть выход в Сеть.